Buku Stok Barang: Pengertian, Stok, Tips Menyusunnya

Buku stok barang merupakan salah satu penunjang dalam operasi manajemen pergudangan perusahaan yang harus disusun seoptimal mungkin. 

Tanpa adanya buku stok barang, manajemen pergudangan bisnis perusahaan dapat berpotensi mengalami gangguan. Sehingga, baik kelancaran maupun kualitas manajemen pergudangan suatu perusahaan berpotensi mengalami penurunan. 

Berikut RedERP telah merangkum wawasan mengenai buku stok barang pada artikel kali ini. Mengingat pentingnya buku stok barang bagi bisnis Anda, maka simak dan pahami secara cermat penjelasan di bawah ini!

Apa Itu Buku Stok Barang 

Buku stok barang atau yang juga dikenal sebagai buku inventaris barang merupakan buku yang berfungsi untuk mencatat setiap data stok barang maupun item di gudang perusahaan. 

Buku stok barang pada praktiknya dapat berperan sebagai alat penunjang untuk menjaga kualitas dan keakuratan pengelolaan pergudangan perusahaan.

Salah satu tugas utama dari buku stok barang sendiri adalah merekam dan menghitung stok barang, baik yang masuk atau keluar dari gudang perusahaan.

Adapun kompleksitas setiap buku stok barang masing-masing perusahaan berbeda-beda. Perbedaan itu bergantung pada tingkatan bisnis, jenis bisnis, variasi item, hingga volume atau kuantitas produksi setiap perusahaan.

Baca Juga: Cara Membuat Buku Induk Inventaris dengan Benar

Komponen Buku Stok Barang 

Setidaknya terdapat 10 komponen yang ada pada sebuah buku stok barang. Berikut penjelasan mengenai kesepuluh komponen tersebut.

• Akun inventaris: Komponen ini berfungsi sebagai komponen pengenal inventaris dalam kontrol inventaris, guna melacak status barang tertentu yang ada pada daftar.
• Nama: Komponen yang berperan untuk mewakili setiap nama atau identitas setiap stok barang atau item. 
• Deskripsi: Komponen deskripsi mewakili detail informasi setiap item, mulai dari jenis dan spesifikasi lainnya.
• Harga satuan: Komponen yang menerangkan harga satuan produk atau item tertentu. Terkadang, komponen ini juga dapat mewakili harga satuan rata-rata dari item. 
• Kuantitas: Komponen ini berisikan jumlah total unit item tertentu pada daftar.
• Value: Komponen ini mencantumkan nilai item inventaris untuk seluruh stok item atau barang yang tersimpan di gudang perusahaan.
• Reorder level: Komponen yang berperan untuk menggambarkan tingkat ambang batas seluruh barang atau item baris pada daftar.
• Reorder Time: Komponen yang yang menggambarkan antara penempatan pesanan item inventaris tertentu dengan vendor, sekaligus juga berperan menerima barang yang sudah dipesan sebelumnya.
• Reorder Quality: Komponen ini menggambarkan jumlah pesanan pengisian yang harus dilakukan bersama pihak vendor atau supplier. 
• Discontinued: Komponen terakhir ini berfungsi untuk mengklasifikasikan, apakah barang tertentu tidak lagi dipertahankan sebagai inventaris atau masih dapat dipertahankan.

Manfaat Buku Stok Barang 

Dengan menggunakan buku stok barang, perusahaan Anda dapat memperoleh sejumlah manfaat di antaranya:

• Dapat berperan sebagai dokumen pelacak persediaan barang perusahaan.
• Membantu tim terkait dalam mengontrol persediaan barang gudang.
• Mempermudah proses pencatatan pergerakan barang.
• Sebagai alat perbandingan saat stock opname.
• Mampu menekan peluang terjadinya kecurangan yang dilakukan oleh pihak-pihak tidak bertanggung jawab.
• Kualitas perencanaan inventaris perusahaan menjadi lebih baik.
• Visibilitas dalam pelacakan inventaris perusahaan menjadi meningkat.
• Pasokan rantai bisnis perusahaan tetap terjaga.

Tips Menyusun Buku Stok Barang dengan Akurat 

Untuk dapat menyusun buku stok barang secara tepat dan akurat. Anda perlu menjalankan proses penyusunan atau manajemen stok yang akurat dan teratur.

Berikut uraian 4 tips mengenai cara menyusun buku stok barang dengan baik.

1. Menyimpan Cadangan Fisik

Audit inventaris perusahaan akan menjadi jauh lebih efisien apabila Anda menyimpan catatan fisik setiap inventaris dengan cadangan online.

Selain itu, menyimpan cadangan fisik asli bisa menjadi persyaratan hukum terlebih ketika Anda tengah melakukan penyusunan pajak.

Upaya ini juga merupakan langkah preventif apabila integritas cloud server perusahaan Anda mengalami gangguan. Adanya cadangan fisik diperlukan guna mencegah terjadinya kebocoran data di masa mendatang. 

2. Menjaga Konsistensi dalam Menerapkan Metode Akuntansi 

Secara umum, perusahaan Anda dapat menggunakan setidaknya 3 metode akuntansi dalam melacak dan mencatat inventaris yakni FIFO (masuk pertama – keluar pertama), LIFO (masuk terakhir – keluar pertama), dan rata-rata tertimbang inventaris (WAC).

Ketika Anda sudah memutuskan untuk menggunakan satu metode, maka Anda harus melakukannya secara konsisten.

Hal ini untuk mencegah terjadinya ketidakseragaman data akhir yang dihasilkan atau mungkin justru membingungkan para karyawan terkait yang bertugas.

3. Memanfaatkan Pemindai Inventaris atau Teknologi Sejenisnya

Terlepas dari efektivitas dan efisiensi pengelolaan dari internal perusahaan, Anda tetap memerlukan kehadiran alat penunjang seperti pemindai inventaris atau sejenisnya.

Alat penunjang digunakan untuk mengoptimalkan hasil akhir pengelolaan, pencatatan, hingga pelacakan inventaris di gudang perusahaan.

4. Mengimplementasikan Software Penunjang 

Tips terakhir adalah mengimplementasikan software penunjang seperti ERP (Enterprise Resource Planning). Pengimplementasian software ERP bertujuan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi, baik proses hingga output operasi manajemen pergudangan bisnis perusahaan Anda. 

Melalui pengimplementasian Software ERP, pengelolaan inventaris perusahaan Anda akan jauh lebih komprehensif, akurat, dan praktis.

Contoh Buku Stok Barang Harian Manual 

Berikut adalah 2 contoh buku stok barang harian manual berbentuk tabel informasi. 

Permudah Manajemen Stok dengan Software ERP RedERP 

Pengelolaan buku stok barang secara manual merupakan keputusan yang kurang tepat. Selain melelahkan, pengelolaan buku stok barang secara manual juga cenderung menghabiskan bea operasional yang lebih besar.

Oleh karena itu, perusahaan harus mencari cara efektif untuk dapat mengoptimalkan sekaligus menekan biaya operasi manajemen stok bisnisnya.

Sebagai rekomendasi, Anda dapat memanfaatkan software inventory unggulan dari RedERP untuk mencapai kedua target bisnis tersebut.

Software inventory RedERP merupakan perangkat lunak yang didesain sedemikian rupa untuk menunjang sekaligus mengoptimalkan operasi manajemen pergudangan perusahaan, termasuk pengelolaan stok barang atau item. 

Software inventory RedERP sendiri sudah dilengkapi oleh sistem terintegrasi dan terotomatisasi yang tergolong mumpuni. Ada 5 fitur utama pada software ini yang sudah terintegrasi, antara lain Shipping and Receipt, Inventory Movement, Warehouse and Locator Management, Physical Inventory Check/Stock Opname, dan Reporting and Analysis.

Kelima fitur tersebut mencakup optimalisasi serangkaian aktivitas operasi pergudangan perusahaan mulai dari pemantauan serta pengelolaan aktivitas barang, manajemen multi gudang sekaligus, pemaksimalan sistem penyimpanan stok, hingga otomatisasi laporan manajemen pergudangan untuk setiap periode.

Sangat menjanjikan, bukan? Oleh karena itu, ayo segera bergabung bersama kami untuk mewujudkan manajemen pergudangan termutakhir dan optimal secara berkelanjutan mulai hari ini!

Untuk mendapatkan informasi lebih lanjut, Anda bisa menghubungi layanan call center kami yang bisa diakses di halaman utama website RedERP.