Setiap pengusaha yang menjalankan bisnisnya, pastinya membutuhkan barang atau jasa yang perlu dibeli untuk menunjang kegiatan bisnisnya.
Umumnya, bagian yang menangani hal itu adalah manajemen pengadaan dengan memanfaatkan purchasing system atau sistem pembelian.
Sistem pembelian ini sangat berguna dalam melakukan proses pencarian barang dan jasa yang dibutuhkan serta memberikan harga yang paling baik.
Bagi perusahaan yang masih konvensional dalam pengadaan barangnya, umumnya akan sulit serta tidak optimal dalam membeli barang atau jasa yang dibutuhkan.
Oleh karena itu, Anda perlu memahami apa itu purchasing system dari pengertian, manfaat, hingga fitur-fitur apa saja yang terdapat dalam aplikasi sistem pembelian. Simak artikel berikut ini!
Pengertian Purchasing System
Purchasing system adalah metode yang digunakan perusahaan untuk membeli produk dan/atau jasa yang dibutuhkan bagi perusahaan.
Sistem ini mengelola pengadaan barang secara menyeluruh, dimulai dari permintaan hingga ke tahap pembayaran.
Sistem pembelian merupakan hal yang sangat penting dalam manajemen persediaan barang dimana mampu memonitor ketersediaan stok barang serta membantu perusahaan menentukan barang mana yang harus dibeli terlebih dahulu.
Dengan memanfaatkan sistem pembelian ini, maka perusahaan dapat terhindar dari pembelian-pembelian barang atau jasa yang tidak perlu.
Hal ini karena pembelian barang dan jasa dari perusahaan didasarkan pada model kuantitas pesanan yang ekonomis.
Baca Juga: Purchase Order: Pengertian, Fungsi, hingga Contoh Formatnya
Manfaat Purchasing System Bagi Perusahaan
Dengan memanfaatkan purchasing system pastinya perusahaan akan mendapatkan berbagai manfaat atau keuntungan dalam mengoptimalkan bisnisnya.
Proses pengadaan yang efisien akan berdampak baik untuk perkembangan perusahaan kedepannya. Berikut beberapa manfaat dari menggunakan sistem pembelian:
1. Mengurangi Tindak Kecurangan
Perusahaan yang masih melakukan pengadaan barang secara manual umumnya terdapat berbagai tindakan kecurangan yang dilakukan oknum-oknum tertentu.
Biasanya mereka melakukan mark-up harga dimana sangat merugikan perusahaan.
Dengan memanfaatkan sistem pembelian yang terintegrasi dengan aplikasi yang praktis, maka dapat mengurangi dari tindak kecurangan oknum tidak bertanggung jawab.
Software sistem pembelian dapat meningkatkan akuntabilitas dalam proses pengadaan barang.
2. Terintegrasi Dengan Sistem Lain
Dalam proses pengadaan barang, membutuh banyak hal yang meliputinya. Seperti halnya permintaan barang, pemrosesan pesanan, hingga pengiriman pesanan.
Sistem pembelian dapat mengintegrasikan proses pengadaan barang dengan sistem lainnya untuk mengoptimalkan kinerja perusahaan. Dengan begitu, perusahaan akan terhindar dari pengadaan barang yang sifatnya tidak perlu atau pemborosan.
3. Meminimalisir Risiko Kesalahan
Kesalahan umumnya sangat mungkin terjadi dalam proses pengadaan barang. Namun, ketika Anda menggunakan sistem pembelian, semua karyawan dapat mengetahui dan melihat secara langsung tahapan-tahapan yang harus dilakukan.
Karyawan dengan mudah dapat mengoreksi potensi kesalahan yang terjadi pada tahapan yang sedang dilakukan. Sehingga dapat meminimalisir adanya risiko kesalahan.
4. Menghemat Biaya Pengeluaran
Sistem pembelian dapat memahami secara akurat biaya operasional yang perlu dikeluarkan. Sistem ini bergerak berdasarkan data yang telah dianalisis apakah barang atau jasa tersebut perlu dilakukan pengadaan atau tidak.
Sehingga, keputusan yang dilakukan oleh manajemen pengadaan akan jauh lebih akurat dan dapat menghemat biaya pengeluaran dari pembelian yang tidak diperlukan.
5. Mempermudah Laporan Keuangan
Proses pengadaan barang sangat erat kaitannya dengan laporan keuangan. Semakin transparan dan jelas pengadaan barang, maka akuntan dapat lebih cepat dan mudah dalam menyusun laporan keuangan.
Tim keuangan perusahaan dapat lebih mudah jika arsip atau data yang dibutuhkan tersusun dengan rapi dan akurat. Purchasing system tentu menyimpan riwayat pembelian barang dan riwayat lainnya ke dalam sistem arsip yang aman.
Fitur yang Ada Pada Software Purchasing System
Sistem pembelian umumnya memberikan banyak fitur yang dapat digunakan untuk membantu penggunanya mengoptimalkan bisnis yang sedang dijalankan.
Berbagai fitur itu memiliki fungsinya masing-masing yang semuanya dapat memudahkan proses pengadaan barang dengan baik.
Berikut fitur-fitur umum pada sistem pembelian:
1. Sourcing
Salah satu fitur yang paling penting dan umum ditemukan dalam sistem pembelian adalah fitur sourcing. Fitur ini memungkinkan Anda dalam mencari barang atau jasa yang diperlukan untuk menunjang bisnis perusahaan.
Beberapa software purchasing system memberikan informasi yang lebih spesifik seperti kategori, harga, hingga lokasi barang atau jasa.
Baca Juga: Perbedaan Procurement and Sourcing dalam Dunia Bisnis, Apa Saja?
2. Kalkulasi Biaya Pembelian
Fitur kalkulasi berguna untuk mengkalkulasi pembelian dengan memperhatikan berbagai faktor seperti harga produk, biaya kirim, besarnya pajak, asuransi, dan lain-lain.
Dengan demikian, manajemen pengadaan dapat memperkirakan berapa biaya yang harus dikeluarkan.
3. Budget Management
Budget management merupakan fitur yang sangat berguna dalam proses pengadaan barang. Pihak manajemen pengadaan tentunya dapat mengatur besaran budget yang akan dikeluarkan oleh perusahaan dalam proses pengadaan barang atau jasa.
Dengan fitur ini, maka risiko terjadinya masalah pembiayaan dapat diminimalisir. Perusahaan juga dapat menentukan barang atau jasa mana yang menjadi prioritas pengadaan.
4. Fitur Komunikasi
Dalam proses pengadaan barang, tentunya banyak tahapan proses yang perlu dilakukan dan harus saling terhubung.
Dengan memanfaatkan sistem pembelian, Anda dapat memberikan berbagai informasi seputar pemesanan, status pemesanan, update katalog, sistem approval, dan lain-lain.
Fitur-fitur tersebut pastinya meningkatkan komunikasi antar pelaku pengadaan barang sehingga dapat berjalan lebih lancar dan efisien.
5. Otomatisasi Pesanan
Software purchasing system tentunya memiliki fitur otomatisasi pesanan yang dapat dilakukan berdasarkan ketersediaan stok, lokasi penjualan, jumlah minimum, serta parameter lainnya.
Baca Juga: Seperti Apa Kebijakan Refund dan Apa Manfaatnya?
Pilih Purchasing System Software Terbaik dalam Mengelola Bisnis: RedERP
Software purchasing system yang dapat Anda pertimbangkan adalah RedERP. Modul purchasing order management yang dimiliki RedERP mampu menyederhanakan sistem pengadaan di perusahaan jadi lebih singkat, termasuk penerimaan invoice, tanda terima, penawaran, pembayaran hingga pengembalian.
RedERP terintegrasi dengan sistem bisnis Anda secara mulus, memungkinkan aliran informasi yang efisien antara departemen dan fungsi. Ini dapat membantu perusahaan Anda dalam melakukan efisiensi biaya dan menghemat waktu proses operasional dengan optimal.
Dengan RedERP, Anda dapat melacak status pesanan Anda dengan mudah. Tidak perlu khawatir tentang kapan perangkat lunak akan tiba, karena Anda dapat melihat perkembangan pesanan Anda kapan saja.
Untuk lebih jelasnya, Anda bisa ajukan trial, presentasi, dan juga demonstrasi software purchase order dari RedERP gratis sekarang juga.
Demikianlah penjelasan tentang purchasing system yang Anda harus ketahui. Jadi, dengan menggunakan aplikasi purchasing yang tepat, maka perusahaan dapat terhindar dari pemborosan serta dapat mengoptimalkan bisnis.
