Dalam dunia bisnis, terdapat berbagai istilah dan konsep yang digunakan untuk mengatur proses pengadaan barang dan jasa. Salah satu istilah yang penting dan umum digunakan dalam manajemen rantai pasokan adalah blanket order atau BO.
Konsep ini memiliki peran penting dalam efisiensi dan efektivitas operasional perusahaan, terutama dalam hal pengadaan berulang.
Pada artikel RedERP kali ini akan membahas secara lengkap tentang pengertian, cara kerja, hingga pentingnya blanket order bagi perusahaan. Yuk, disimak hingga akhir!
Apa Itu Blanket Order
Blanket order adalah pendekatan berkelanjutan dalam pengadaan barang atau jasa dari vendor yang sama selama periode waktu yang panjang, biasanya mencakup jangka waktu setahun.
Model berkelanjutan ini berlaku hingga jumlah pembelian yang telah disetujui tercapai. Tujuan utama dari pendekatan ini adalah untuk mencegah perusahaan kekurangan stok akibat penggunaan yang terus-menerus dari barang atau jasa tertentu.
Keselarasan antara skema pengadaan ini dan kapasitas pemasok yang terpilih menjadi faktor kunci dalam pelaksanaannya.
Proses pengadaan yang panjang mengharuskan perusahaan merancang rencana yang komprehensif. Ini melibatkan strategi mengatasi berbagai masalah dalam pengadaan, seperti kelangkaan persediaan berkualitas, waktu yang terbuang mencari pemasok, serta prosedur administratif yang memakan waktu.
Dalam beberapa situasi, perusahaan juga berupaya mengurangi biaya penyimpanan yang berlebihan. Semua hambatan dalam pengadaan ini dapat diatasi dengan mengimplementasikan skema pengadaan yang tepat.
Salah satu pendekatan yang diambil oleh perusahaan dengan karakteristik tertentu adalah Blanket order atau BO. Metode ini dapat membantu menjalankan proses pengadaan secara efisien dan efektif.
Baca Juga: Apa Itu Perbedaan Procurement and Sourcing
Cara Kerja Blanket Order
Perusahaan yang telah memiliki pengetahuan tentang estimasi kuantitas produk yang dibutuhkan dalam jangka waktu yang panjang akan mencari dan menetapkan pemasok yang memiliki kapasitas untuk memenuhinya.
Berdasarkan pertimbangan harga barang dan kompatibilitas dengan kemampuan pemasok, perusahaan akan menjalin kerja sama melalui kontrak yang termasuk dokumen BO.
Dalam dokumen ini, akan dijelaskan berbagai peraturan, terutama terkait jumlah produk yang harus dipesan. Sebagai contoh, perusahaan diwajibkan untuk membeli minimal 90% dari estimasi kuantitas barang dari pemasok selama periode kontrak berlangsung, yang mungkin berkisar satu atau dua tahun.
Jika pada suatu waktu pemasok mengalami keterlambatan dalam pengiriman pesanan, dokumen blanket order akan mengatur prosedur penagihan yang berlaku.
Selain itu, jika ternyata perusahaan belum mencapai angka pembelian sebesar 90% dari estimasi awal, kontrak dapat diperpanjang melalui kesepakatan antara kedua belah pihak. Prinsip ini juga berlaku dalam situasi di mana perusahaan memerlukan jasa atau layanan khusus.
Pentingnya Blanket Order Bagi Perusahaan
Penerapan pendekatan BO penting untuk dilakukan. Tentunya karena metode ini bermanfaat untuk menguntungkan perusahaan. Adapun keuntungan yang akan didapatkan oleh perusahaan sebagai berikut:
1. Proses Pemesanan yang Lebih Cepat
Ketika kesepakatan pengadaan telah dibuat pada tahap awal, perusahaan dapat mengakselerasi proses pemesanan secara signifikan. Selain itu, tim pengadaan tidak perlu mencari vendor baru setiap kali melakukan pembelian yang terkait dengan operasional bisnis.
Perusahaan juga tidak harus mengulang penjelasan mengenai situasi perusahaan setiap kali, karena penyedia jasa sudah memiliki pemahaman sejak pelayanan pertama kali diberikan.
2. Dokumentasi Administratif yang Lebih Sederhana
Selain tim pengadaan, tim keuangan dan akuntansi juga akan lebih mudah dalam mengelola data transaksi yang terkait dengan pengadaan. Ini berarti waktu dan upaya dapat dialihkan ke tugas-tugas lain seperti pengembangan sistem dan sejenisnya.
3. Mengurangi Ancaman Kenaikan Harga
Dalam situasi tertentu, pemasok atau vendor dapat meningkatkan harga barang dengan tiba-tiba. Melalui penggunaan BO, perusahaan memiliki kemampuan untuk mengendalikan harga barang selama masa kontrak pembelian. Dampaknya, ini juga akan memengaruhi pengaturan harga jual.
4. Keberlangsungan Kualitas Barang yang Konsisten
Dengan menjalin hubungan resmi dan sah dengan vendor terpercaya, perusahaan dapat memastikan kestabilan kualitas barang, termasuk ketersediaan bahan baku yang konsisten.
Ini terjadi karena vendor mampu mengirimkan barang dengan spesifikasi yang konsisten pula. Konsekuensinya, kualitas produk yang disiapkan untuk dijual dapat dijamin.
5. Produktivitas Perusahaan dan Pertumbuhan Bisnis
Manfaat jangka panjang yang dapat diperoleh adalah peningkatan produktivitas perusahaan. Proses rutin pengadaan barang/jasa menjadi lebih efisien, sehingga perusahaan memiliki lebih banyak waktu untuk merencanakan langkah-langkah pengembangan bisnis.
Blanket order bukan hanya metode semata, tetapi juga menjadi salah satu bentuk nyata dari inisiatif pengembangan bisnis. Tidak menutup kemungkinan bahwa semua divisi bisnis dalam perusahaan akan mengadopsi skema pengadaan dengan dokumen BO.
Software Procurement RedERP Bantu Proses Blanket Order Perusahaan Lebih Mudah
Blanket order, mengacu pada kesepakatan pembelian jangka panjang antara pemasok dan perusahaan untuk memenuhi kebutuhan berkala selama periode waktu tertentu.
Penerapan metode ini tentu saja dapat lebih optimal bila ditunjang dengan teknologi yang mumpuni seperti Software Procurement RedERP. Dengan menggunakan Software Procurement RedERP, perusahaan dapat mengotomatisasi dan menyederhanakan berbagai tahap dalam proses pengadaan.
Salah satu manfaat utamanya adalah efisiensi dalam pelacakan dan pengelolaan persyaratan pembelian berulang.
Sistem ini memungkinkan perusahaan untuk dengan mudah mengidentifikasi item-item yang diperlukan secara berkala dan menghasilkan pesanan secara otomatis berdasarkan parameter yang telah ditentukan sebelumnya.
Selain itu, dengan sistem yang terintegrasi, software ini juga memberikan kemampuan untuk memonitor inventaris dan stok barang yang terkait dengan pesanan. Ini membantu perusahaan dalam menjaga persediaan optimal tanpa kelebihan atau kekurangan yang merugikan.
Seluruh proses pembelian, mulai dari pembuatan pemesanan hingga penerimaan barang, dapat dilacak dan direkam dengan transparan dalam perangkat lunak ini. Ini berkontribusi pada audit trail yang kuat dan membantu dalam mengatasi potensi masalah atau pertanyaan yang mungkin muncul di masa depan.
Dengan demikian, Software Procurement RedERP membantu perusahaan dalam mengoptimalkan proses pengadaan, mengurangi beban administratif, meningkatkan efisiensi, dan memastikan kelancaran operasi rantai pasokan secara keseluruhan.
Ayo, segera hubungi call center kami yang ada pada laman website, ya! Dapatkan promo menarik dan gratis selama 3 bulan kedepan.
