Dalam manajemen proyek, terdapat sebuah dokumen bernama project charter yang memiliki peran cukup krusial.
Dokumen ini adalah sebuah dokumen singkat yang mendefinisikan ruang lingkup yang akan dicapai dari proyek yang dikerjakan. Project charter sendiri juga biasa disebut sebagai project definition maupun project statement.
Untuk memberikan pemahaman lebih mendalam kepada Anda, berikut ini penjelasan lengkapnya dari RedERP!
Apa Itu Project Charter
Project charter adalah dokumen bersifat formal yang berisikan wewenang kepada manajer proyek untuk memulai sebuah proyek.
Di dalamnya terdapat informasi krusial, seperti gambaran proyek, kebutuhan, risiko, tujuan, batas waktu, asumsi, biaya, sampai dengan kesempatan yang bisa dikembangkan.
Melalui dokumen ini, perusahaan bisa memastikan bahwa setiap unsur yang terlibat memiliki dan sesuai dengan pemahaman atau kebutuhan ruang lingkup proyek mulai dari tujuan hingga ukuran keberhasilannya.
Dokumen project charter bersifat high level, maka harus ditandatangani oleh pihak sponsor atau individu berwenang yang mempunyai akses terhadap pendanaan proyek misalnya CEO, tim manajemen senior, dan lain-lain.
Adapun elemen-elemen yang terdapat dalam dokumen project charter antara lain nama proyek resmi, sponsor untuk proyek serta kontak informasi, manajer proyek serta kontak informasi, goal atau tujuan proyek, penjelasan asal-muasal proyek, hasil akhir dari fase-fase dalam proyek, strategi pelaksanaan proyek, penghitungan waktu kasar. Hingga sarana dan prasarana serta sumber daya proyek meliputi biaya (kasar), staff, vendor, stakeholders.
Melalui dokumen project statement ini, perusahaan bisa mendapatkan sejumlah manfaat yakni pengetahuan terkait nilai sebuah proyek, mampu menghemat waktu, mengklarifikasi anggaran, meningkatkan semangat tim, memberikan pedoman pengerjaan proyek yang jelas, dan dapat mengambil peran sebagai dokumen pemasaran.
Fungsi Project Charter
Project charter dalam bisnis menjalankan sejumlah fungsi di antaranya:
- Mendefinisikan proyek awal secara jelas.
- Membantu mengenali berbagai atribut dalam suatu proyek.
- Mengidentifikasi autoritas sebuah proyek, mulai dari sponsor, manajer, hingga anggota utama tim kerja).
- Menghubungi peran kerja orang-orang utama yang terlibat beserta kontak informasinya.
- Dapat menjadi pondasi yang menopang jalannya proyek (sebagai batasan awal dari visi dan misi proyek).
- Mampu menumbuhkan rasa tanggung jawab atau sense of responsibility (untuk pihak manajer).
- Mampu menumbuhkan sikap kerja sama atau sense of teamwork (untuk tim kerja proyek).
- Mampu menumbuhkan sifat kepemilikan atau sense of ownership (untuk pihak sponsor).
Tahapan Project Charter
Tahapan dalam project statement sendiri terdiri dari 10, yaitu sebagai berikut:
1. Business Document atau Dokumen Bisnis
Dokumen ini berisikan tujuan besar dari proyek dan bagaimana proyek akan berkontribusi dalam mencapai tujuan bisnis. Di dalam dokumen bisnis terdapat beberapa informasi seperti:
- Business sase
- Market demand
- Organization needs
- Customers request
- Technological advance
- Legal requirement
- Ecological impacts
- Social needs
2. Agreement atau Perjanjian
Ini adalah bukti pengesahan dari dibukanya proyek, perjanjian yang dibuat haruslah resmi. Biasanya, perjanjian ini dibuat ketika proyek akan melibatkan pihak eksternal.
3. Enterprise Environmental Factors atau Faktor Lingkungan Perusahaan
Faktor lingkungan perusahaan dapat memengaruhi pembuatan project charter, beberapa faktor tersebut antara lain:
- Regulasi hukum
- Kondisi pasar
- Budaya perusahaan
- Iklim politik
- Tata kelola perusahaan
- Ekspektasi pemangku kepentingan
- Ambang batas risiko
4. Aset Proses Organisasi/ Organizational Process Assets
Ini mencakup penginputan aset-aset yang mampu memengaruhi proses pembuatan dokumen project charter, di antaranya adalah:
- Penerapan kebijakan
- Kualitas proses
- Standarisasi prosedur organisasi terkait
- Kerangka kerja
- Program
- Tata kelola proyek
- Metode pemantauan serta pelaporan
- Template piagam proyek
- Penyimpanan dokumen proyek
- Kebijakan proyek sebelumnya
5. Experts Judgment atau Penilaian Ahli
Tahapan ini ditujukan untuk menemukan pola atau strategi yang tepat untuk proyek perusahaan, berdasarkan penghimpunan data yang telah dilakukan pada proses sebelumnya. Tahapan ini mengacu pada penyusunan sejumlah hal yaitu
- Strategi organisasi
- Manajemen manfaat
- Pemahaman teknis teknis industri dan bidang proyek (project scope)
- Estimasi anggaran dan waktu
- Identifikasi risiko, dan lain-lain
6. Data Gathering atau Pengumpulan Data
Beberapa teknik pengumpulan data lainnya yang dapat dilakukan dalam proses pembuatan dokumen project charter di antara
- Brainstorming
- Focus group discussion
- Interviews
7. Interpersonal and Team Skills atau Keterampilan Interpersonal dan Tim
Tahapan yang meliputi keterlibatan keterampilan interpersonal dan tim yang dibutuhkan agar dapat menyusun dokumen project charter secara baik, yaitu:
- Conflict management
- Facilitation
- Meeting Management
8. Meetings atau Rapat
Dalam tahapan ini, kegiatan pertemuan akan diadakan dengan mengundang para stakeholder utama. Guna mempermudah proses identifikasi tujuan, penilaian kriteria keberhasilan, penentuan requirement atau persyaratan, penentuan titik-titik tahapan atau milestone, dan perincian informasi penting lainnya.
Dengan mengidentifikasi sejumlah unsur di atas, dokumen project charter yang dibuat nantinya tidak akan menimbulkan ambiguitas atau kebingungan bagi project manager dan seluruh tim, yang terlibat ketika mulai menjalankan tahapan pengeksekusian proyek.
9. Output Terakhir atau Project Charter
Pada tahapan ini, dokumen project statement berhasil terbentuk, di mana mencantumkan sejumlah informasi dasar dan penting ketika mulai membangun sebuah proyek mulai dari:
- Tujuan pembangunan proyek
- Parameter keberhasilan proyek
- Persyaratan tingkat tinggi (high-level requirement)
- Deskripsi, batasan, dan hasil utama proyek
- Risiko proyek secara keseluruhan
- Jadwal pencapaian (milestone schedule)
- Jumlah anggaran yang telah ditetapkan
- Daftar pemangku kepentingan
- Persyaratan persetujuan proyek (project approval requirement)
- Daftar project manager yang bertanggung jawab, tingkat otoritasnya, dan lain sebagainya.
10. Assumption Log atau Log Asumsi
Tahapan terakhir adalah penyusunan assumption log atau log asumsi. Assumption log sendiri merupakan pembaharuan dokumen projek yang menjadi bagian dari output qualitative risk analysis.
Assumption log bisa digunakan untuk merekam setiap asumsi maupun kendala yang ada di sepanjang siklus hidup sebuah proyek. Di mana log asumsi juga merupakan bagian dari manajemen proyek, yang berguna bagi pengelola proyek di kemudian hari.
Baca Juga: Bagaimana Project Scope Management Bisa Tingkatkan Performa Tim
Tips Membuat Dokumen Project Charter
Adapun tips membuat dokumen project charter di antaranya adalah sebagai berikut.
1. Mendengarkan Masukan Dari Anggota Tim
Proyek adalah pekerjaan yang melibatkan kerja sama tim yang solid dan kolaboratif. Maka dari itu, sangat penting bagi Anda untuk melibatkan setiap anggota tim dalam pembuatan dokumen project charter.
Ini bertujuan agar perumusan tujuan, tonggak pencapaian, dan letak potensi ancaman risiko yang akan dihadapi proyek Anda bisa diketahui dan dipecahkan dengan sangat baik.
2. Penulisan Dokumen Ringkas dan Jelas
Seperti yang telah disebutkan, project charter merupakan dokumen yang bersifat pendek. Oleh karena itu penulisan yang dilakukan juga harus ringkas dan jelas.
Artinya, Anda harus mampu mencantumkan setiap komponen atau unsur informasi yang dibutuhkan dalam dokumen secara singkat, padat, dan komprehensif. Anda bisa menggunakan pendekatan penjelasan berupa gambar, grafik, hingga poin-poin besar.
3. Membuat Template Sesuai Kebutuhan
Jika kedua tahapan di atas sudah dilakukan dengan baik, maka langkah selanjutnya adalah membuat template untuk mencantumkan setiap informasi yang ada.
Guna memudahkan proses pemahaman terhadap dokumen project charter untuk memudahkan manajer dalam mempersiapkan pengerjaan proyek berikutnya.
Contoh Project Charter
Berikut adalah dua contoh template dari dokumen project charter.
Mudahkan Penyusunan Proyek dengan Project Management RedERP
Selain membutuhkan tenaga kerja hingga anggaran dana memadai, penyusunan proyek yang maksimal juga perlu dukungan pengimplementasian komponen penunjang seperti software project management. Guna memudahkan proses hingga memaksimalkan output pengerjaan sebuah proyek.
Sebagai rekomendasi teratas dan terpercaya sejauh ini, Anda dapat memanfaatkan kehadiran Software Project Management unggulan dari RedERP untuk menjaga performa pengerjaan proyek Anda secara berkelanjutan. Hal ini karena Software Project Management RedERP sudah berbasis pada sistem dan fitur-fitur canggih.
Di mana mampu mengoptimalkan setiap aspek dalam pelaksanaan sebuah proyek bisnis, mencakup perencanaan, penganggaran, estimasi, pendapatan, penjadwalan kerja, hingga peningkatan kualitas komunikasi antar divisi atau karyawan dalam prosesnya.
Atas kemampuan canggihnya tersebut, software project management RedERP pastinya siap membantu Anda dalam menjalankan serangkaian proyek penting bisnis perusahaan. Lebih lanjut, adapun sistem dan fitur yang ditawarkan oleh software project management di antaranya Project Cost and Revenue Feature, Project Change Management Feature, Project Operations Feature, Project Issue Feature, hingga Integration System.
Software project management RedERP adalah solusi masa kini bagi perusahaan cerdas, yang ingin mencapai performa manajemen proyek seoptimal mungkin secara konsisten.
Software project management RedERP bisa Anda dapatkan dengan menghubungi kontak layanan call center yang tertera pada laman utama website kami.
Ajukan sekarang juga pengajuan penggunaan software project management RedERP, untuk dapat merasakan beragam keuntungan menjanjikannya mulai hari ini!
