Purchase Order: Pengertian, Fungsi, hingga Contoh Formatnya

Definisi Purchase Order adalah suatu dokumen yang bersumber departemen pembelian untuk melakukan pemesanan dengan vendor atau supplier. Dengan kata lain, ini adalah kontrak yang diminta pembeli untuk membeli barang dari penjual.

Seiring meningkatnya jumlah permintaan produk dari perusahaan lain, proses bisnis pun menjadi semakin kompleks. Jika dulu, dengan mudah Anda bisa memesan material dari supplier via email atau telepon, kini masalah ini bisa terbilang sulit. Di sinilah purchase order atau PO memegang peran penting.

Apakah Anda pernah memesan produk dalam jumlah besar, namun saat produk yang Anda pesan tiba, jumlahnya tidak sesuai (kurang).

Dalam kondisi seperti ini, Anda bisa mengandalkan PO. Karena Purchase Order inilah yang nantinya akan menjadi bukti untuk menagih apa yang tidak sesuai atau kurang dari perjanjian awal.

Akan tetapi, bagi sebagian besar orang masih belum mengetahui bagaimana cara membuat Purchase Order yang benar atau bahkan belum mengerti definisi PO yang sebenarnya.

Mengingat pentingnya PO untuk bisnis Anda,  sebagai pemilik bisnis, Anda wajib tahu tidak hanya untuk diri Anda sendiri, melainkan juga untuk pelanggan Anda.

Jika Anda mendapati seorang pelanggan yang mengajukan komplain atau mengeskalasi masalah ke pihak yang berwenang, Anda hanya perlu menunjukkan Purchase Order yang sudah ada di awal kesepakatan saat pembelian.

Karena Purchase Order (PO) merupakan bukti nyata yang kuat untuk menjawab komplain pelanggan atau menyelesaikan masalah yang sedang terjadi.

Anda ingin tahu lebih lanjut tentang pengertian & fungsi Purchase Order bagi kelangsungan bisnis Anda? Mari kita simak penjelasannya lebih lanjut!

Pengertian Purchase Order

Purchase Order (PO) adalah dokumen dari oleh pembeli dan ditujukan kepada penjual sebagai detail pembelian barang. Selain sebagai dokumen, PO juga berperan sebagai kontrak kesepakatan antara kedua belah pihak pembeli dan penjual.

Saat ini, tidak sedikit perusahaan dan industri yang menggunakan PO, mengingat PO mempunyai yang sangat penting dalam menjalankan sebuah bisnis.

Di dalam PO, tidak hanya mencantumkan informasi tentang detail perusahaan yang terlibat, dan tanggal pemesanannya saja, melainkan juga berisi tentang rincian penting mengenai barang dari pihak pembeli, mencakup nama produk, jumlah barang, harga, dan juga ketentuan tambahan untuk penjualan (diskon).

Dengan kata lain, Purchase order adalah sebuah surat permintaan barang dengan detail jumlah dan harga produk yang sudah ada di dalamnya oleh pembeli.

Baca Juga: Contoh Surat Niaga dan Cara Membuatnya

Perbedaan Purchase Order dengan Invoice

Tidak sedikit orang-orang yang masih bingung dan belum memahami perbedaan mendasar antara Purchase Order dengan invoice.

Terdapat beberapa hal mendasar, yang membedakan Purchase Order dengan Invoice, antara lain:

Secara keseluruhan, PO dibuat oleh pembeli untuk penjual, guna menunjukkan barang-barang yang ingin dibeli, sedangkan invoice dibuat oleh penjual dan ditujukan kepada pembeli, guna memberikan rincian harga dan jatuh tempo pembayaran.

Baca Juga: Bedanya Purchase Order dan Purchase Requisition

Fungsi Purchase Order

Meskipun terbilang cukup rumit melakukan pemesanan barang dari supplier dengan menggunakan Purchase Order (PO), namun melakukan pemesanan pembelian dengan PO akan memberikan rasa aman tersendiri bagi pihak pembeli dari tindakan penipuan serta sebagai acuan untuk perbandingan harga & kesesuaian ketersediaan barang.

Karena jumlah pemesanan pembelian dengan menggunakan PO, biasanya relatif besar untuk skala bisnis yang mulai berkembang.

Jika dilihat dari sisi penjual, Purchase Order (PO) berfungsi sebagai jaminan untuk proses pemenuhan pembayaran kepada pihak pembeli dan juga untuk mencegah terjadinya tindak penipuan.

Dalam pembuatan Purchase Order (PO), Anda harus memperhatikan beberapa hal berikut :

• Sebagai pihak pemesan, Anda wajib mencantumkan identitas perusahaan sejelas-jelasnya dalam PO
• Cantumkan detail produk apa saja yang akan Anda pesan, seperti merek, nama barang, jumlah, dan informasi lainnya
• Jangan lupa untuk memberi tahu dengan jelas supplier yang Anda pilih
• Tambahkan media sebagai tempat iklan produk yang ditawarkan (jika diperlukan)
• Sebutkan bentuk dan jumlah pesanan secara mendetail, bila dibutuhkan buatlah daftar pada tabel untuk memudahkan penelusuran serta pelayanannya.
• Jelaskan tata cara pengirimannya, mulai dari waktu pengiriman, metode pembayaran, dan juga cara pengiriman yang Anda inginkan.
• Cantumkan nomor Purchase Order (PO), karena nomor ini sangat penting untuk melakukan penelusuran apabila ada kekeliruan ataupun permasalahan dalam pengiriman.

Baca Juga: Memahami Arti Procurement dan Cara Kerjanya

Setelah Purchase Order (PO) telah dibuat dan dikirim ke penjual, penjual kemudian memutuskan apakah akan menerima kontrak atau tidak.

Jika sudah siap, penjual berarti telah menyetujui untuk menjual produk sesuai dengan jumlah yang tercantum dan harga yang sudah ditetapkan oleh pembeli. Penjual kemudian mengeluarkan faktur (invoice) kepada pembeli berdasarkan PO tersebut.

Tips Membuat Purchase Order

Membuat purchase order (PO) yang efisien dan akurat sangat penting untuk memastikan kelancaran proses pengadaan barang atau jasa. Berikut adalah beberapa tips dalam membuat purchase order:

1. Jelaskan Secara Jelas dan Terperinci

Pastikan bahwa deskripsi barang atau jasa yang dipesan tercantum dengan jelas dan terperinci, termasuk merek, model, ukuran, dan jumlah yang dibutuhkan. Hal ini akan membantu supplier atau vendor memahami kebutuhan Anda dengan tepat dan menghindari kesalahan dalam pengiriman.

2. Gunakan Format Standar PO

Gunakan format standar PO yang telah ditetapkan oleh perusahaan Anda, agar memudahkan proses administrasi dan memastikan konsistensi dalam pembuatan PO. Format standar PO juga dapat membantu menghindari kesalahan dalam penulisan, seperti kesalahan dalam penulisan harga atau jumlah barang.

3. Tentukan Persyaratan Pengiriman

Pastikan bahwa persyaratan pengiriman barang atau jasa termasuk waktu pengiriman, lokasi pengiriman, metode pengiriman, dan biaya pengiriman tercantum dengan jelas dalam PO.

Hal ini akan membantu supplier atau vendor memahami persyaratan pengiriman sesuai dengan keinginan dan menghindari kesalahpahaman di kemudian hari.

4. Tetapkan Harga yang Jelas

Pastikan bahwa harga yang telah menjadi kesepakatan tercantum dengan jelas dalam PO, termasuk diskon atau biaya tambahan. Hal ini akan membantu memastikan bahwa pembayaran dilakukan dengan tepat dan menghindari sengketa terkait harga di kemudian hari.

5. Tentukan Metode dan Waktu pembayaran

Pastikan bahwa metode pembayaran, seperti transfer bank atau cek, tercantum dengan jelas dalam PO. Hal ini akan membantu memastikan pembayaran terlaksana dengan tepat dan menghindari sengketa terkait pembayaran di kemudian hari.

Jangan lupa untuk memastikan adanya batas waktu pembayaran dalam PO agar supplier atau vendor dapat mempersiapkan administrasi pembayaran dengan tepat waktu.

Hal ini juga dapat membantu memastikan bahwa pembayaran  sesuai dengan persyaratan yang sebelumnya telah menjadi kesepakatan dua belah pihak.

Dengan mengikuti tips di atas, Anda dapat membuat PO yang efisien, akurat, dan membantu meminimalkan kesalahan dalam proses pengadaan barang atau jasa.

Baca Juga: Purchase Order Management: Pengertian, Manfaat, hingga Tips Mengoptimalkannya

Contoh Format Purchase Order (PO)

Berikut contoh dokumen PO yang bisa menjadi referensi dalam membuat dokumen pesanan pembelian.

PURCHASE ORDER

No. PO000110

Please Refer to Above Number When Submitting Invoice

Date     : 12 Januari 2020

Your  Reference No    :

Company : PT. Buana Prima

Address : Jl. Akasia Baru No. 5                                                                                                  Bill to     : PT. Samudra Asia

Phone / Fax : 021 898677 / 021 898678                                                                                 Address     : Jl. RS. Mitra Bekasi

Contact : Bapak Rafi                                                                                                                     Phone / Fax     :021 234434 / 35

Contact     : Ibu Sri Wahyuni

Currency : SGD

• Semua Pengiriman Barang harus disertakan Nota/Faktur dan Kwitansi
• Barang akan kami kembalikan apabila tidak sesuai dengan pesanan
• Nomor Purchase Order (PO) harus dicantumkan dalam Nota/Faktur/Kwitansi
• Bila Pengiriman Barang akan dilaksanakan secara bertahap,
• Setiap Pengiriman Barang harap disertakan fotocopy Purchase Order (PO)

Your faithfully,

Tanu Wijaya

Direktur

Dari penjelasan di atas, tentunya Anda sudah lebih memahami pengertian, fungsi, contoh & format Purchase Order.

Namun, apabila Anda masih mengalami kesulitan terkait pembuatan Purchase Order, Anda bisa bergabung dengan RedERP. Kelola Purchase Order (PO) jadi lebih mudah dengan Aplikasi Purchase Order RedERP.

Kelola PO Lebih Mudah dengan RedERP

Di setiap manajemen bisnis tentunya membutuhkan sebuah sistem terbaik untuk mengelola proses pengadaan, mulai dari permintaan, penawaran, hingga proses pembelian barang atau produk.

Kini telah hadir RedERP, Aplikasi Software berbasis web terbaik di Indonesia yang mampu menyederhanakan sistem pengadaan perusahaan menjadi lebih singkat, mudah, dan akurat, meliputi penerimaan faktur, tanda terima, penawaran, pembayaran, dan pengembalian.

Aplikasi ini juga memiliki pelaporan terintegrasi agar dapat dengan mudah membantu Anda membandingkan setiap pemasok dan menegosiasikan kesepakatan dengan mereka.

Dengan mengandalkan sistem pengadaan barang pada Aplikasi Software RedERP, perusahaan Anda dapat melakukan efisiensi biaya dan menghemat waktu dalam melaksanakan proses operasionalnya semaksimal mungkin.

Aplikasi Purchase Order RedERP, maksimalkan efisiensi proses purchasing perusahaan Anda, hanya dalam hitungan detik.

Ajukan trial, presentasi dan demonstrasi Purchase Order Software RedERP, Sekarang juga!