Dalam dunia bisnis, vendor memiliki peran yang sangat krusial. Mereka menjadi mitra yang bertugas untuk menyediakan maupun menjual suatu produk atau bahan tertentu kepada konsumennya.
Fokus utama vendor adalah memberikan dukungan untuk meningkatkan kinerja perusahaan agar dapat memenuhi kebutuhan dan permintaan pasar secara luas.
Untuk mengetahui lebih lengkap seputar vendor, simak artikel RedERP ini hingga selesai ya. Kami akan menjelaskan definisi, fungsi, cara kerja, hingga jenisnya.
Apa Itu Vendor?
Vendor adalah pihak yang memiliki peran dalam menyediakan bahan baku atau bahan mentah untuk memenuhi kebutuhan bisnis perusahaan lain.
Bahan mentah yang disediakan oleh vendor akan digunakan dalam kegiatan produksi.
Beberapa orang mungkin menganggap arti vendor dengan istilah supplier ataupun distributor.
Bagi kebanyakan orang, istilah tersebut lebih mudah dipahami, bukan?
Oleh karena itu, selain menyediakan bahan baku atau bahan mentah, suatu vendor atau distributor juga dapat memasok barang dan produk setengah jadi.
Bahkan, beberapa vendor juga menyediakan layanan atau jasa yang dapat dipesan sesuai kebutuhan bisnis untuk kapan saja.
Baca Juga: Apa Itu Vendor Managed Inventory? Ini Penjelasannya!
Fungsi Vendor
Fungsi utama vendor adalah memastikan ketersediaan dan bisa memenuhi kebutuhan barang serta jasa untuk konsumennya.
Dalam konteks ini, produsen perusahaan tidak dapat memenuhi kebutuhan bahan baku mereka sendiri untuk proses produksi, sehingga mereka membutuhkan jasa vendor.
Vendor memiliki peran yang sangat krusial dalam menjaga kelancaran proses produksi. Oleh karena itu, penting untuk menjaga hubungan dengan vendor agar tidak berpengaruh pada keseimbangan bisnis Anda.
Baca Juga: Kenali Dengan Jelas Perbedaan Vendor & Supplier
Jenis-jenis Vendor
Jika dilihat dari cara kerjanya, vendor dapat dibedakan ke dalam dua kategori, yaitu:
1. Penyedia Barang
Vendor yang berfokus pada penyediaan barang adalah suatu pihak yang menyediakan dan menjual produk barang kepada perusahaan untuk mendukung kegiatan produksi perusahaan terkait.
Sebagai contoh, jika sebuah pabrik kain membutuhkan mesin untuk menghasilkan kain, mereka akan mencari vendor atau perusahaan yang dapat menyediakan mesin tersebut.
2. Penyedia Jasa
Vendor yang berfokus untuk menyediakan jasa adalah suatu pihak yang menyediakan keahlian dalam bentuk layanan kepada perusahaan lain yang membutuhkannya.
Sebagai contoh, jika sebuah perusahaan memerlukan jasa ekspedisi untuk mengirimkan produk hasil produksinya kepada mitra bisnis, mereka akan mencari vendor yang bergerak dalam bidang pengiriman barang atau ekspedisi.
Tugas dan Tanggung Jawab Vendor
Setiap vendor memiliki tugas dan tanggung jawab yang bervariasi, tergantung pada jenis dan peranannya. Berikut penjelasannya.
1. Penjualan Barang
Secara umum, tugas utama vendor adalah menjual barang kepada konsumen.
Namun, mereka juga bertanggung jawab untuk membantu memantau stok barang. Sebagai contoh, vendor dapat memberitahu pemilik bisnis saat stok barang hampir habis.
2. Penyediaan Perlengkapan
Vendor juga bertugas menyediakan berbagai komponen pendukung dan perlengkapan kepada perusahaan.
3. Evaluasi Permintaan Pasar
Sebagai bagian dari tanggung jawabnya, vendor perlu mengevaluasi permintaan pasar untuk dapat menentukan persediaan yang tepat.
Kemampuan akurat dalam menghitung biaya barang yang dibeli sangat penting bagi vendor.
4. Menjaga dan Memperlancar Operasional Bisnis
Vendor juga harus memiliki keterampilan negosiasi yang baik untuk dapat menegosiasikan harga dengan pembeli.
Mereka perlu membangun dan menjaga hubungan yang baik dengan pelanggan untuk memastikan kelancaran operasional bisnisnya.
Cara Kerja Vendor
Seorang vendor, yang juga dikenal sebagai distributor adalah suatu pihak bisnis yang menjual produk atau layanan kepada orang lain.
Vendor berfungsi sebagai organisasi penjualan bisnis-ke-bisnis (B2B) yang menyediakan komponen produk kepada bisnis lain untuk pembuatan produk akhir.
Mereka menawarkan tiga hal penting kepada calon mitra mereka, yaitu harga yang bersaing, produk berkualitas, dan efisiensi waktu.
Untuk memastikan kelancaran dan kepuasan dalam bisnis, komunikasi yang setara antara vendor dan pembeli sangat penting.
Calon mitra vendor cenderung sangat berhati-hati dalam memilih vendor mereka untuk memastikan hubungan pasokan yang efektif. Setelah penandatanganan resmi antara kedua belah pihak, vendor akan mulai bekerja.
Penandatanganan perjanjian ini menandai awal dari vendor memenuhi kebutuhan perusahaan yang menggunakan jasanya.
Adapun cara kerja vendor yang perlu Anda ketahui, yaitu:
- Perusahaan yang menggunakan jasa vendor akan menggunakan sistem Customer Relationship Management (CRM) berbasis komputer. CRM berfungsi sebagai tempat penyimpanan semua detail tentang vendor, katalog produk, dan daftar harga yang telah disepakati.
- CRM juga mengelola inventaris perusahaan yang terhubung dengan proses akuntansi.
- Ketika perusahaan mengajukan permintaan barang atau jasa, pengiriman dilakukan melalui internet atau jaringan yang telah ditetapkan.
- Vendor yang menerima permintaan tersebut akan memproses persediaan yang tersedia dan memenuhi permintaan perusahaan.
- Vendor akan mengirimkan barang yang diminta ke gudang perusahaan, dan staff gudang akan memeriksa kualitas serta kelengkapan barang yang diterima. Jika ada kekurangan, itu akan dicatat.
Tips Mendapatkan Vendor Terbaik
Keputusan penting bagi sebuah bisnis adalah memilih vendor yang tepat dan memastikan bahwa layanan yang diberikan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.
Dengan begitu, untuk mengatur hak dan kewajiban kedua belah pihak, Anda harus membuat kontrak yang jelas dengan vendor terkait.
Berkaitan dengan hal tersebut, terdapat berbagai tips dalam memilih vendor yang baik, di antaranya:
1. Identifikasi Kebutuhan
Sebelum mencari vendor, penting untuk menentukan secara rinci kebutuhan perusahaan, seperti jenis produk atau layanan yang dibutuhkan, jumlah yang diperlukan, waktu pengiriman, dan sebagainya.
Selain itu, perlu juga memperhatikan anggaran yang tersedia.
2. Buat List Calon Vendor
Setelah menetapkan kebutuhan perusahaan, langkah selanjutnya adalah membuat daftar calon vendor potensial.
Informasi tentang vendor dapat diperoleh melalui pencarian online, konsultasi dengan rekan atau kolega, atau menghadiri pameran vendor.
3. Tinjau Portofolio Vendor
Setelah mendapatkan daftar calon vendor, penting untuk melakukan penelitian terhadap portofolio mereka.
Tahap ini sangat krusial untuk mengetahui produk atau layanan yang ditawarkan, kualitasnya, serta melihat rekam jejak dari proyek-proyek sebelumnya yang telah diselesaikan.
4. Peroleh Referensi dan Testimoni
Minta referensi dan testimoni dari calon vendor untuk memverifikasi kualitas produk atau layanan yang mereka berikan.
5. Bandingkan Harga
Saat mencari vendor, penting untuk melakukan perbandingan harga dari beberapa pihak.
Hal ini akan membantu memastikan bahwa perusahaan mendapatkan harga terbaik yang sesuai dengan kualitas yang diharapkan.
6.Tinjau Kontrak
Jika telah memutuskan untuk bekerja sama dengan suatu vendor, pastikan untuk membaca dan memahami kontrak yang akan ditandatangani.
Hal ini mencakup ketentuan pembayaran, jaminan produk atau layanan, dan sebagainya.
7. Lakukan Evaluasi Secara Berkala
Setelah bekerja sama dengan vendor, penting untuk melakukan evaluasi secara berkala guna memastikan bahwa vendor tersebut memenuhi kebutuhan perusahaan dan memenuhi standar kualitas yang diharapkan.
Baca Juga: 6 Hal yang Perlu Diperhatikan Saat Memilih Vendor ERP
Software Procurement RedERP untuk Kelola Vendor dengan Baik
Memilih vendor yang tepat merupakan keputusan penting bagi sebuah bisnis.
Jika Anda merupakan pemilik bisnis, pertimbangkan untuk memperhatikan tips dalam memilih vendor yang tepat agar dapat menjaga kelancaran operasional dan kualitas produk atau layanan Anda.
Dalam proses pengelolaan vendor, memanfaatkan teknologi software procurement bisa membantu dalam mengelola hubungan Anda dengan vendor lebih baik dan mudah.
Software procurement bisa meningkatkan efisiensi dan transparansi dalam proses pengadaan barang, termasuk manajemen vendor lebih efisien. Salah satunya yaitu dengan Software Procurement RedERP.
Dengan memanfaatkan teknologi Software Procurement RedERP, perusahaan dapat mengurangi waktu dan upaya yang diperlukan untuk mencari, memilih, dan mengevaluasi vendor.
Anda bisa melakukan pesanan pembelian dengan mudah setelah mengirimkan penawaran ke supplier dengan adanya fitur Purchase Order.
Kemudian Fitur Request for Quotation (RFQ) bisa membantu Anda mengajukan quotation kepada vendor dalam keperluan produksi.
Selain itu, jika nantinya stok barang sudah habis, Anda bisa memanfaatkan fitur Automatic Procurement untuk melakukan request otomatis kepada vendor terkait.
RedERP juga bisa menyederhanakan sistem procurement menjadi lebih ringkas, termasuk penerimaan faktur, enquiry dan retur, hingga tanda terima.
Jadi, aktivitas pengadaan barang dari vendor akan lebih terkontrol jika Anda menggunakan software procurement yang memadai seperti halnya Software Procurement RedERP.
Tunggu apalagi? Ayo kunjungi website RedERP dan ajukan demonya sekarang juga!
