Dalam dunia bisnis yang semakin kompleks dan terhubung, order management telah menjadi salah satu aspek penting yang mempengaruhi efisiensi operasional dan kepuasan pelanggan.
Dengan teknologi yang terus berkembang, proses order management telah mengalami transformasi signifikan dari apa yang dulu hanya berfokus pada pengelolaan pesanan menjadi sebuah sistem yang kompleks dan terintegrasi.
Artikel RedERP ini akan membahas tentang order management, fungsi-fungsi utamanya, serta fitur-fitur penting di dalamnya.
Apa Itu Order Management?
Order management adalah serangkaian proses yang melibatkan penerimaan, pemrosesan, pengelolaan, dan pemenuhan pesanan pelanggan.
Proses ini mencakup langkah-langkah seperti penerimaan pesanan, verifikasi ketersediaan barang, pemrosesan pembayaran, pengaturan pengiriman, pemantauan status pesanan, hingga pengembalian barang jika diperlukan.
Tujuan utama dari order management adalah untuk mengoptimalkan efisiensi operasional, mengurangi biaya, meningkatkan akurasi pengiriman, dan pada akhirnya, meningkatkan customer satisfaction.
Penjelasan Order Management System
Order management system adalah sebuah platform yang dapat mengotomatiskan seluruh proses pengelolaan pesanan. Sistem ini memungkinkan Anda untuk mengelola inventaris, penjualan, dan informasi pelanggan di satu tempat, sehingga Anda dapat dengan mudah mengakses semua data ini dari mana saja dan kapan saja.
Sistem OMS juga membantu Anda mengotomatiskan proses seperti pemrosesan pesanan, pengiriman, pembuatan faktur, penagihan pembayaran, dan banyak lagi.
Penggunaan sistem ini memberikan Anda visibilitas penuh terhadap proses penjualan yang berlangsung dalam bisnis Anda. Dengan begini, Anda dapat mengawasi seluruh proses siklus penjualan.
Secara sederhana, order management system mengelola dan mengotomatiskan semua langkah yang diperlukan agar pelanggan menerima pesanan mereka sesuai waktu dan dalam kondisi yang optimal.
Fitur-fitur Order Management System
Order management system (OMS) memfasilitasi perusahaan dalam mengendalikan keseluruhan proses pemenuhan pesanan, dimulai dari pengambilan pesanan, manajemen inventaris, hingga pemberian informasi tentang pengiriman dan ketersediaan layanan, serta pelaporan.
Rincian proses order management ini mencakup:
1. Automasi Proses Penjualan
Mengotomatisasi semua tahapan penjualan dengan melacak setiap aspek dari setiap transaksi penjualan, termasuk detail produk yang dipesan, pembayaran yang dilakukan, dan status pengiriman.
2. Inventory Control
Mengelola tingkat inventaris dengan menginisiasi pemesanan ulang secara otomatis saat persediaan barang mendekati titik habis. Ini membantu memastikan kelancaran pemenuhan pesanan dan mengurangi biaya yang terkait.
3. Manajemen Interaksi dengan Pelanggan
Mengelola segala aspek dari interaksi dengan pelanggan, mulai dari akuisisi prospek, menjaga hubungan dengan pelanggan yang ada, hingga kesempatan untuk cross-selling.
4. Automasi Proses Penjualan
Mengurangi beban kerja melalui penyederhanaan proses pemesanan produk, interaksi dengan pelanggan, dan penanganan transaksi pembayaran.
5. Pemantauan Pengiriman dan Penerimaan
Mendapatkan informasi visual tentang status pengiriman dan penerimaan dengan akses real-time terhadap pembaruan mengenai setiap tahap pengiriman, serta penerimaan peringatan jika terjadi kendala.
6. Penagihan dan Pembayaran
Menyederhanakan proses penagihan dengan memberikan berbagai opsi pembayaran seperti kartu kredit, PayPal, transfer bank, pembayaran tunai, dan lainnya.
7. Pelacakan Dokumen
Mengawasi semua hal terkait dengan dokumen saat melewati berbagai tahap produksi. Ini mencakup pemantauan kemajuan setiap dokumen serta pengetahuan tentang siapa yang telah mengakses setiap file.
Bisnis dan pihak produsen dapat memperoleh informasi terkini.
8. Pelaporan lanjutan
Melakukan analisis atas kinerja yang telah dicapai dan mengenali aspek-aspek yang memerlukan peningkatan. Laporan tersebut dapat mencakup namun tidak terbatas pada:
- Produk Unggulan
- Pelanggan Utama
- Pesanan Teratas
- Halaman Paling Populer
- Negara Paling Berkontribusi
- Merek Paling Diminati
- Kategori Paling Laris
- Penjual Terkemuka
- Saluran dengan Kontribusi Tertinggi
- Hari dengan Aktivitas Paling Tinggi, dan sejenisnya.
9. Aplikasi untuk Perangkat Seluler
Mempermudah akses terhadap data dari berbagai lokasi. Dengan aplikasi khusus untuk perangkat seluler, bisnis memiliki kemampuan untuk memeriksa sejarah penjualan dan merinci daftar pelanggan, memesan produk baru, memutakhirkan katalog produk, mengirimkan surel, menghasilkan faktur, menerima pemesanan, dan sebagainya.
Dengan adanya sistem OMS, perusahaan dapat menjalankan operasinya lebih efisien dan efektif. Dari mulai mengelola pesanan dan inventaris hingga memantau status pengiriman dan penerimaan, serta memproses transaksi pembayaran dengan lebih lancar.
Semua elemen ini membantu meningkatkan produktivitas, mengurangi risiko kesalahan, dan akhirnya meningkatkan kualitas layanan kepada pelanggan.
Baca Juga: Manfaat dan Tips Purchase Order Management
Mengapa Bisnis Perlu Menerapkan Pengelolaan Order yang Baik
Mengalokasikan waktu untuk menerapkan prosedur dan order management system mungkin tampak seperti tindakan administratif tambahan ketika Anda menjalankan operasi bisnis dengan tim yang terbatas.
Namun, seiring perkembangan bisnis, mungkin Anda akan menghadapi tantangan untuk mengatasi setiap pesanan secara individu. Di bawah ini terdapat beberapa persoalan yang bisa diatasi melalui penerapan order management yang tepat.
1. Menghindari Stok Berlebih dan Kekurangan
Memiliki inventory turnover yang tinggi dapat menjadi hal yang baik selama Anda Anda dapat menjaga keseimbangan antara stok berlebih dan kekurangan.
Overstock dapat menghabiskan modal yang bisa Anda alihkan ke produk yang lebih produktif, sementara stok yang berlebihan dapat mengumpulkan debu dan tidak menghasilkan keuntungan hingga terjual.
Sementara itu, under stock dapat menyebabkan pelanggan menunggu, pembagian pengiriman, atau bahkan kehilangan pelanggan yang potensial berpindah ke pesaing.
Software order management memberi pedagang kemampuan untuk melihat tren musiman pada tingkat inventaris. Ini membantu mereka mempersiapkan diri menghadapi fluktuasi penjualan.
2. Mengurangi Kesalahan dalam Pemenuhan Pesanan
Ketika volume pesanan yang tinggi dan tingkat kompleksitas yang semakin meningkat, kesalahan manusia bisa saja muncul. Barang yang salah dikirim, alamat pengiriman yang keliru, pengiriman yang tertunda.
Inilah mengapa memiliki order management system yang efisien menjadi sangat penting.
Dengan lebih banyak otomatisasi dan sinkronisasi, risiko kesalahan manusia dapat ditekan. Meskipun tak bisa dihindari sepenuhnya, dampaknya bisa dikurangi. Ini memungkinkan bisnis Anda tumbuh tanpa terlalu terbebani.
3. Informasi Akurat untuk Pengambilan Keputusan Berdasarkan Data
Memahami data bisa menjadi tugas yang sulit jika data tersebar di berbagai platform. Melalui order management system, Anda memiliki kesempatan untuk mengumpulkan semua data pesanan penjualan dalam satu tempat.
Ini memudahkan proses analisis informasi yang ada dan memungkinkan Anda untuk membuat keputusan yang didasarkan pada data yang lebih akurat.
4. Optimasi Penggunaan Waktu
Penggunaan OMS memungkinkan Anda mengoptimasi penggunaan waktu dengan baik. Anda juga tidak lagi terjebak melakukan pekerjaan repetitif karena semuanya telah dikerjakan oleh sistem otomatis.
Hal ini tentu akan menghemat banyak waktu dan Anda pun bisa melakukan pekerjaan dengan lebih optimal.
Gunakan RedERP dapat Menerapkan Order Management
Pelaksanaan order management menguntungkan bisnis dalam hal mengelola pesanan serta inventaris. Hal ini mendukung segala proses bisnis berjalan dengan optimal di semua lini dari hulu ke hilir.
Penggunaan order management system pun sangat membantu bisnis dalam mengotomatisasi seluruh proses manajemen penjualan bisnis. Maka dari, penggunaannya tidak dapat dipungkiri lagi manfaatnya.
Saat ini tidak sulit untuk menerapkan order management mengingat sudah ada Software ERP RedERP yang punya modul yang lengkap.
Di dalam Software ERP RedERP, Anda dapat mengelola pengadaan dengan memanfaatkan modul Procurement. Modul ini dapat mengotomatisasi proses pengadaan yang Anda perlukan untuk kegiatan produksi.
Lalu, untuk penyimpanan stok, tersedia Software Inventory yang dapat mengelola dan mengontrol keadaan stok barang. Dari masuk gudang sampai dengan tahap distribusi.
Tersedia juga modul Manufaktur yang akan membantu perusahaan dalam perencanaan kegiatan produksi sehingga tidak melebihi atau kurang stok.
Hingga proses akuntansi dapat lebih mudah dalam menjalankan segala aktivitas harian terkait pengelolaan finansial perusahaan.
Sehingga bisnis Anda terorganisir dengan akurat dan anti ribet. Segera ajukan demo gratis pada laman website kami sekarang juga, ya!
