Saat menjalankan aktivitas pergudangan, perusahaan memerlukan alat penunjang seperti purchase order management untuk menjaga kinerja dan performa operasi bisnis tersebut.
Purchase order management sendiri bisa dibilang merupakan bagian krusial dalam pelaksanaan kegiatan aktivitas pergudangan dalam sebuah bisnis.
Sebab, tanpa adanya alat penunjang tersebut, operasi pengadaan barang atau pergudangan suatu perusahaan akan berpotensi mengalami hambatan dalam prosesnya.
Lantas, apa itu purchase order management? Ketahui secara lengkap pada penjelasan artikel RedERP di bawah ini.
Apa Itu Purchase Order Management?
Purchase order management merupakan sebuah perangkat yang digunakan dalam memastikan ketersediaan informasi secara lengkap serta terkini tentang pesanan pembelian.
Ini juga dapat diartikan sebagai adalah proses pengadaan secara internal yang dilakukan secara terorganisasi agar memastikan setiap pembelian diperlukan, dibenarkan, dan dioptimalkan secara biaya.
Hal ini pada umumnya akan dikelola dengan software. Penggunaan software mempermudah untuk memperoleh gambaran umum dan informasi terperinci dari setiap pembelian.
Selain itu, software purchase order juga memudahkan pengambilan informasi karena semua data berada di satu tempat.
Baca Juga: Purchase Order: Pengertian, Fungsi, hingga Contoh Formatnya
Tujuan Purchase Order Management
Purchase order management bertujuan untuk memenuhi pengadaan dengan mempertahankan anggaran dengan bijak tidak boros bahkan over budget.
Pengelolaan purchase order sangat penting karena dalam dunia bisnis kehati-hatian dalam pengelolaan keuangan sangat rentan dan harus ditangani dengan benar.
Manajemen purchase order juga penting dalam mempertahankan anggaran dengan bijak.
Ketika melakukan pembelian, purchase order management akan melibatkan penentuan tindakan khusus untuk menjaga semua rantai organisasi berjalan dengan lancar dan optimal.
Bagaimana Cara Kerja Purchase Order Management?
Tahapan cara kerja proses purchase order management memerlukan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Identifikasi Persyaratan
Dalam hal ini, staf yang ditugaskan untuk mengumpulkan informasi tentang keperluan yang akan dibutuhkan dalam memenuhi kebutuhan pelanggan harus mencatat setiap detail dan banyak jumlah.
2. Perencanaan
Pada tahap ini, staf pembelian akan menjalankan tugas utama. Tugas tersebut ialah terlibat dalam pembuatan pesanan pembelian atas kebutuhan pelanggan yang sudah dikumpulkan informasi pada langkah pertama.
3. Koordinasi
Pada proses ini terdapat aktivitas koordinasi antara staf pembelian dengan departemen serta pemasok perusahaan. Adanya koordinasi antara staf pembelian dengan departemen dan pemasok perusahaan lainnya ditujukan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan.
4. Eksekusi
Tahapan selanjutnya adalah eksekusi. Di mana barang akan dikirimkan ke lokasi gudang perusahaan oleh pemasok yang telah dikoordinasikan.
Baca Juga: Sistem Manajemen Gudang: Pengertian dan Manfaatnya Bagi Perusahaan
5. Verifikasi dan persetujuan
Setelah kebutuhan barang masuk ke gudang, staf pembelian akan memverifikasi penerimaan barang ataupun jasa dan menyetujui pesanan pembelian tersebut.
6. Pelacakan dan Akuntansi
Staf pembelian pada tahap ini akan melacak dan menghitung pesanan pembelian dalam suatu sistem yang digunakan perusahaan. Staf akan mencari tahu apakah terjadi over budget atau pembelian sudah sesuai kebutuhan.
Seluruh tahap ini adalah hal yang krusial dalam pengumpulan informasi perihal kebutuhan yang dibutuhkan pelanggan.
Apabila terdapat kelebihan akan terjadi over budget dalam pembelian dan kesalahan penghitungan pembelian barang, maka pelanggan akan merasa kurang nyaman dan mungkin perusahaan akan mendapatkan rating buruk.
Baca Juga: Business Model Canvas: Pengertian, Elemen, hingga Contohnya
Manfaat Purchase Order Management untuk Perusahaan
Lantas, apa saja manfaat purchase order management bagi perusahaan?
Manajemen purchase order adalah sebuah komponen berharga dari sebuah bisnis bagi mereka yang bercita-cita untuk tumbuh dan berkembang.
Dalam berbisnis amatlah penting dalam mengoptimalkan alur kerja dan melacak pengeluaran sumber daya dengan benar.
Dengan ini perusahaan tidak akan menyia-nyiakan ataupun menghamburkan sumber daya yang dimiliki.
Ketidakakuran struktur dan keseragaman dalam pembuatan dan penyerahan pesanan pembelian masih menjadi masalah besar.
Saat ini perusahaan masih menggunakan formulir kertas fisik dan spreadsheet, ini dilakukan agar membantu terhindarnya dari kesalahan serta penipuan.
Baca Juga: Purchase Requisition: Pengertian, Perbedaannya dengan Purchase Order
Tips Mengoptimalkan Proses Purchase Order Management
Adapun tips dalam mengoptimalkan proses purchase order management adalah sebagai berikut:
1. Menganalisis dan Menyesuaikan Alur Kerja
Alur kerja sendiri pada setiap perusahaan akan berbeda sesuai dengan ukuran dan jenis perusahaan, bahkan variasi internal departemen.
Nah, perusahaan perlu mengevaluasi alur kerja pembelian saat ini untuk mencari tahu masalah sistematis yang ada.
Jika menemukan masalah dalam alur kerja sehingga membuat kemacetan dalam proses pembelian, perusahaan harus mengonsultasikannya dengan pembuat keputusan dan pemangku jabatan tertinggi.
2. Membuat Pedoman Tertulis Mengenai Purchase Order
Perusahaan perlu membuat pedoman tertulis tentang bagaimana purchase order akan dilakukan. Pedoman bisa dibuat dalam bentuk cetak atau digital.
Pembuatan pedoman merupakan cara yang bijak untuk memberi tahu semua orang di supply chain tentang cara kerja purchase order.
Oleh karena itu, pedoman ini harus mudah diakses karyawan yang terlibat dalam proses purchasing.
3. Melakukan Simplifikasi
Simplifikasi perlu dilakukan agar proses pembelian berjalan dengan lancar. Simplifikasi ini dilakukan dengan memberikan tugas yang spesifik bagi setiap karyawan dalam purchase order.
Berikan mereka batasan tanggung jawab yang jelas agar tidak ada tumpang tindih tanggung jawab.
4. Mengimplementasikan Aplikasi Modern
Perusahaan perlu menganalisis proses purchasing yang dilakukan dengan menggunakan purchase order management software.
Untuk melakukan hal ini, perusahaan bisa menunjuk atau memilih karyawan terpercaya untuk mengoperasikan software terkait.
Penggunaaan software dapat memudahkan pekerjaan karena bisa diintegrasikan dengan software lainnya. Otomatisasi juga membantu meminimalisir kemungkinan kesalahan atau kehilangan data.
Manfaatkan RedERP untuk Optimalkan Purchase Order Management
Apabila Anda masih kebingungan dalam memilih vendor penyedia aplikasi Purchase Order (PO) yang sudah terjamin kualitas dan performanya, jangan khawatir!
Sebagai rekomendasi teratas dan terjamin untuk perusahaan, aplikasi purchase order dari RedERP dapat menjadi pilihan utama Anda.
RedERP merupakan aplikasi purchase order rekomendasi karena aplikasi ini sudah berpedoman pada sistem maupun fitur yang mengedepankan efektivitas, efisiensi, dan integrasi.
Lebih lanjut, Aplikasi Purchase Order RedERP memungkinkan para penggunanya untuk dapat mengotomatisasikan proses penerimaan tanda terima barang, pengajuan quotation kepada supplier, hingga pembelian barang atau bahan baku sebelum stok di gudang habis.
Selain itu dari segi integrasi, purchase order management software rancangan RedERP menyediakan fitur pelaporan terintegrasi bagi penggunanya.
Fitur ini guna memudahkan proses pembandingan terhadap setiap pemasok serta penegosiasian kesepakatan bisnis perusahaan.
Aplikasi Purchase Order RedERP siap diimplementasikan ke dalam bisnis perusahaan kapan pun saat Anda butuhkan! Cukup hubungi kontak layanan call center yang tertera pada laman utama website RedERP untuk dapat mulai bekerja sama dengan kami.
