Setiap transaksi yang dilakukan antara pihak penjual dan pembeli, tentunya pihak penjual akan mengirimkan sales order kepada pihak pembeli. Hal ini sebagai salah satu cara untuk memastikan kesepakatan pembelian yang akan terjadi.
Pesanan penjualan ini merupakan salah satu dokumen terpenting yang harus dipahami oleh Anda yang bekerja di bidang penjualan.
Tanpa dokumen ini, maka perusahaan akan kesulitan dalam mengetahui kebutuhan pelanggan serta sulit untuk mengakhiri siklus akhir dari suatu penjualan.
Untuk memahami lebih lanjut mengenai apa itu sales order, artikel ini akan membahas mulai dari pengertian, manfaat, hingga perbedaannya dengan purchase order.
Pengertian Sales Order
Sales order adalah sebuah dokumen penawaran penjualan yang akan diberikan oleh pihak penjual kepada pihak pembeli. Dokumen ini bertujuan untuk mengonfirmasi atas penjualan produk atau jasa yang sedang berlangsung.
Beberapa informasi yang terdapat di dokumen pesanan penjualan merupakan informasi yang juga terdapat di purchase order seperti halnya besaran kuantitas barang, harga produk, tanggal, alamat, dan metode pembayarannya.
Dokumen SO nantinya juga dapat digunakan oleh perusahaan untuk melacak kembali pesanan yang telah mereka penuhi. Sehingga, Anda tidak perlu repot-repot lagi melacak satu per satu dokumen yang diperlukan.
SO umumnya sering digunakan oleh perusahaan produsen, pedagang grosir, pengecer, dan para pemasok yang memiliki kuantitas jual beli dalam jumlah besar.
Manfaat Sales Order
Dokumen SO pada dasarnya sangat bermanfaat bagi pihak penjual dimana dokumen ini dapat membantu perusahaan untuk melacak kembali penjualan yang telah berjalan.
Selain itu, SO juga dapat membantu memperlancar transaksi yang sedang berlangsung.
Pihak pembeli tentunya dapat memastikan kembali terhadap kuantitas dan harga produk/jasa yang akan dibeli.
Terdapat beberapa manfaat lainnya dari dokumen SO seperti berikut ini:
- Membantu perusahaan memantau informasi logistik dan inventaris dengan efektif dan efisien.
- Perusahaan dapat fokus terhadap pembeli yang potensial. Sehingga dapat memilah pembeli mana yang serius dan yang tidak.
- Proses penjualan menjadi jauh lebih cepat dan efisien.
- Memudahkan proses audit internal karena dokumen SO tertata dengan rapi.
Baca juga: Pengertian Sales Promotion, Tujuan, dan Jenisnya Dalam Bisnis
Format Sales Order
Oleh karena tujuan utamanya sebagai verifikasi penjualan produk atau jasa yang telah dilakukan, maka terdapat beberapa format yang harus dipenuhi untuk membuat suatu dokumen SO yang baik dan benar.
Tentunya dokumen SO harus memuat beberapa informasi penting terkait dengan transaksi penjualan yang sedang berlangsung. Hal ini agar pihak pembeli dapat memastikan kuantitas, harga, dan metode pembayaran yang telah diajukan sebelumnya.
Berikut terdapat beberapa informasi umum yang ada di form sales order pada umumnya, antara lain:
- Nama perusahaan dan kontak yang dapat dihubungi
- Nama pelanggan dan kontak yang dapat dihubungi
- Informasi terkait penagihan pelanggan
- Informasi terkait pengiriman produk
- Info produk atau layanan yang diberikan
- Harga sebelum dikenakan pajak
- Total seluruh pajak dan biaya pengiriman
- Total harga setelah dikenakan pajak
- Syarat dan ketentuan yang diberlakukan oleh perusahaan
- Tanda tangan antara pejual dan pembeli
- Informasi tambahan lainnya yang dibutuhkan dalam proses transaksi
Baca juga: Perlu Software Kasir untuk Perusahaan Anda? Berikut Tips Memilihnya
Contoh Sales Order
Berikut adalah beberapa contoh sales order yang bisa Anda jadikan sebagai acuan.
Apa Perbedaannya dengan Purchase Order?
Selain dokumen pesanan penjualan, terdapat dokumen lainnya yang serupa yaitup purchase order pesanan pembelian. Tentunya keduanya merupakan dokumen yang berbeda dan memiliki cirinya masing-masing.
Purchase order adalah sebuah dokumen permintaan terhadap suatu barang atau jasa dimana dibuat oleh pihak pembeli yang nantinya diberikan pada pihak penjual.
Dokumen ini untuk memastikan seluruh aspek transaksi yang akan terjadi seperti halnya harga barang/jasa, kuantitas, serta metode pembayarannya.
Setelah kemudian pihak penjual menerima purchase order dari pihak pembeli, barulah pihak penjual akan membuatkan pesanan pembelian atau sales order dengan rincian tertentu.
Untuk lebih jelasnya, simak tabel berikut ini.
Sales Order | Purchase Order |
Dibuat oleh pihak penjual | Dibuat oleh pihak pembeli |
untuk konfirmasi penjualan kepada pihak pembeli | untuk melakukan permintaan atau pemesanan suatu barang/jasa |
Diterbitkan ketika pihak penjual telah menyetujui penjualan barang/jasa | Diterbitkan untuk membuat kontrak antara pihak penjual dan pihak pembeli |
Agar Anda lebih mudah dalam membuat sales order dan mengelola penjualan secara umum, pastinya Anda membutuhkan bantuan Software ERP (Enterprise Resource Planning) seperti RedERP.
RedERP merupakan salah satu Software ERP yang dapat mengintegrasikan seluruh kegiatan fungsional serta teknik perusahaan Anda. Sehingga, Anda dapat lebih mudah dalam mengelola seluruh aspek dari pembelian hingga penjualan.
Dilengkapi dengan fitur tambahan seperti Manajemen & Penjualan Pelanggan yang ada dalam modul Software CRM, tentunya dapat membantu Anda dalam menerbitkan dokumen-dokumen penting terkait transaksi perusahaan seperti sales order, purchase order, dan invoice.
Saatnya mudahkan pengelolaan penjualan perusahan dengan Software RedERP. Hubungi tim RedERP untuk dapatkan penawaran menarik!