Inventori menjadi salah satu hal yang penting dalam bisnis. Oleh karena itu, setiap bisnis memerlukan suatu sistem manajemen gudang untuk dapat mengelola semua barang inventaris yang ada di gudang.
Nantinya, sistem gudang ini akan menangani masalah-masalah yang kompleks, menjaga agar seluruh rantai suplai tetap berjalan dengan lancar. Untuk mencapai titik ini tentu saja diperlukan strategi memaksimalkan manajemen pergudangan.
Sistem manajemen gudang akan berkaitan dengan pergerakan barang, pengambilan, pengepakan hingga penyimpanan stok di dalam gudang.
Sudah penasaran dengan sistem manajemen gudang? Artikel dari RedERP ini akan menjelaskan pentingnya sistem manajemen gudang di perusahaan. Simak ulasannya, ya!
Apa Itu Sistem Manajemen Gudang?
Sistem manajemen gudang adalah suatu sistem yang dapat digunakan untuk mengelola penyimpanan barang atau produk di gudang dengan pencatatan yang tepat.
Sistem manajemen gudang akan membantu perusahaan dalam pemindahan produk, pengambilan barang, pengepakan, dan penyimpanan inventaris di gudang.
Hal tersebut untuk membantu perusahaan dalam distribusi produk dan operasional. Selain itu, warehouse management system juga berfungsi untuk meminimalisir kesalahan-kesalahan yang sering terjadi seperti ruang persediaan produk tidak rapi, tidak terorganisir dengan baik, menumpuknya stok barang, dan lain-lain.
Sistem manajemen gudang bisa dikelola secara manual, akan tetapi pengelolaan manajemen gudang secara manual tentunya tidak efektif dan efisien.
Oleh karena itu, system manajemen gudang membutuhkan software yang dapat membantu pengelolaan manajemen gudang secara digital.
Baca Juga: 7 Strategi Manajemen Inventori untuk Bisnis Ritel
Mengapa Perusahaan Butuh Sistem Manajemen Gudang yang Baik?
Tujuan utama dari penggunaan warehouse management system di perusahaan adalah untuk mengelola dan mengendalikan seluruh proses yang terjadi di dalam gudang.
Dengan menerapkan sistem manajemen gudang, perusahaan dapat meminimalisir kesalahan yang terjadi yang berdampak kepada kerugian.
Sistem manajemen dalam gudang yang baik akan mengurangi risiko kerugian yang mungkin terjadi di masa mendatang. Risiko kerugaiannya seperti kerusakan produk akibat terlalu lama disimpan, dan pengurangan biaya logistik.
Manfaat Sistem Gudang
Berikut beberapa keuntungan yang perusahaan dapatkan ketika menggunakan sistem manajemen gudang yang baik, antara lain:
1. Mampu memproses permintaan lebih cepat
Sistem manajemen gudang yang menggunakan sistem digital akan dapat membantu perusahaan dalam memproses permintaan konsumen lebih cepat. Nantinya, permintaan akan dapat dikelola dan diatur dengan baik.
2. Memberikan informasi stok secara real time
Penggunaan sistem manajemen gudang akan membantu perusahaan dalam memberikan informasi jumlah stok, informasi stok yang kurang hingga jumlah keseluruhan barang yang masih ada di gudang.
3. Menentukan inventori dan reorder dengan tepat
Dengan adanya warehouse management system Anda dapat mengestimasikan seberapa besar stok barang yang diperlukan perusahaan dalam pendistribusian produk.
4. Meminimalisir kecurangan
Warehouse management system yang menggunakan teknologi digital dapat mengidentifikasi kecurangan dan kelalaian yang terjadi di perusahaan secara otomatis.
Sistem manajemen gudang dapat dijadikan sebagai bentuk pengawasan dan kontrol terhadap suatu produk.
5. Sebagai bahan pertimbangan dalam mengambil kebijakan perusahaan
Informasi persediaan barang diperlukan untuk menentukan HPP. Hal tersebut kemudian digunakan untuk menghitung untung dan rugi dalam suatu bisnis.
Untuk mengikuti kebijakan perusahaan yang benar, Anda memerlukan data persediaan barang untuk dibandingkan dengan data sebelumnya.
Baca Juga: Pentingnya Menggunakan Aplikasi Gudang di Perusahaan
Proses Sistem Manajemen Gudang
Berikut adalah proses paling umum yang terjadi di dalam manajemen pergudangan.
1. Penerimaan
Dalam proses penerimaan, staf gudang menerima inventaris atau barang dari truk di dermaga pemuatan, dan menghitung unit untuk memastikan bahwa barang tersebut telah dikirim dalam jumlah yang benar.
Mereka juga akan memeriksa kondisi barang, dan mendokumentasikan bahwa inventaris telah diterima.
2. Put-away
Setelah inventaris diterima, inventaris atau barang harus dipindahkan ke area penyimpanan yang benar.
Pada akhirnya, Anda harus memilih strategi putaway yang masuk akal berdasarkan jenis, volume, dan variasi inventaris yang Anda miliki, serta ruang yang tersedia dan opsi penyimpanan inventaris.
3. Penyimpanan inventaris
Perusahaan perlu menyimpan inventaris di dalam gudang, setidaknya untuk sementara waktu sebelum pesanan masuk.
Penyimpanan inventaris adalah salah satu keputusan paling strategis yang dapat Anda buat di pergudangan Anda, dan harus bekerja untuk bisnis Anda, bukan sebaliknya.
4. Picking
Setelah pesanan dikonfirmasi dan diproses, saatnya untuk mengambil inventaris dari rak.
Berdasarkan sistem manajemen gudang yang Anda terapkan di gudang, Anda dapat membuat atau membuat daftar pengambilan untuk setiap petugas untuk mengambil barang dengan cara yang paling efisien.
Ini dapat mencakup pengambilan zona, pengambilan gelombang, atau pengambilan batch.
5. Pengepakan (Packing)
Setelah pesanan diambil, pesanan akan diserahkan ke pengepak, yang bertanggung jawab untuk mengemasnya. Ini berarti menempatkan barang dengan aman, menambahkan bahan pengemas yang diperlukan, dan menempelkan label pengiriman di atasnya.
Baca Juga: Cara Membuat Label Inventaris Barang
6. Pengiriman (Shipping)
Mengirimkan pesanan penjualan yang telah dikonfirmasi, memastikan bahwa pesanan tersebut berada di kendaraan yang tepat, pada waktu yang tepat, dengan dokumentasi yang benar. Sehingga pelanggan menerima pesanan mereka tepat waktu.
7. Slotting
Merupakan proses mengatur gudang untuk memaksimalkan ruang dan efisiensi. Dengan merencanakan tata letak gudang dan strategi penyimpanan inventaris dengan cermat, Anda dapat mengurangi kesalahan pengambilan barang, membuka lebih banyak ruang penyimpanan, dan bahkan mengurangi biaya operasional.
8. Reporting
Sistem manajemen gudang harus menyediakan laporan operasional dan inventaris di seluruh gudang. Hal ini dapat mencakup akurasi dalam memenuhi pesanan, total pesanan yang dipenuhi per jam untuk mengukur efisiensi staf, pesanan yang dikirim tepat waktu, dan masih banyak lagi.
Cara Membangun Sistem Gudang yang Baik
Agar dapat membantu Anda untuk menerapkan sistem gudang yang baik dan benar, maka berikut adalah beberapa langkah yang dapat Anda lakukan dalam membangun sistem pergudangan yang baik.
1. Memisahkan Barang Sesuai Permintaan
Cara pertama yang harus Anda lakukan dalam membangun sistem gudang yang baik adalah dengan memisahkan barang sesuai dengan permintaan konsumen.
Dalam hal ini, Anda harus memisahkan barang yang permintaannya tinggi dengan barang yang permintaannya rendah.
Dengan memisahkan kedua barang tersebut, maka Anda dapat menghindari terjadinya keterlambatan dalam pengiriman barang kepada konsumen.
2. Menjaga Kerapian Tata Letak dalam Gudang
Tata letak menjadi salah satu hal yang penting dalam sistem gudang. Lantaran, kerapian di dalam gudang dapat membantu karyawan untuk menata barang hingga memindahkannya saat jumlah permintaan konsumen sedang sangat tinggi.
Baca Juga: Cara Memaksimalkan Manajemen Pergudangan Perusahaan
3. Meningkatkan Sistem Keamanan Gudang
Cara selanjutnya yang dapat Anda lakukan dalam mengoptimalkan sistem gudang adalah dengan meningkatkan sistem keamanan gudang yang Anda miliki.
Salah satu cara termudah dalam melakukan cara ini adalah dengan memasang CCTV di titik-titik yang rawan. Selanjutnya, Anda bisa memberikan akses kepada pihak-pihak yang Anda percaya di dalam gudang tersebut.
4. Memilih Metode Pengambilan Barang yang Efisien
Memilih metode pengambilan barang juga menjadi salah satu cara yang dapat Anda lakukan dalam membangun sistem gudang yang baik.
Dalam hal ini, Anda bisa memilih beberapa metode yang biasanya digunakan oleh perusahaan maupun pebisnis di luar sana, seperti cluster picking, wave picking, batch picking, dan zone picking.
5. Memanfaatkan Software Manajemen gudang
Memanfaatkan software manajemen gudang merupakan cara terefisien yang dapat Anda lakukan.
Dengan menggunakan sistem gudang online, maka Anda akan sangat dimudahkan dalam mengumpulkan data secara real-time, merekap jumlah pesanan pelanggan, mengalokasikan barang, hingga dalam membuat laporan dalam waktu yang singkat serta dengan hasil yang tepat dan akurat.
7. Menganalisis Performa Manajemen Gudang
Cara terakhir yang bisa Anda lakukan dalam membangun sistem gudang yang baik adalah dengan menganalisis performa manajemen gudang.
Dalam hal ini, Anda dapat melakukan peninjauan ulang terhadap setiap kegiatan yang berlangsung melalui software atau platform yang Anda gunakan.
Jika Anda sudah mendapatkan data terhadap performa manajemen gudang yang Anda miliki, maka Anda bisa menggunakan data tersebut untuk menyusun strategi baru guna meningkatkan produktivitas bisnis.
Baca Juga: Cara Meningkatkan PPIC di Perusahaan
Bagaimana Cara Memilih Sistem Manajemen Gudang Sesuai Kebutuhan?
Untuk memilih sistem manajemen gudang tidaklah boleh asal, semua harus mempertimbangkan kebutuhan bisnis. Berikut ini beberapa cara yang perlu Anda perhatikan:
1. Menentukan biaya yang dikeluarkan
Sesuaikanlah budget Anda dengan sistem yang ingin Anda gunakan.
Ini sangat penting karena jangan sampai penggunaanya malah justru membebankan cost perusahaan padahal penggunaannya untuk mengoptimalkan pengeluaran bisnis agar lebih efisien.
2. Mengetahui lokasi penyimpanan
Besar atau kecilnya suatu gudang akan memengaruhi terhadap pemilihan sistem manajemen gudang. Salah satunya menentukan lokasi penyimpanan produk dan sekaligus membuat denah tata letak produk di gudang.
Pada saat mengetahui besar atau kecilnya gudang, perusahaan dapat mengatur denah visual rak di gudang. Hal tersebut dapat membantu perusahaan dalam mengelola produk di gudang.
3. Menyesuaikan persediaan barang di gudang
Jika perusahaan ingin memilih sistem manajemen gudang yang baik, maka perlu untuk menyesuaikan dengan persediaan barang di gudang.
Menyesuaikan barang di gudang dapat membantu membedakan persediaan barang. Gunakanlah sistem yang sesuai dengan barang atau produk perusahaan.
Baca Juga: Rekomendasi Aplikasi Gudang yang Bisa Digunakan
4. Pahami alur pemrosesan pesanan dalam sistem manajemen gudang
Hal penting lainnya yang tidak boleh Anda abaikan adalah memahami alur pemrosesan pesanan bisnis. Ini penting karena nantinya perangkat ini akan membantu bisnis dalam menjalankan perpindahan barang serta menganalisis segala persediaan yang ada.
Jika Anda tidak memahami hal ini, Anda akan terjebak salah memilih perangkat. Nantinya ini hanya akan sia-sia belaka.
Pastikan lagi Anda memahami alur pemroses yang Anda dan lihat lagi perangkat yang akan Anda gunakan, apakah menjawab semua kebutuhan manajemen pergudangan bisnis Anda.
Misalnya saja, perangkat tersebut memungkinkan Anda untuk mengetahui barang masuk dan keluar, melakukan pelaporan perpindahan barang secara real time dan otomatis seperti Software Inventory RedERP. Maka perangkat tersebut sangat cocok untuk bisnis Anda.
Apalagi bila sistem tersebut sudah berbasis cloud yang menjamin keamanan data.
Itulah beberapa hal yang perlu Anda ketahui seputar sistem manajemen gudang. Semoga artikel dari RedERP ini dapat memberikan wawasan dan ilmu pengetahuan yang berguna untuk Anda. Terimakasih telah membaca sampai akhir.
