Dalam dunia bisnis, terdapat salah satu kegiatan yang penting untuk dilakukan, yaitu stock opname. Stock opname adalah proses yang sangat berkaitan dengan ketersediaan barang yang terletak di gudang maupun toko.
Proses ini penting bagi perusahaan untuk memutuskan jumlah stok yang akan dibeli di masa mendatang.
Selain itu, penerapannya sangat berguna karena dapat memperkirakan besar pengeluaran biaya operasional sehingga biaya yang dikeluarkan tepat sasaran dan tidak berlebihan.
Agar Anda lebih memahami serba-serbi seputar arti stock opname dan bagaimana cara melakukannya, mari simak artikel RedERP di bawah ini dengan seksama!
Apa Itu Stock Opname?
Stock opname adalah proses penghitungan stok barang di gudang sebelum didistribusikan maupun dijual. Tahapan ini memakan waktu cukup banyak karena dibutuhkan ketelitian ketika memeriksa serta menghitung barang di gudang.
Proses ini berguna untuk memastikan jumlah persediaan barang sama dengan data dalam pembukuan. Adapun hal ini dilakukan dalam kurun waktu yang beragam. Ada perusahaan yang melakukannya di akhir tahun dan ada juga yang melaksanakannya 3-4 bulan sekali.
Tidak boleh terjadi kesalahan dalam penghitungan stok pada proses ini karena nantinya akan berpengaruh pada stok barang yang akan dijual perusahaan.
Baca Juga: Manfaat dan Contoh Pembukuan Usaha
Kenapa Harus Melakukan Stock Opname?
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, stock opname merupakan proses yang penting dalam sebuah bisnis. Namun, apa yang menjadikan hal ini penting?
Ketika Anda menghitung stok barang, maka akan diketahui apakah barang yang telah dihitung jumlahnya sesuai dengan jumlah yang tercatat. Apabila berbeda, maka petugas penghitungan harus melakukan pengecekan ulang.
Jika terdapat kesalahan ataupun kekurangan dalam proses penghitungan, maka ada dua tindakan yang dapat dilakukan. Tindakan tersebut akan dibahas dalam risiko stock opname.
Risiko Stock Opname
Salah satu risiko stok opname yang telah disebutkan sebelumnya adalah adanya selisih stok barang dalam gudang dengan pencatatan di pembukuan.
Jika kesalahan seperti ini muncul, maka tindakan yang dapat diambil ada dua. Pertama, kekurangan barang tersebut dapat dicantumkan dalam jurnal penyesuaian. Kedua, kekurangan barang atau penggantian dibebankan pada petugas penghitungan.
Adapun jika ternyata stok barang lebih banyak daripada jumlah dalam pembukuan, maka perlu diperiksa ulang oleh petugas untuk menghindari kemungkinan transaksi yang belum tercatat.
Tujuan Stock Opname dalam Bisnis Retail
Stock opname memiliki beberapa tujuan, salah satu yang utama adalah memastikan stok yang telah tercatat dalam pembukuan valid. Adapun tujuan lain dari proses ini adalah:
- Menginformasikan jumlah stok barang yang tepat, yang disimpan oleh perusahaan.
- Menjadi tolak ukur untuk persediaan di tahun berikutnya agar menghindari kelebihan atau kekurangan stok.
- Menjadi alat kontrol dan pengawas atas kualitas serta kualitas barang yang didistribusikan maupun disimpan oleh perusahaan
- Untuk menemukan nilai HPP dalam laporan laba rugi
Periode Melakukan Stock Opname dalam Bisnis Retail
Dalam pelaksanaan proses stock opname, perusahaan memiliki kebijakan masing-masing terkait jadwal proses, sesuai kebutuhan perusahaan.
Umumnya, perusahaan melaksanakan proses tersebut dalam periode tertentu, misalnya setiap tahun, dalam 4 bulan (kuartal), dalam 3 bulan (triwulan), ataupun setiap bulan.
Penting untuk melakukan proses ini secara teliti. Oleh karena itu, dibutuhkan waktu yang cukup panjang untuk melakukannya.
Langkah-langkah Stock Opname dalam Bisnis Retail
Terdapat 3 langkah dalam menjalankannya, yaitu tahap awal, persiapan, dan stock opname.
1. Tahap Awal
Tahap ini biasanya dilakukan jauh sebelum tahap stock opname. Di tahap ini, petugas akan menyiapkan dua stiker berbeda.
Stiker tersebut berfungsi untuk menandai stok yang sudah dan tidak dihitung ketika stock opname.
Selain itu, petugas disarankan untuk menata dan merapikan stok berdasarkan kode dan jenis barangnya. Melengkapi stok dengan Stock Keeping Unit (SKU) berupa barcode juga akan membantu petugas dalam mengklasifikasi barang sehingga proses stock opname dapat dilakukan dengan mudah dan cepat.
Baca Juga: Mengenal Safety Stock dan Cara Hitungnya
<h3 “tahap2”>2. Tahap Persiapan
Tahap persiapan biasanya dilakukan menjelang tahap stock opname. Dalam tahap ini, ada beberapa langkah yang perlu dilakukan. Pertama, memanggil tim terkait untuk menyiapkan keperluan tahap stock opname.
Kedua, memberikan instruksi pada penanggung jawab gudang untuk menyelesaikan input mutasi barang hingga jam tutup operasional pada H-1.
Ketiga, memberhentikan mutasi barang tepat saat jam operasional gudang tutup hingga periode stock opname nanti.
<h3 “tahap3”>
3. Tahap Stock Opname
Pada tahap ini, petugas perlu memastikan bahwa semua transaksi yang berkaitan dengan stok telah tercantum di semua program
Selanjutnya, data stok barang diberikan pada petugas dalam tim stock opname untuk dijadikan sebagai pedoman. Pastikan data tersebut tidak diketahui oleh penanggung jawab gudang.
Stiker yang telah disiapkan pada tahap awal, digunakan dalam proses stock opname untuk menandai barang yang sudah dicek dan menghindari penghitungan berulang.
Kemudian, data stok barang-barang yang telah tercatat disalin dalam dokumen berbentuk Excel. Dalam data ini, telah tercantum jumlah stok barang dengan yang ada di gudang dan pembukuan untuk mengetahui ada tidaknya selisih.
Jika ada selisih, maka lakukan pemeriksaan kembali setelahnya.
Terakhir, data stock opname dalam dokumen Excel diserahkan pada bagian atau divisi accounting agar dapat dilakukan penyesuaian data.
Baca Juga: Langkah Membuat Laporan Stock Opname
Kelola Stock Opname dengan Otomatisasi dengan Software ERP RedERP
Proses pengelolaan stock opname sangat penting untuk perusahaan retail. Dengan pengelolaan yang baik maka bisnis retail akan berjalan lancar. Selain kelancaran bisnis, pengelolaan stock opname yang baik juga memengaruhi keuangan bisnis.
Namun, mengelola stock opname bukanlah perihal mudah, diperlukan ketelitian tingkat tinggi dan pengaturan sistem yang akurat agar prosesnya dapat berjalan baik.
Menjawab tantangan itu, Anda bisa menggunakan Software Inventory untuk mempermudah prosesnya. Misalnya dengan software Inventory RedERP, yang memiliki berbagai fitur, seperti:
- Menjalankan pemeriksaan inventaris fisik secara otomatis dan memberikan informasi akurat terkait stok barang;
- Menyimpan seluruh informasi barang serta mengkategorikan barang;
- Memantau level stok, menilai inventaris, hingga melacaknya secara real-time;
- serta banyak fitur lainnya.
Selain itu, untuk memudahkan Anda dalam pengelolaan anggaran dalam proses stock opname, Anda juga bisa menggunakan software akuntansi RedERP.
Dengan bantuan software akuntansi ini, Anda tidak lagi perlu menghitung secara manual karena sistemnya sudah terotomatisasi..
Dengan RedERP, segala aktivitas bisnis retail Anda, seperti proses stock opname dapat terpenuhi dengan cepat dan mudah!
