Pengadaan Barang dan Jasa: Prinsip, Jenis, dan Metodenya

Pengadaan barang dan jasa merupakan suatu proses yang penting dalam operasional organisasi atau perusahaan.

Proses pengadaan yang efisien dan efektif dapat membantu organisasi atau perusahaan untuk memenuhi kebutuhan operasionalnya dengan tepat waktu namun tetap mendapatkan kualitas terbaik dan harga yang kompetitif.

Dalam artikel ini, RedERP akan membahas mengenai pengertian, tujuan, prinsip, jenis, dan metode pengadaan barang dan jasa.

Yuk, simak bersama tentang pengadaan barang dan jasa dalam ulasan ini!

Pengertian Pengadaan Barang dan Jasa

Pengadaan barang dan jasa merupakan sebuah kegiatan untuk memperoleh barang atau jasa.

Kegiatan ini dimulai dari perencanaan kebutuhan hingga semua kegiatan pengadaan barang dan jasa selesai dilaksanakan.

Sementara itu, menurut KBBI, pengadaan barang dan jasa adalah tawaran untuk mengajukan harga serta memborong pekerjaan atas penyediaan barang dan/jasa. 

Terdapat dua jenis pengadaan barang dan jasa, yaitu pengadaan pada sektor pemerintah dan pengadaan pada sektor swasta atau perusahaan.

Pengadaan pada sektor pemerintah memiliki proses yang lebih rumit karena berkaitan dengan APBN atau APBD, sehingga seluruh proses harus dapat dipertanggungjawabkan secara jelas. 

Sementara pada pengadaan pada sektor swasta, prosesnya lebih sederhana dan mengacu pada kebijakan instansi atau perusahaan masing-masing.

Baca Juga: Manfaat Digital Procurement dan 6 Hal yang Diperlukannya

Tujuan Pengadaan Barang dan Jasa

Banyak dari kita yang jarang mengetahui bahwa barang dan jasa mempunyai peran penting,terutama di lingkungan pemerintahan.

Proses ini mempengaruhi keberhasilan pembangunan nasional dengan meningkatkan pelayanan publik baik di tingkat pusat maupun daerah. 

Adapun tujuan dari sistem pengadaan barang dan jasa pemerintah yang diatur oleh Perpres No. 16 tahun 2018 adalah sebagai berikut:

• Memperoleh barang dan jasa yang sesuai dengan setiap biaya yang dikeluarkan, dilihat dari segi kualitas, kuantitas, waktu, biaya, lokasi, dan penyedia.
• Meningkatkan penggunaan produk dalam negeri.
• Memfungsikan peran UMKM.
• Meningkatkan partisipasi pelaku usaha nasional.
• Mendorong pelaksanaan penelitian dan penggunaan barang/jasa hasil penelitian.
• Meningkatkan kontribusi industri kreatif.
• Mendorong pemerataan ekonomi.
• Mendorong pengadaan yang berkelanjutan.

Prinsip Pengadaan Barang dan Jasa

Terdapat tujuh prinsip yang menjadi dasar dalam pengadaan barang dan jasa, yang mencakup prinsip efisiensi, efektivitas, transparansi, terbuka, persaingan, keadilan, dan akuntabilitas. 

Setiap prinsip ini memiliki kepentingan yang sama dan harus dilakukan secara bersamaan untuk memperoleh barang atau jasa yang sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan. 

1. Efisien

Pengadaan barang atay jasa dapat diukur berdasarkan seberapa sedikit usaha, termasuk biasa dan sumber daya yang diperlukan.

Semakin sedikit usaha yang dibutuhkan, maka proses pengadaan dapat dianggap semakin efisien.

2. Efektif

Proses pengadaan dapat dianggap efektif apabila barang dan jasa yang diperoleh memenuhi spesifikasi yang diharapkan.

3. Transparansi

Prinsip transparansi memastikan bahwa proses pengadaan barang dan jasa dapat diketahui secara luas, termasuk dasar hukum, tata cara, dan spesifikasi. 

4. Terbuka

Selanjutnya adalah prinsip terbuka. Prinsip ini  memungkinkan semua penyedia barang atau jasa yang memenuhi kriteria.

Hal ini penting agar suatu abrang atau jasa dapat mengikuti proses pengadaan dengan memberikan akses terhadap informasi tentang prosedur yang ditetapkan. 

5. Persaingan

Prinsip persaingan menciptakan iklim persaingan sehat di antara penyedia barang dan jasa tanpa intervensi yang dapat mengganggu mekanisme dalam pasar.

6. Adil

Proses pengadaan harus dilaksanakan dengan prinsip keadilan. Prinsip ini menjamin bahwa proses pengadaan memberikan perlakuan sama bagi seluruh calon penyedia barang dan jasa yang tertarik.

7. Akuntabilitas

Prinsip akuntabilitas memastikan bahwa proses pengadaan dapat dipertanggungjawabkan sesuai dengan aturan dan ketentuan yang berlaku.

Prinsip-prinsip di atas juga mendorong penyedia barang dan jasa untuk berkompetisi dalam persaingan yang sehat dan menghasilkan barang/jasa dengan kualitas yang lebih baik lagi. 

Baca Juga: Cara Mengembangkan Procurement Strategy yang Efektif

Jenis Pengadaan Barang dan Jasa

Berikut jenis pengadaan barang dan jasa yang harus Anda ketahui:

1. Barang

Barang dapat merujuk pada semua jenis objek, entah itu benda yang memiliki bentuk fisik atau tidak, dapat bergerak atau diam, dan bisa dijual atau dimanfaatkan oleh pemakai.

Pengadaan barang tidak hanya mencakup barang langsung pakai, tetapi juga bisa berupa bahan baku atau barang setengah jadi

2. Pekerjaan Konstruksi

Pekerjaan konstruksi melibatkan segala aktivitas yang terkait dengan pembangunan, penggunaan, pemeliharaan, penghancuran, dan rekonstruksi struktur bangunan. 

Contoh pekerjaan konstruksi mencakup pembangunan sekolah, universitas, perpustakaan, museum, dan laboratorium penelitian, serta pembangunan konstruksi lainnya.

3. Jasa Konsultan

Jasa konsultan adalah layanan profesional yang diberikan untuk mendapatkan saran pada suatu bidang ilmu pengetahuan tertentu. 

Contohnya mencakup jasa rekayasa, perencanaan, perancangan, dan pengawasan pekerjaan konstruksi, dan jasa keahlian profesi.

4. Jasa Lainnya

Jasa lainnya adalah layanan non-konsultasi yang memerlukan keterampilan, metodologi, atau peralatan khusus dalam menyelesaikan suatu pekerjaan menyelesaikan suatu pekerjaan. 

Contohnya mencakup jasa boga atau katering, layanan kebersihan, penyedia tenaga kerja, penyewaan, penyelaman, akomodasi, dan angkutan penumpang.

5. Pengadaan Terintegrasi

Pengadaan barang dan jasa dapat dilakukan secara terintegrasi, di mana perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan merupakan satu kesatuan yang tak terpisahkan. 

Contohnya, pengadaan jasa konstruksi Mass Rapid Transit (MRT) memerlukan pengintegrasian antara desain, pengadaan bahan, material, dan tenaga kerja, pelaksanaan konstruksi, serta pengoperasian.

Metode Pengadaan Barang dan Jasa

Seiring dengan perkembangan teknologi informasi dan internet, metode pengadaan barang dan jasa kini semakin beragam.

Berikut beberapa metode pengadaan barang dan jasa:

1. E-Purchasing

E-purchasing adalah pengadaan melalui sistem elektronik. Dalam metode ini, organisasi atau perusahaan menggunakan platform atau aplikasi online untuk membeli barang atau jasa dari vendor atau pemasok. 

Pengadaan melalui e-purchasing memungkinkan proses pengadaan menjadi lebih cepat dan efisien.

Mengingat, hal ini dapat dilakukan secara online dan tanpa perlu bertemu langsung dengan vendor atau pemasok.

2. Pengadaan Langsung

Metode selanjutnya adalah pengadaan langsung, di mana organisasi atau perusahaan membeli barang atau jasa dari vendor atau pemasok tertentu tanpa seleksi atau lelang. 

Metode ini biasanya digunakan untuk pembelian barang atau jasa yang nilainya relatif kecil dan tidak kompleks.

3. Penunjuk Langsung

Metode ini di mana organisasi atau perusahaan langsung menunjuk vendor atau pemasok tertentu untuk memenuhi kebutuhan barang atau jasa tanpa melalui proses seleksi atau lelang. 

Metode ini biasanya digunakan jika organisasi atau perusahaan telah memiliki hubungan kerja sama yang baik dengan vendor atau pemasok.

4. Tender Cepat

Metode tender cepat ini dilakukan di mana organisasi atau perusahaan melakukan seleksi cepat terhadap vendor atau pemasok untuk memenuhi kebutuhan barang atau jasa dalam waktu yang singkat. 

Metode ini biasanya digunakan untuk memenuhi kebutuhan mendesak atau kebutuhan yang muncul di luar rencana.

5. Tender/Lelang

Metode pengadaan yang paling umum adalah tender atau lelang, di mana organisasi atau perusahaan mengajukan permintaan penawaran dari beberapa vendor.

Perusahaan akan memilih vendor atau pemasok terbaik yang memenuhi kriteria yang telah ditentukan. 

Metode ini biasanya digunakan untuk pembelian barang atau jasa yang nilai dan kompleksitasnya tinggi.

Lebih Mudah Kelola Pengadaan Barang dan Jasa dengan Software Procurement RedERP

Software Procurement RedERP adalah solusi terbaik untuk memudahkan pengelolaan pengadaan barang dan jasa dalam suatu perusahaan. 

Dengan menggunakan software ini, perusahaan dapat mengotomatisasi proses pengadaan dan menghemat waktu serta biaya yang diperlukan dalam mengelola pengadaan.

Fitur-fitur yang ditawarkan oleh Software Procurement RedERP meliputi pemantauan permintaan pengadaan, pengajuan penawaran, pembuatan kontrak, serta pemantauan pengiriman dan penerimaan barang atau jasa. 

Software ini juga dilengkapi dengan fitur manajemen vendor yang memudahkan perusahaan dalam memilih vendor atau pemasok terbaik.

Selain itu, Software Procurement RedERP juga menyediakan laporan yang lengkap dan akurat tentang aktivitas pengadaan barang dan jasa.

Hal ini memungkinkan perusahaan untuk melakukan analisis dan evaluasi terhadap pengadaan yang telah dilakukan serta mengidentifikasi area-area yang dapat ditingkatkan.

Dengan Software Procurement RedERP, perusahaan dapat mengelola pengadaan barang dan jasa dengan lebih mudah, efisien, dan efektif.

Perusahaan pun dapat menghemat waktu dan biaya dalam mengelola pengadaan serta meningkatkan kinerja pengadaan dan efektivitas pengelolaannya.

Oleh karena itu, yuk mudahkan proses pengadaan barang dan jasa di perusahaan Anda dengan Software Procurement RedERP!