Table of Contents
Table of Contents

Kenali Jenis Surat Penawaran Harga dan Contohnya

surat penawaran harga

Apakah Anda pernah mendengar tentang surat penawaran harga? Apa Anda tahu fungsi dari surat tersebut?

Sejatinya, surat penawaran harga dibutuhkan oleh para produsen, supplier, dan juga pada bisnis. Surat ini dapat memudahkan proses penawaran barang atau jasa yang dimiliki oleh perusahaan kepada konsumen atau calon pelanggan.

Sebab, surat penawaran harga berisikan informasi-informasi penting terkait barang dan jasa yang dimiliki oleh perusahaan. Berdasarkan informasi tersebut, nantinya konsumen akan dapat mengetahui dan memilih produk atau jasa mana yang sesuai dengan kebutuhannya.

Pada pembahasan kali ini, RedERP akan menjelaskan kepada Anda semua, mengenai jenis-jenis surat penawaran harga dan juga contoh umum yang sering digunakan oleh perusahaan. Mari kita cari tahu bersama-sama di sini!

 

Apa Itu Surat Penawaran Harga?

Surat penawaran harga dalam sebuah dokumen yang dapat diubah, yang berisikan harga list barang yang dijual atau layanan yang ditawarkan oleh suatu bisnis, termasuk perincian harga, diskon, ketersediaan produk, dan informasi-informasi terkait lainnya.

Dokumen atau surat ini biasanya akan diedit dan dikirimkan kepada klien potensial yang sesuai dengan permintaan atas barang atau jasa tertentu yang dijual oleh perusahaan.

 

Baca Juga: Apa yang Dimaksud Purchase Order?

 

Jenis-jenis Surat Permintaan Penawaran Harga

Surat permintaan penawaran harga sendiri terbagi ke dalam beberapa jenis. Untuk memudahkan Anda dalam memahaminya, berikut jenis-jenis surat permintaan penawaran harga yang sudah kamu rangkum, yaitu:

 

1. Pemesanan Pembelian Produk

Jenis surat yang pertama ini diperlukan pada saat melakukan aktivitas jual beli suatu produk. Surat pemesanan pembelian berisikan informasi-informasi mengenai layanan produk yang dibeli oleh konsumen atau pelanggan.

Surat tersebut nantinya akan disepakati oleh kedua belah pihak, apabila konsumen menyetujui produk, jenis, dan harga yang ditawarkan oleh penjual atau perusahaan.

 

2. Penawaran Penjualan

Jenis yang selanjutnya yaitu surat penawaran penjualan. Umumnya, surat satu ini berisikan informasi seputar rincian biaya yang harus dibayarkan oleh konsumen terhadap barang-barang yang ia beli.

Selain itu, surat satu ini juga dibuat untuk menyediakan informasi seputar barang-barang yang dibeli oleh konsumen atau pelanggan.

 

3. Penawaran Acara

Jenis yang ketiga dinamakan dengan surat penawaran acara atau event. Surat ini biasanya dibuat oleh perusahaan yang bergerak pada bidang event organizer atau EO.

Surat ini dibuat dan ditujukan kepada konsumen perusahaan, dengan tujuan untuk menginformasikan harga yang harus dibayarkan konsumen terkait acara atau event yang akan dilangsungkan tersebut

Contohnya harga makanan, transportasi, tempat, dan hal-hal terkait lainnya.

 

4. Penawaran Perjalanan

Jenis yang terakhir yaitu surat penawaran perjalanan. Jenis yang terakhir ini biasanya digunakan pada perusahaan yang bergerak di bidang layanan jasa perjalanan bisnis.

Informasi yang ada pada surat penawaran perjalanan ini, meliputi asuransi, visa, biaya perjalanan, dan biaya terkait lainnya.

Meski begitu, konsumen bisa dengan bebas memilih layanan mana yang mereka butuhkan. Perlu diingat, semakin banyak layanan yang dibutuhkan, maka akan semakin tinggi juga biaya yang dikeluarkan.

 

Baca Juga: Surat Niaga: Pengertian, Jenis, Cara Membuat dan Contohnya

 

Komponen dalam Surat Penawaran Harga

Adapun surat penawaran harga itu sendiri terdiri dari beberapa komponen utama. Berikut komponen-komponen penting yang harus ada di dalam sebuah surat penawaran harga:

 

Waktu atau Tanggal Penawaran

Waktu penawaran merujuk pada tanggal pengiriman penawaran. Pastikan perusahaan memperhatikan waktu yang dibutuhkan pada saat proses pengiriman berlangsung.

Hal ini bertujuan, agar produk yang dikirimkan bisa sampai ke tangan konsumen dengan tepat waktu. Jika tidak, hal ini dapat mengurangi rasa percaya konsumen terhadap perusahaan.

 

Masa Berlaku

Komponen satu ini berkaitan dengan waktu berlakunya masa dalam memproduksi suatu barang. Jika kedua belah pihak, yaitu perusahaan dan konsumen sepakat waktu produksi selama 3 bulan, maka kesepakatan tersebut harus dapat dipenuhi.

Jika perusahaan tidak mampu memenuhinya, maka bukan tidak mungkin, konsumen tidak akan membeli produk dari perusahaan lagi.

 

Nomor Penawaran

Komponen yang ketiga yaitu nomor penawaran. Fungsi dari nomor penawaran itu sendiri adalah sebagai identitas dari setiap transaksi yang ada. 

Biasanya, setiap transaksi memiliki kesepakatan waktu yang berbeda-beda. Nomor penawaran di sini berfungsi untuk memudahkan perusahaan dalam memenuhi produk berdasarkan prioritas waktu yang ada.

 

Identitas Pembeli

Fungsi dari identitas pembeli sendiri hampir mirip dengan nomor penawaran. Yaitu berfungsi untuk membedakan antara pembeli yang satu dengan yang lainnya.

Masing-masing dari pelanggan memiliki identitas yang berbeda-beda, biasanya berupa nomor unik. Dengan adanya nomor ini, perusahaan dapat dengan mudah mengidentifikasi pelanggan dan produk yang mereka inginkan.

 

Alamat Pembeli

Alamat pembeli harus dicantumkan di dalam surat penawaran harga. Hal ini akan memudahkan perusahaan dalam mengirimkan produk atau barang yang dipesan ke rumah atau alamat pembeli.

 

Deskripsi Barang

Pastikan deskripsi barang yang diinginkan oleh pelanggan tercantum di dalam surat penawaran harga. Tujuannya yaitu agar pembeli atau pelanggan mengetahui kelebihan dan juga kekurangan dari produk yang hendak dibelinya.

 

Syarat dan Ketentuan yang Berlaku

Komponen satu ini cukup penting, sebab pada bagian ini, kedua belah pihak harus sepakat dan mengikuti persyaratan dan ketentuan yang ada, agar transaksi yang terjadi dapat berjalan sesuai keinginan.

 

Pihak yang Dapat Dihubungi

Komponen yang terakhir yaitu kontak atau pihak yang dapat dihubungi oleh konsumen. Hal ini diperlukan, terutama jika konsumen membutuhkan informasi lebih lanjut terkait barang atau produk yang hendak mereka beli.

 

Cara Membuat Surat Penawaran Harga

Pembuatan surat ini terbilang tidak sulit, bahkan cenderung mudah untuk dilakukan. Berikut cara membuat surat penawaran harga yang baik dan benar:

 

  • Kop surat: berisikan identitas perusahaan, lembaga, ataupun kelompok, sama seperti kop surat pada umumnya.
  • Kepala surat: berisikan keterangan, seperti tanggal pembuatan, nomor surat, lampiran, perihal, dan sejenisnya.
  • Pembuka surat: berisikan alasan yang melatarbelakangi pembuatan surat tersebut, serta tujuan yang diinginkan.
  • Isi surat: berisikan penjelasan dan informasi detail terkait barang atau jasa yang diinginkan, mulai dari model, ukuran, jumlah, harga, metode pembayaran, dan hal-hal terkait lainnya.
  • Penutup surat: berisikan harapan atau himbauan kepada pihak yang dituju, agar mau untuk menjalin kerjasama.

Contoh Surat Penawaran Harga

Berikut contoh-contoh umum dari surat penawaran harga yang digunakan oleh perusahaan, di antaranya:

 

Contoh Surat Penawaran Harga 1

Contoh Surat Penawaran Harga
Surat Penawaran Harga Sumber: saintif.com

 

Contoh Surat Penawaran Harga 2

Contoh Surat Penawaran Harga
Contoh Surat Penawaran Harga. sumber: mypurohith.com

 

Itulah pembahasan mengenai surat penawaran harga, mulai dari pengertian, jenis, dan juga contohnya. Keberadaan surat penawaran harga akan membantu proses produksi bisnis.

Selain dengan menggunakan surat, perusahaan juga perlu menggunakan teknologi untuk memudahkan proses penawaran, permintaan, hingga pembelian perusahaan. Salah satu yang menawarkan kemudahan itu adalah aplikasi Purchase Order RedERP.

Dengan aplikasi ini, perusahaan dapat dengan mudah membandingkan setiap supplier dan menegosiasikan kesepakatan. Perusahaan juga dapat melakukan efisiensi biaya dan menghemat waktu dalam proses operasional dengan maksimal termasuk penerimaan invoice, tanda terima, penawaran, pembayaran dan pengembalian barang.

Tags:
Share:
Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
×

Hello!

Konsultasikan Kebutuhan ERP Disini atau Telp kami di +62812 111 42575

× Hubungi Kami