Mengenal Proforma Invoice, Fungsi dan Unsur-Unsur di Dalamnya

Sebelum mencapai kesepakatan, para pelaku bisnis dan pembeli biasanya menegosiasikan berbagai persyaratan, seperti harga jual, diskon, dan jadwal pengiriman. Setelah negosiasi selesai, maka penjual akan mengirimkan draf awal pada pembeli yang isinya adalah hasil negosiasi yang telah disepakati. Draf inilah yang disebut sebagai proforma invoice.

Proforma invoice adalah draf perjanjian yang sifatnya tentatif. Selanjutnya, proforma invoice akan ditindaklanjuti dan digantikan dengan dokumen resmi. Penjelasan lebih rinci mengenai pengertian hingga fungsi proforma invoice akan dijabarkan dalam artikel RedERP berikut ini. Yuk, kita simak bersama!

Apa yang Dimaksud Proforma Invoice?

Proforma Invoice adalah istilah yang berasal dari bahasa latin, yaitu “pro forma” yang berarti dokumen sementara. Proforma invoice merupakan faktur awal yang dikirim kepada pembeli untuk mengkonfirmasi penjualan yang telah disepakati. Biasanya, proforma invoice mencakup barang atau jasa yang dibeli, harga, informasi pengiriman, hingga jadwal pengiriman.

Pembeli akan mengkonfirmasi penjualan setelah meninjau proforma invoice dan apabila disetujui oleh pembeli, penjual akan mulai memproduksi barang atau menyediakan layanan sesuai dengan kesepakatan.

Banyak orang masih sulit membedakan antara proforma invoice dengan invoice biasa. Berikut adalah fungsi dan unsur yang ada dalam proforma invoice.

Baca juga: Kenali Apa Itu Faktur Penjualan Pengertian dan Cara Membuatnya

Fungsi Proforma Invoice

Proforma invoice memiliki berbagai fungsi, yaitu:

1. Untuk Menginformasikan Harga

Fungsi pertama dari proforma invoice adalah menginformasikan besaran harga atau biaya yang harus dibayar oleh pembeli.

2. Untuk Memperkirakan Jumlah Produk

Fungsi kedua dari proforma invoice adalah menginformasikan pada penjual terkait jumlah produk yang dipesan oleh pembeli.

3. Untuk Memverifikasi Produk yang Dipesan

Dengan menerbitkan proforma invoice, pembeli dapat memverifikasi kesesuaian harga dan jumlah produk yang dipesan.

4. Untuk Dokumen Pendukung

Proforma invoice nantinya bisa digunakan sebagai dokumen pendukung dan pengingat jumlah barang apabila barang ingin dijual kembali.

5. Untuk Jaminan

Apabila terjadi kesalahan dalam aktivitas perdagangan penjual maupun pembeli, proforma invoice dapat berfungsi sebagai jaminan atau bukti yang membantu mengidentifikasi rincian barang yang telah disepakati.

Berdasarkan fungsi yang telah disebutkan di atas, Anda dapat mengetahui bahwa proforma invoice berbeda dari invoice biasa atau sales invoice. Adapun perbedaan secara rinci yang dirangkum dalam tabel berikut ini.

Baca juga: Pahami Pengertian Sales Order dan Perbedaannya dengan Purchase Order

Kapan Proforma Invoice Digunakan?

Karena bentuknya yang berbeda dari invoice biasa, biasanya proforma invoice digunakan dalam situasi dan untuk syarat tertentu. Berikut adalah beberapa situasi yang menuntut penggunaan proforma invoice.

1. Ketika Ingin Menjamin Aktivitas Perdagangan

Ketika bentuk transaksinya adalah titipan dari pembeli dan penjual nantinya akan memproduksi barang ataupun layanan setelah kesepakatan tercapai, maka perlu diterbitkan proforma invoice yang dapat menjamin dan membuktikan aktivitas perdagangan.

2. Pembayaran Lebih Awal

Proforma invoice juga dapat diterbitkan apabila penjual meminta pembayaran lebih awal pada pembeli. Pada saat seperti itu, proforma invoice digunakan agar pembeli dapat memastikan bahwa mereka sedang berurusan dengan pembeli yang telah membayar.

Berdasarkan penggunaannya di atas, Anda kini memahami bahwa penerbitan proforma invoice bermanfaat untuk menghindari kecurangan yang dilakukan oleh penjual maupun pembeli. Dengan menunjukkan proforma invoice, Anda dapat membuktikan bahwa aktivitas perdagangan yang disepakati masih berlanjut.

Unsur-unsur yang Ada dalam Proforma Invoice

Dalam pembuatan proforma invoice, Anda perlu memerhatikan beberapa unsur yang perlu dicantumkan di dalamnya, yaitu:

1. Identitas penjual
2. Tanggal diterbitkannya faktur proforma
3. Nama dan informasi produk atau layanan yang dibeli
4. Harga produk atau layanan yang dibeli
5. Tarif pajak
6. Total harga pembelian beserta pajak
7. Rincian pembayaran
8. Tanggal pengiriman yang telah disepakati
9. Informasi penjualan dan pemasaran

Dan masih banyak lagi informasi lain seputar transaksi yang bisa dicantumkan.

Setelah membaca penjelasan di atas, Anda kini memahami bahwa ada banyak dokumen yang mendukung proses penjualan perusahaan. Dengan cara manual, Anda akan menghabiskan banyak waktu dan tenaga untuk membuat tiap dokumen. Sekarang, Anda bisa menggunakan teknologi RedERP yang dapat mengotomatisasi pembuatan dokumen terkait penjualan.

Dengan Modul Point of Sale (POS) dari aplikasi RedERP, Anda dapat mengatur manajemen penjualan agar dapat lebih efektif dan seluruh transaksi dapat dipantau secara real-time. Adapun beberapa fitur POS RedERP beserta fungsinya adalah sebagai berikut:

• Digital Billing System berguna untuk mencetak segala invoice maupun struk transaksi secara otomatis.
• System Integration yang bermanfaat agar data inventaris barang yang keluar serta transaksi yang masuk bisa terintegrasi, sistematis, dan komprehensif.
• Laporan & Analisa adalah fitur yang digunakan untuk membuat laporan finansial terkait transaksi dan penjualan secara otomatis.

Dengan fitur di atas, Anda bisa mengelola segala transaksi dengan cepat dan mudah. Penggunaan software RedERP juga dapat meminimalisir human error serta mencegah terjadinya fraud.

Selain itu, ada banyak fitur lain yang dapat Anda nikmati dalam aplikasi RedERP. Seluruh modul telah terintegrasi dan dapat bermanfaat untuk segala proses bisnis perusahaan Anda.

Gunakan RedERP sekarang demi kemudahan transaksi dan penjualan bisnis Anda!