Perusahaan yang memiliki penyimpanan barang di gudang wajib memiliki staff gudang untuk mengelolanya.
Dengan adanya warehouse staff, perusahaan dapat mengatur barang dalam gudang serta mendistribusikannya dengan lebih mudah.
Untuk mengenali seperti apa kerja staf gudang, silakan simak ulasan RedERP di bawah ini.
Apa Itu Staff Gudang?
Staff gudang adalah tenaga kerja dalam perusahaan yang memiliki tanggung jawab dalam mengelola penyediaan barang maupun logistik di gudang.
Secara umum, seorang staff gudang akan menjaga barang yang disimpan dalam gudang dengan baik. Apabila ada pesanan atau perpindahan barang, mereka juga mengatur hal tersebut.
Tentu saja, staf gudang tidak akan sendiri dalam mengatur gudang. Ia akan melakukan pengelolaan warehouse secara menyeluruh bersama admin gudang, operator gudang, dan kepala gudang atau supervisor.
Baca Juga: Apa Itu Account Officer? Ini Tugas dan Tanggung Jawabnya
Tugas Staff Gudang
Staff gudang memiliki tugas dan tanggung jawab untuk merawat barang di gudang, melacak sisa inventaris, dan melakukan proses bongkar muat barang.
Lebih lengkapnya, tugas dan tanggung jawab seorang staf gudang adalah sebagai berikut:
1. Mengecek Kondisi Barang
Staf gudang memiliki tugas penting, yaitu mengecek kondisi barang, baik dari segi kuantitas dan kualitasnya. Pengecekan ini perlu dilakukan terhadap bahan baku atau barang jadi.
Kualitas barang perlu diperiksa untuk memastikan konsumen atau pihak selanjutnya akan menerima barang dalam kondisi yang baik.
Oleh karena itu, apabila ada barang yang tidak lulus uji kelayakan, barang tersebut akan dipisah.
Sementara itu, pengecekan kuantitas barang dilakukan untuk memenuhi permintaan klien. Apabila permintaan klien cukup tinggi, jangan sampai kuantitas barang tidak bisa memenuhinya.
2. Mendata Aktivitas Perpindahan Barang
Dalam gudang, barang akan senantiasa mengalami perpindahan lokasi. Staf gudang sejatinya perlu mendata aktivitas perpindahan barang tersebut agar semua barang dapat diketahui posisinya.
Contoh perpindahan barang dalam gudang adalah masuknya barang baru sebagai stok dan keluarnya barang untuk memenuhi permintaan pelanggan.
3. Menyusun Barang dalam Gudang
Untuk memudahkan pencarian, barang dalam gudang perlu disusun sedemikian rupa agar semua barang diketahui lokasinya.
Biasanya, barang disusun berdasarkan tanggal diterima, kondisi, atau masa kedaluwarsa.
Dengan penyusunan barang berdasarkan kategori tertentu, warehouse staff dapat menemukan barang dan mendistribusikannya dengan mudah.
4. Melakukan Koordinasi
Tugas selanjutnya adalah melakukan koordinasi dengan divisi lain dan klien.
Sebagaimana yang sudah disebutkan sebelumnya, staf gudang akan bekerja sama dengan pihak-pihak lain seperti admin gudang, supervisor, dan operator.
Di sinilah mereka harus menjalin koordinasi dengan mereka agar proses distribusi dapat berjalan dengan baik.
5. Melakukan Bongkar Muat Barang
Salah satu aktivitas penting dalam gudang adalah melakukan bongkar muat barang. Staf ini merupakan pihak yang bertanggung jawab dalam mengatur aktivitas ini.
Sebagai pengelola bongkar muat, tugas staf gudang adalah mencatat dan mengawasi setiap barang yang dibongkar muat.
Warehouse staff harus melakukan pencatatan berdasarkan nama pengirim atau penerima, waktu pengiriman, nama barang, jenis, dan jumlahnya.
Baca Juga: Seperti Apa Tugas Seorang Human Capital di Perusahaan?
Cara Kerja Staff Gudang
Staff gudang memiliki peran penting dalam menjaga kelancaran operasi gudang suatu perusahaan. Tugas utama posisi ini melibatkan pengelolaan, pengawasan, dan pemeliharaan barang atau inventaris yang ada di gudang.
Berikut adalah beberapa tahapan umum tentang bagaimana cara kerja dari posisi ini:
1. Penerimaan Barang
Staff gudang bertanggung jawab untuk menerima barang atau inventaris yang masuk ke gudang.
Mereka harus memeriksa kondisi fisik, kuantitas, dan kualitas barang yang diterima sesuai dengan dokumen yang terlampir, seperti faktur atau daftar pengiriman.
2. Pencatatan
Setelah menerima barang, mereka harus mencatatnya dalam sistem manajemen inventaris. Ini melibatkan menginput informasi seperti kode barang, jumlah, tanggal penerimaan, dan lokasi penyimpanan di gudang.
3. Pengaturan Penyimpanan (Inventory)
Staff gudang akan menentukan lokasi penyimpanan yang tepat untuk setiap jenis barang.
Ini bertujuan agar barang bisa dengan mudah ditemukan saat dibutuhkan dan mencegah kerusakan atau kerusakan akibat penyimpanan yang salah.
4. Pengemasan dan Penyusunan
Jika diperlukan, seorang staff dari tim gudang akan melakukan pengemasan ulang atau pengaturan barang dalam bentuk yang lebih efisien untuk mengoptimalkan ruang gudang.
5. Pemeliharaan Kondisi Barang
Staff gudang harus memantau kondisi barang secara berkala. Mereka harus memeriksa tanggal kedaluwarsa (jika berlaku), mencegah kerusakan akibat kondisi lingkungan atau faktor lain, dan melakukan tindakan perawatan jika diperlukan.
6. Pengambilan Barang
Ketika ada permintaan untuk mengambil barang dari gudang, staf akan melakukan pengecekan stok, memastikan ketersediaan barang, dan memproses pengambilan sesuai prosedur yang telah ditetapkan.
7. Pengemasan dan Pengiriman
Jika barang diambil untuk pengiriman kepada pelanggan atau unit internal lainnya, tim gudang akan melakukan proses pengemasan dengan cermat dan memastikan semua dokumen pengiriman tersedia sebelum barang dikirimkan.
8. Pemantauan Stok
Mereka harus terus memantau stok barang yang ada di gudang. Mereka akan memberi tahu manajemen jika stok mendekati tingkat minimal atau perlu diisi ulang.
9. Pelaporan
Staff gudang biasanya bertanggung jawab untuk membuat laporan berkala tentang stok, transaksi masuk dan keluar, serta kondisi barang.
Laporan ini membantu manajemen dalam pengambilan keputusan terkait pengadaan, perencanaan, dan pengendalian stok.
Cara kerja staff gudang dapat bervariasi tergantung pada ukuran perusahaan, jenis barang yang disimpan, dan sistem manajemen yang digunakan. Namun, prinsip-prinsip di atas umumnya berlaku dalam banyak situasi.
Kriteria Staff Gudang yang Baik
Tugas mengelola gudang bukanlah hal yang sepele. Oleh karena itu, karyawan yang berada di posisi ini harus memiliki keterampilan dan kepribadian yang sesuai agar semua aktivitas di gudang dapat berjalan dengan lancar.
Berikut ini adalah kriteria staff gudang yang baik:
1. Memiliki Fisik yang Kuat
Tugas dari posisi ini sebenarnya cukup berat. Ini karena mereka diwajibkan untuk berkeliling area gudang dalam waktu yang lama dan mengangkut barang-barang.
Oleh karena itu, seorang staf gudang perlu memiliki fisik yang kuat.
2. Memiliki Ketelitian
Segala aktivitas dalam gudang membutuhkan ketelitian yang tinggi. Misalnya dalam mengelola pesanan klien, staf gudang perlu memerhatikan ketepatan pesanannya.
Belum lagi saat melakukan stock opname, staf gudang harus benar-benar teliti dalam menghitung stok.
3. Mampu Berkomunikasi dengan Baik
Komunikasi yang baik dibutuhkan oleh staf gudang sebab ia akan bekerja sama dengan pihak lain. Keterampilan ini dibutuhkan untuk menjaga koordinasi dalam gudang agar berjalan dengan lancar.
4. Memahami Matematika Dasar
Meski tidak menjadi kualifikasi utama, seorang staf gudang hendaknya memahami matematika dasar. Ini karena banyak aktivitas dalam gudang yang berkaitan dengan perhitungan.
Misalnya menghitung stok barang, mencatat sisa inventaris, ataupun membuat laporan stok barang.
5. Memahami Supply Chain
Supply chain adalah salah satu aktivitas penting dalam gudang. Aktivitas ini berkaitan dengan proses berjalannya produk, dari produksi hingga sampai di tangan konsumen.
Tim gudang perlu memahami tentang supply chain sebab mereka akan bekerja untuk menyalurkan barang ke tangan konsumen.
Gaji Staff Gudang
Gaji staff gudang bervariasi, tergantung pada daerah tempat gudang dan jenis perusahaannya. Daerah dengan UMP yang besar tentu memiliki gaji yang lebih tinggi, begitu pula dengan perusahaan ternama.
Di kota kecil, staf gudang mendapatkan gaji sekitar Rp1,4 juta hingga Rp2,5 juta. Namun, di kota besar, gaji staff gudang bisa dimulai dari Rp3,5 juta hingga Rp5 juta.
Kerja Staff Gudang Lebih Optimal dengan Software Gudang RedERP
Aktivitas di dalam gudang yang cukup kompleks membuat staff gudang membutuhkan bantuan teknologi untuk mengelolanya. Teknologi tersebut adalah software inventory.
Untuk membantu mengelola gudang dengan lebih efektif, Anda bisa memanfaatkan Software Inventory RedERP. Dengan software ini, pekerjaan staff gudang akan lebih mudah sebab pengelolaan gudang akan terotomatisasi.
Software Inventory RedERP memiliki beberapa fitur yang akan membantu staff gudang dalam mengerjakan tugasnya.
Fitur-fitur tersebut ialah pemantauan keluar dan masuknya barang ke gudang, pengawasan perpindahan barang di gudang, manajemen beberapa lokasi gudang, dan pengelolaan stock opname.
Tak lupa, software ini juga bisa membantu laporan gudang secara otomatis dan bersifat real time. Segala kemudahan tersebut tentu saja tak boleh dilewatkan oleh staff gudang.
Oleh karena itu, gunakanlah Software Gudang RedERP di perusahaan Anda untuk meningkatkan kinerja staff gudang dan bisnis secara keseluruhan!
