Digitalisasi tak hanya menjadi inovasi baru dalam aktivitas procurement, melainkan sudah menjadi standar baru yang perlu ditetapkan.
Banyak perusahaan dan industri saat ini yang menggunakan digital procurement untuk mempercepat proses, mengintegrasikan sistem, dan mengurangi biaya.
Biasanya perusahaan yang masih mengandalkan proses procurement secara manual akan mengalami kerugian karena cenderung tidak efisien, terfragmentasi, dan rawan kesalahan.
Hal itu pun memperkuat alasan mengapa digital procurement sangat dibutuhkan oleh semua perusahaan dan industri.
Lalu apa itu digital procurement? Dalam artikel ini, RedERP akan menjelaskan lebih detail mengenai digital procurement serta manfaatnya.
Apa Itu Digital Procurement?
Digital procurement atau pengadaan digital merupakan penggunaan teknologi untuk meningkatkan efisiensi dan otomatisasi dalam proses dan alur kerja procurement.
Ini melibatkan penggunaan sebuah aplikasi dan sistem untuk mengumpulkan, menggabungkan, dan mengelola semua data, seperti data penjualan dsb, serta informasi yang terkait dengan procurement.
Penggunaan digital procurement saat ini dipilih oleh sebuah perusahaan dan industri untuk mengurangi ketergantungan mereka pada spreadsheet dan email untuk melakukan pekerjaan manual.
Semua pekerjaan yang awalnya dilakukan secara manual tersebut, saat ini telah tergantikan dengan penggunaan software yang memfasilitasi proses pengadaan melalui konversi dan otomatisasi. Sehingga, proses kerja yang dilakukan menjadi lebih efisien.
Baca Juga: Cara Mengembangkan Procurement Strategy yang Efektif
Manfaat Digital Procurement
Sebuah bisnis memerlukan digital procurement karena berbagai alasan, termasuk kebutuhan akan efisiensi yang lebih besar dan keinginan untuk membangun proses procurement yang lebih terstruktur.
Selain itu, digital procurement juga berfungsi untuk mengotomatisasi pengadaan termasuk mengatasi tingkat kesalahan yang tinggi, mengurangi pekerjaan manual, dan menambahkan visibilitas ke berbagai alur kerja dan proses di bawah procurement.
Terlepas dari alasan di balik perubahan tersebut, digital procurement menawarkan beberapa manfaat utama bagi tim procurement dan bisnis secara keseluruhan.
Secara khusus, digital procurement membantu bisnis untuk tetap bersaing dengan:
1. Mengaktifkan Standarisasi Proses
Banyak tim procurement menghadapi frustasi karena proses yang tidak standar yang terjadi ketika tim atau karyawan yang berbeda menggunakan variasi proses yang unik.
Standardisasi dapat dikompromikan dari waktu ke waktu jika suatu proses direvisi setelah jangka waktu yang lama, mengakibatkan penolakan dari anggota tim dan dua versi proses yang berbeda.
Proses yang tidak standar sulit untuk dikelola, dikendalikan, dan diawasi, serta dapat menyebabkan hasil dan tantangan yang tidak konsisten bagi tim TI dalam menegakkan persyaratan keamanan dan tata kelola.
Digital procurement dapat mengatasi masalah ini dengan menyediakan alat untuk membangun proses terstruktur menggunakan template yang dapat disesuaikan atau antarmuka visual yang intuitif.
2. Mempercepat Procurement Terintegrasi
Tim procurement perlu menggunakan berbagai aplikasi, sistem, formulir, dan data untuk menyelesaikan tugas.
Mereka juga membutuhkan masukan dan kerja sama dari karyawan di departemen dan tim lain. Oleh karena itu, memiliki proses procurement yang terintegrasi sangat penting untuk keberhasilan mereka.
Procurement terintegrasi menghubungkan proses procurement ke berbagai proses bisnis lainnya seperti inventaris dan akuntansi.
Digitalisasi memainkan peran penting dalam memungkinkan procurement terintegrasi dengan mengurangi pekerjaan manual, menghubungkan semua subproses, dan memperluas cakupan kemampuan otomasi.
3. Mengendalikan Biaya
Tim procurement dapat mengontrol biaya dan meningkatkan efisiensi dengan menerapkan proses digital procurement.
Proses manual dan tidak efisien dapat menyebabkan penundaan, kesalahan, dan ketidakkonsistenan yang pada akhirnya berdampak pada keuntungan.
Misalnya, kesalahan penetapan harga atau tenggat waktu diskon yang terlewatkan dapat menyebabkan kerugian finansial.
Selain itu, adanya digital procurement juga mengurangi pekerjaan manual tim pengadaan.
Dengan berkurangnya beban kerja manual, tim pengadaan dapat berfokus pada aktivitas bernilai lebih tinggi seperti menegosiasikan harga dan mengelola hubungan vendor.
Baca Juga: Pentingnya Penerapan Integrated Procurement System bagi Operasional Bisnis
4. Meningkatkan Visibilitas dan Kontrol
Pengelolaan procurement merupakan tugas yang rumit dan melibatkan banyak orang dari berbagai departemen dan pihak terkait.
Oleh karena itu, seringkali sulit bagi tim procurement untuk menjaga visibilitas dan kontrol atas permintaan, pembelian pesanan, persetujuan, dan manajemen pemasok.
Namun, pengadaan digital bisa membantu mengatasi kerumitan tersebut dengan merekam semua kegiatan dan transaksi.
Hal ini termasuk transaksi procurement, memperbarui catatan secara otomatis di database, memberikan akses kepada karyawan yang dipercaya, dan menyediakan dasbor untuk melihat seluruh aktivitas procurement.
6 Hal yang Diperlukan dalam Digital Procurement
Membangun strategi digital procurement yang sukses tidak hanya bergantung pada alat teknologi yang tepat, tetapi juga melibatkan orang, proses, dan teknologi yang bekerja sama dengan baik dan strategis.
Ada enam hal penting yang harus dipertimbangkan dalam strategi digital procurement yang efektif, yaitu sebagai berikut:
1. Data
Digital procurement membutuhkan data yang akan disimpan dalam teknologi aplikasi. Data ini memungkinkan perusahaan untuk menentukan kebutuhan pengadaannya.
Selain itu, data juga berperan penting dalam memilih pemasok dan cara pembayaran yang tepat.
2. Aplikasi Procurement
Perusahaan perlu menggunakan aplikasi procurement dalam mengelola aktivitas pengadaannya.
Adanya aplikasi akan membantu perusahaan untuk menyimpan, mengelola, dan menginterpretasi data hingga mendapatkan keputusan yang terbaik.
Selain itu, dengan adanya aplikasi procurement, perusahaan juga bisa terhindar dari human error karena aplikasi akan fokus pada otomatisasi.
3. Hubungan Kolaboratif
Kolaborasi dengan pemangku kepentingan internal dan eksternal, termasuk vendor, pemasok, dan penyedia logistik, diperlukan untuk membangun kemitraan yang mendorong pengadaan strategi yang efektif.
4. Umpan Balik
Umpan balik dari semua pemangku kepentingan harus diintegrasikan dan diterima demi mengoptimalkan aktivitas procurement.
Berbekal umpan balik, tim pengadaan bisa mengidentifikasi masalah serta meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses dan alur kerja.
5. Peraturan dan Prosedur
Peraturan dan prosedur terkait proses procurement perlu dikembangkan.
Hal ini penting untuk memberi pemahaman kepada karyawan procurement tentang tanggung jawab mereka dan meningkatkan kelancaran setiap proses pengadaan.
6. Karyawan Berbakat
Karyawan berbakat dalam tim procurement tetap menjadi kunci untuk membangun hubungan dengan vendor atau membuat keputusan yang rumit.
Meskipun teknologi sangat penting, namun masih membutuhkan manusia untuk mewujudkannya.
Digital Procurement RedERP Bantu Kelola Pengadaan Perusahaan
Dengan menggunakan teknologi digital, proses procurement akan lebih efisien, terstruktur, dan dapat dilakukan dengan lebih cepat.
Salah satu solusi digital procurement yang dapat membantu perusahaan dalam mengelola pengadaan adalah Software Procurement RedERP.
Software Procurement RedERP adalah sebuah platform ERP (Enterprise Resource Planning) yang menawarkan solusi terintegrasi untuk mengelola pengadaan, persediaan, proyek manajemen, dan keuangan.
Dengan adanya software ini, Anda akan terbantu dalam mengelola purchase order, request for quotation, faktur, tanda terima, dan otomatisasi pengadaan.
Tak hanya itu, Software Procurement RedERP juga akan menyimpan data pengadaan dan menganalisisnya agar menghasilkan keputusan terbaik bagi perusahaan.
Software RedERP merupakan sebuah solusi yang sangat tepat bagi perusahaan dalam mengelola proses procurement mereka secara digital.
Segera ajukan demo sekarang juga agar meningkatkan efisiensi dan mengurangi risiko proses procurement di perusahaan Anda!
