Apakah Anda pernah mendengar istilah Sales Taking Order? Ya, istilah satu ini merupakan istilah yang sering digunakan dan ditemukan pada dunia marketing dan distributor.
Walaupun istilah ini sering disebut dalam marketing maupun distributor, masih banyak pekerja atau karyawan paham apa itu sales TO dan sistem kerjanya. Padahal, sales TO punya peran sangat penting dan vital pada dunia distributor.
Lingkup pekerjaan dari seorang sales TO amat sangat berkaitan langsung dengan produk atau barang yang dimiliki oleh perusahaan. Sales TO merupakan salah satu penghubung antara perusahaan dengan konsumennya.
Maka dari itu, pada pembahasan kali ini, RedERP akan menjelaskan bagaimana sistem kerja dari Sales Taking Order, mulai dari pengertiannya, hingga tugas dan tanggung jawabnya. Berikut pembahasan lengkapnya
Apa Itu Sales Taking Order?
Mungkin pertanyaan pertama yang muncul di benak Anda, yaitu apa sebenarnya Sales Taking Order itu?
Secara harfiah, Sales TO memiliki makna mengambil atau menerima pesanan. Apabila dijabarkan lebih dalam lagi, Sales Taking Order adalah orang yang bertugas untuk mencatatkan pesanan secara terperinci, dan wajib melaporkan pesanan tersebut dan menyerahkan daftarnya kepada perusahaan.
Nantinya, produk yang dipesan oleh konsumen atau pelanggan, akan diantarkan secara langsung oleh Sales Kanvas, Sales Motoris, maupun Sales TO itu sendiri.
Meskipun Sales TO tidak bertugas untuk mengenalkan produk. Namun, objektif utama seorang Sales TO adalah menjual produk sebanyak-banyaknya.
Baca juga: Mengenal Apa Itu Sales Order dan Bedanya dengan Purchase Order
Tanggung Jawab dan Tugas Sales Taking Order
Lalu, apa saja yang menjadi lingkup tugas dan tanggung jawab dari seorang Sales Taking Order?
Pada dasarnya, tugas utama seorang Sales Taking Order yaitu meningkatkan target penjualan sebanyak-banyaknya secara signifikan. Uniknya, seorang Sales TO tidak perlu membawa barang untuk dijual kepada konsumen, melainkan hanya bertugas untuk menerimanya saja.
Kemudian, pesanan yang diterima tersebut akan dilaporkan kepada perusahaan dan dikirimkan sesuai dengan kesepakatan yang berlaku antara kedua belah pihak.
Gampangnya, tugas Sales Taking Order yaitu mengumpulkan pesanan sebanyak-banyaknya, pesanan tersebut dapat berasal dari list customer yang ia miliki ataupun berasal dari perusahaan.
Selain bertugas untuk meningkatkan penjualan. Sales TO juga memiliki tanggung jawab terhadap perusahaan, yaitu:
1. Menyelesaikan Tagihan
Tanggung jawab seorang Sales TO yang pertama yaitu menyelesaikan tagihan kepada konsumen atau pelanggan perusahaan.
Mayoritas konsumen yang berhubungan dengan Sales TO adalah perusahaan menengah ke atas. Oleh karena itu, umumnya pembayaran akan dilakukan secara kredit.
Perlu diketahui, bahwa sistem kredit dalam transaksi ini tidak memiliki jaminan. Maka dari itu, seorang Sales TO harus menyeleksi pelanggan mana yang bisa diberikan kredit dan mana yang tidak.
2. Menjaga Hubungan Baik dengan Pelanggan
Pelanggan merupakan salah satu aspek penting di dalam sebuah bisnis. Perusahaan akan jauh lebih untung dengan memiliki banyak pelanggan.
Salah satu tanggung jawab dari seorang Sales TO yaitu menjaga komunikasi dan hubungan baik pelanggan dengan perusahaan. Hal ini tentunya termasuk mengurus perihal komplain yang dilayangkan oleh pelanggan kepada perusahaan.
Seorang Sales TO harus mampu memenuhi keinginan pelanggan dan juga perusahaan di waktu yang bersamaan.
3. Memantau Kondisi Barang/Produk
Tanggung jawab lainnya yaitu melakukan monitoring terhadap barang-barang yang rusak atau expired.
Tujuannya, agar barang-barang tersebut digantikan dengan barang yang baru yang memiliki kondisi baik. Selain itu, seorang Sales TO juga harus mampu menganalisis barang mana saja yang cocok untuk ditawarkan kepada toko atau konsumen tertentu.
Hal ini dilakukan, guna mencegah barang kembali ke perusahaan dengan kondisi expired atau habis masa pemakaiannya.
Baca juga: Bahas Tuntas Tentang Data Penjualan Dalam Bisnis
Perbedaan Sales Taking Order dengan Sales Kanvas
Kedua istilah sales ini memiliki beberapa perbedaan. Berikut beberapa diantaranya:
Sales Taking Order (Pemesanan Penjualan):
- Sales taking order terjadi ketika seorang sales berinteraksi dengan pelanggan yang sudah siap untuk membeli produk atau layanan tertentu
- Fokus utama sales ini adalah menerima dan mencatat pesanan pembelian dari pelanggan
- Proses ini cenderung lebih singkat dan langsung menuju pemrosesan pesanan yang ada
- Berperan sebagai fasilitator dalam memudahkan pelanggan dalam melakukan pembelian yang telah mereka tentukan sebelumnya
Sales Kanvas (Pencarian Prospek):
- Sales kanvas melibatkan pencarian proaktif oleh sales terhadap calon pelanggan baru
- Membangun hubungan awal dengan calon pelanggan dan memperkenalkan produk atau layanan kepada mereka
- Berfokus pada mempresentasikan nilai dan manfaat produk/layanan kepada calon pelanggan
- Proses ini melibatkan komunikasi lebih lanjut setelah pertemuan awal untuk mengembangkan penawaran yang sesuai dengan kebutuhan calon pelanggan
- Berperan sebagai pencipta hubungan awal yang membangun dasar untuk potensi pembelian di masa depan
Apakah Sales Take Order Wajib Memasarkan Produk?
Sejatinya, tugas seorang Sales Take Order sangat berbeda dengan tugas seorang sales biasa. Hal ini dikarenakan, tugas seorang Sales TO hanya mengunjungi toko-toko yang sudah bermitra atau menjadi pelanggan perusahaan.
Fokus utamanya yaitu berorientasi pada omzet penjualan, sehingga hampir tidak ada kewajiban yang mengharuskan seorang Sales Taking Order untuk melakukan pemasaran maupun sales promosi terhadap produk yang dijual perusahaan.
Baca Juga: CRM Salesman: Pengertian, Manfaat, dan Rekomendasi Software
Kesimpulan
Berdasarkan penjelasan-penjelasan di atas, maka dapat disimpulkan bahwa Sales Taking Order merupakan sebuah profesi penting yang ada di perusahaan, terutama bagi perusahaan yang bergerak di bidang distribusi.
Sebab, dengan adanya seorang Sales TO, perusahaan mampu mendongkrak dan meningkatkan penjualannya secara masif dan signifikan.
Untuk membantu memudahkan dan meningkatkan penjualan serta kinerja sales di perusahaan, Anda bisa memanfaatkan Software Customers Relationship Management dari RedERP. Melalui software ini, perusahaan dapat mengelola penjualan, pemasaran dan dukungan pelanggan menjadi lebih praktis.
Tak hanya itu saja, software CRM RedERP juga menawarkan sejumlah fitur yang berfungsi untuk:
- Menyederhanakan proses penjualan
- Membuat dan mengirim email promosi, penawaran, dan newsletter
- Mengelola sistem komisi sales
- Melakukan penilaian dan evaluasi terhadap kinerja tim sales
- Pembuatan laporan dan analisis penjualan.
Dengan begitu, seluruh informasi lengkap tentang prospek dan pelanggan dapat disimpan secara terpadu di dalam satu sistem, yang nantinya dapat memudahkan perusahaan dalam melacaknya.
Itulah pembahasan mengenai Sales Taking Order. Semoga artikel ini dapat bermanfaat untuk sekedar menambah wawasan, maupun sebagai sumber pembelajaran dalam berbisnis.
