Apa Itu Kwitansi? Berikut Pengertian, Jenis, Komponen dan Contohnya

Kehadiran kwitansi atau kuitansi berperan sebagai bukti nyata atas aktivitas transaksi produk atau layanan jasa yang dilakukan antara pihak pembeli dan penjual.

Seiring berjalannya waktu, kwitansi kini tidak hanya berbentuk cetak namun juga sudah tersedia dalam versi digital.

Kemajuan ini tentu saja semakin memudahkan pembeli dan penjual dalam mencatat pembayaran atau penerimaan sejumlah uang tunai atas suatu kegiatan jual-beli.

Untuk memahami lebih lanjut terkait pengertian kwitansi, ciri-ciri, fungsi, isi kwitansi, hingga cara menyusunnya yang tepat, simak ulasan lengkapnya pada artikel RedERP berikut ini, ya!

Apa Itu Kwitansi?

Kwitansi adalah bukti tertulis yang digunakan untuk mencatat transaksi pembayaran antara pihak penjual dan pihak pembeli.

Selain menjadi alat pencatatan resmi transaksi bisnis, kwitansi juga seringkali digunakan pelaku usaha atau perusahaan untuk melacak arus kas mereka.

Secara umum, informasi yang terdapat pada kwitansi terdiri atas nominal uang, nama produk atau jasa, identitas penjual dan pembeli, serta cap atau meterai.

Adanya cap atau meterai dalam dokumen ini merupakan bentuk legalitas sebagai antisipasi apabila terjadi permasalahan atau perselisihan di kemudian hari.

Fungsi Kwitansi

Kuitansi memiliki 3 fungsi yang cukup krusial meskipun bentuknya hanya berupa secarik kertas. Adapun ketiga fungsi dokumen kuitansi antara lain:

• Sebagai alat bukti sah dan legal atas suatu kegiatan transaksi produk atau layanan jasa baik untuk pihak penjual dan pembeli 
• Sebagai media untuk mengklaim garansi sebuah produk atau layanan jasa
• Untuk mencatat arus kas bisnis perusahaan untuk mempermudah proses pembukuan

Isi Komponen Dalam Kwitansi

Meski sekilas terlihat sederhana, namun dokumen tanda terima memiliki serangkaian komponen di dalamnya. Bahkan, setiap komponen tersebut dinilai penting dan menjadi unsur kunci yang wajib tercantum dalam sebuah dokumen tanda terima barang atau jasa.

Berikut ini uraian singkat mengenai keenam komponennya:

• Nomor kuitansi: berfungsi sebagai pembeda dengan dokumen tanda terima lainnya yang memiliki format berupa penggabungan huruf dan angka.
• Kolom nama: tempat untuk menuliskan identitas nama lengkap pembeli maupun penjual.
• Kolom alamat: berisi alamat pihak yang menerima dan melakukan pembayaran. 
• Kolom nominal uang: tempat untuk mencantumkan total uang yang diterima atau dikirimkan.
• Kolom waktu: bertujuan untuk menulis keterangan tanggal dan tempat dilaksanakannya aktivitas transaksi:
• Kolom paraf: berguna untuk penandatanganan dan tahapan stempel.

Karakteristik dari Kwitansi

Dokumen tanda terima memiliki sejumlah karakteristik yang dapat menjadi pembeda dengan nota dan faktur.

Berikut sejumlah karakteristik dari sebuah dokumen kuitansi.

• Memiliki nomor kuitansi yang akan disesuaikan dengan nomor transaksi pada perusahaan terkait
• Memiliki identitas nama pembeli yang melakukan pembayaran
• Mencantumkan jumlah nominal uang pembayaran yang ditulis berdasarkan kaidah bahasa tertentu 
• Pelafalan total nominal uang dalam bentuk kalimat yang juga harus ditulis sesuai kaidah bahasa tertentu
• Terdapat kolom tujuan diadakannya transaksi 
• Terdapat kolom tempat dan tanggal transaksi 
• Mempunyai kolom khusus tanda tangan, meterai, dan cap untuk pihak penjual maupun pembeli
• Tercantum informasi mengenai suatu produk atau layanan jasa 
• Terbagi menjadi 2 bagian yaitu lembaran kecil atau sub kuitansi sebagai bukti penerimaan pembayaran untuk pihak penjual dan lembaran besar yang diperuntukkan bagi pihak pembeli guna disimpan sebagai bukti pembayaran.

Baca Juga: Cara Menghitung HPP Perusahaan Jasa

Jenis-jenis Kwitansi

Berdasarkan fungsi dan tujuannya dokumen kwitansi digolongkan menjadi 5 jenis, sebagai berikut:

1. Kwitansi Transaksi Produk

Tipe dokumen tanda terima jenis ini mencantumkan informasi mengenai detail barang atau produk yang menjadi kesepakatan transaksi antara pihak pembeli dan penjual.

Adapun informasi yang terdapat pada dokumen tanda terima jenis ini di antaranya tipe produk, nomor seri produk, harga produk, alamat pembeli, hingga kuantitas produk.

2. Kwitansi Bukti Pembayaran

Selanjutnya, tipe dokumen tanda terima untuk bukti pembayaran digunakan saat metode pembayaran transaksi dilakukan secara angsuran atau cicilan. Jenis ini cukup umum digunakan oleh mayoritas masyarakat.

Dokumen jenis ini juga bisa dijadikan bukti pelunasan atas sebuah aktivitas transaksi yang telah dilaksanakan. 

3. Kwitansi Transfer Uang

Seperti namanya, dokumen tanda terima transfer uang digunakan untuk membantu mencatat aktivitas transfer atau pengiriman uang. Pada dokumen tanda terima jenis ini, tercantum informasi berupa nomor rekening nasabah beserta nama terangnya.

Kwitansi transfer uang umum digunakan oleh lembaga atau instansi yang bergerak di bidang perbankan. 

4. Kwitansi Cash Receipt

Dokumen tanda terima cash receipt cenderung dimanfaatkan oleh perusahaan yang mempunyai badan kwitansi di dalamnya. Dokumen tanda jenis ini dimanfaatkan untuk merekam aktivitas masuk dan keluarnya dana kas sebuah perusahaan. 

Selain itu, dokumen tanda terima cash receipt juga berfungsi menjadi bukti transaksi keuangan saat proses audit.

5. Kwitansi Serah Terima 

Jenis kelima adalah dokumen kwitansi serah terima. Kwitansi yang paling banyak digunakan oleh masyarakat ini berperan sebagai alat bukti serah terima nominal uang tertentu atas kesepakatan yang telah dilakukan dalam proses transaksi jual-beli produk atau layanan jasa.

Kehadiran dokumen kwitansi serah terima bersifat sah serta valid dan memiliki format yang cukup mudah dipahami.

Baca Juga: Cara Pembayaran Internasional untuk Bisnis UMKM

Pentingnya Kwitansi Bagi Pembeli & Penjual

Terdapat sejumlah alasan mengapa kehadiran dokumen tanda terima sangat penting bagi pembeli maupun penjual, saat menjalankan proses transaksi produk atau layanan jasa.

Berikut ini sejumlah alasan mengapa kuitansi begitu penting bagi pembeli dan penjual.

Pembeli

Bagi pembeli, kuitansi memiliki peranan berikut ini:

• Berperan sebagai bukti pembelian 
• Pengurangan biaya untuk pengajuan pajak
• Sebagai bukti transfer dana
• Untuk mengklaim garansi atau pengembalian produk
• Sebagai bukti atas perubahan atau modifikasi layanan jasa
• Tidak jarang juga menjadi bukti donasi amal

Penjual 

Sementara itu, bagi penjual, kuitansi berperan untuk hal-hal berikut ini:

• Berfungsi sebagai bukti transaksi
• Memberikan kemudahan dalam proses pencatatan keuangan
• Pendapatan atas penjualan produk atau layanan jasa dapat terdokumentasi dengan baik
• Sebagai tanda terima dalam mengajukan hal-hal berkaitan dengan pajak seperti pengembalian pajak penjualan dan sejenisnya
• Sebagai dokumen yang bersifat mengikat antara pembeli dan penjual untuk menjamin kelancaran serta kenyamanan proses transaksi
• Sebagai bukti penagihan bagi pembeli yang mengajukan pembayaran dengan cara dicicil.

Hal yang Boleh & Dilarang Dilakukan dalam Membuat Kwitansi

Sebelum mulai membuat atau menandatangani dokumen tanda terima, pihak pembeli maupun penjual perlu memperhatikan beberapa hal berikut:

• Tidak mencantumkan tanda tangan pada kuitansi kosong tanpa penjelasan yang jelas dan valid.
• Selalu akhiri penulisan pada dokumen kuitansi dengan tanda baca titik.
• Apabila ingin melampirkan bukti penerimaan uang, tulis secara lengkap nama penerima uang.
• Tulis keterangan berupa tanggal dan tempat dengan posisi yang berdekatan.
• Pastikan setiap data berupa detail produk, nominal uang, dan informasi lainnya terkait transaksi sudah benar.
• Cek kembali kuitansi sebelum ditandatangani agar tidak keliru mencantumkan tanda tangan pada kolom tertentu.
• Apabila meterai diperlukan maka tempel meterai pada dokumen tanda terima diiringi dengan tanda tangan pihak terkait pada kolom yang sama.

Cara Menyusun Kwitansi dengan Tepat

Setidaknya terdapat sejumlah langkah yang harus dilakukan secara tepat dan sistematis dalam menyusun sebuah dokumen tanda terima.

Adapun langkah-langkah tersebut diuraikan pada poin-poin sederhana di bawah ini:

1. Memasukkan nomor kuitansi dengan teliti
2. Menulis nama lengkap penerima dan penyetor 
3. Mencantumkan detail produk atau layanan jasa dengan tepat
4. Menuliskan tanggal dan tempat pelaksanaan kegiatan transaksi 
5. Memasuki total nominal uang pada kolom terkait yang sudah tertera
6. Menyertakan deskripsi pembayaran secara detail dan jelas agar pihak pembeli dapat dengan mudah memenuhi kewajibannya dalam proses bertransaksi
7. Menambahkan tanda tangan beserta cap atau stempel pada kolom terkait yang telah tersedia.

Baca Juga: Prosedur Tutup Buku dan Ragam Manfaatnya bagi Perusahaan

Contoh Kwitansi 

Supaya Anda lebih memahami bentuk kuitansi, berikut ini contoh gambar dokumen kuitansi: 

Rekomendasi Website Gratis Penyedia Template Dokumen Kwitansi 

Jika Anda tidak ingin repot membuat kuitansi, Anda bisa membuatnya berdasarkan template tertentu. Terdapat beragam website penyedia template dokumen kuitansi yang dapat diunduh secara mudah dan gratis dalam berbagai format.

Berikut ini 5 rekomendasi teratas:

• Invoice Home: https://invoicehome.com/receipt-template 
• Template.net: https://www.template.net/business/receipt-templates/receipts-templates/#google_vignette 
• 101 Planners: https://www.101planners.com/receipt-template/ 
• Receipt Template: https://www.receipttemplate.org/ 
• Invoice Simple: https://www.invoicesimple.com/receipt-template 

Selayaknya kwitansi, aplikasi purchase order RedERP dapat mengelola faktur pembelian sebagai bukti pencatatan suatu transaksi. Dengan pencatatan detail transaksi yang seba otomatis, Anda jadi tidak perlu menulis ulang seperti yang harus dilakukan pada kwitansi. Coba demo sekarang!

Itulah penjelasan lengkap terkait pengertian kwitansi. Semoga ulasan tersebut dapat membantu Anda dalam memahami secara menyeluruh mengenai dokumen kwitansi.