Apa Itu Nota Barang Hilang? Berikut Sistem hingga Cara Menggantinya

Nota barang hilang atau NBH adalah dokumen penting dalam manajemen persediaan yang mencatat kejadian kehilangan barang dalam suatu perusahaan.

Ketika barang yang seharusnya ada dalam inventaris tidak dapat ditemukan atau telah rusak, NBH digunakan untuk mencatat kejadian tersebut.

Sistem penggantian barang hilang kemudian menjadi langkah selanjutnya yang harus diambil untuk mengatasi kerugian dan menjaga kelancaran operasional.

Dalam artikel ini, RedERP akan membahas mengenai pengertian nota barang hilang dan berbagai sistem penggantiannya dan juga cara mengatasi barang hilang di gudang.

Pengertian Nota Barang Hilang

Nota barang hilang adalah akumulasi kehilangan barang yang dicatat di toko selama penghitungan stok fisik, yang melibatkan perbandingan persediaan aktual dengan kuantitas stok yang tercatat di sistem komputer.

Biasanya perhitungan stok ini dilakukan pada setiap akhir bulan selama proses stock opname. Idealnya, hitungan fisik haruslah sesuai dengan kuantitas yang tercatat di sistem komputer.

Namun, tidak jarang ditemukan ketidaksesuaian antara stok fisik dan data komputer. Jika data komputer menunjukkan jumlah stok yang lebih rendah daripada hitungan fisik.

Maka hal ini bisa menandakan adanya pembelian yang tidak tercatat atau kesalahan dalam menginput jumlah stok.

Sebaliknya, jika hitungan fisik lebih rendah dari data komputer, berarti barang hilang. Penyebab barang hilang bisa dikarenakan pencurian atau juga penjualan barang tidak tercatat.

Jika ada item yang hilang, manajemen menghitung persentase ketidaksesuaian dan memeriksa apakah melebihi batas toleransi untuk kehilangan.

Biasanya industri retail akan menetapkan batas toleransi kerugian (BTK), yang mewakili jumlah maksimum barang hilang yang dapat ditoleransi. 

Nilai spesifik BTK bervariasi tergantung pada kebijakan perusahaan. Jika terdapat perbedaan atau jumlah barang yang hilang melebihi BTK, maka akan direkam dalam NBH.

Sistem Penggantian dalam Nota Barang Hilang

Terbitnya NBH bisa menjadi momok bagi karyawan karena kehilangan barang tidak hanya tercatat di nota, tetapi juga menjadi tanggung jawab karyawan. 

Jika didapati nilai NBH melebihi BTK, maka karyawanlah yang harus menggati nominal barang yang dinyatakan hilang tersebut. Untuk penggantiannya sendiri bisa  dilakukan dalam dua sistem, berikut ini penjelasannya.

1. Sistem Pemotongan Gaji 

Banyak bisnis membebankan tanggung jawab untuk mengkompensasi barang yang hilang pada karyawan.

Saat diketahui NBH melebihi TBK, maka gaji karyawan dikurangi sebesar NBH pada bulan tersebut. Sebagai contoh, toko retail AAA, yang melakukan proses inventarisasi pada akhir Mei 2023. Lalu ditemukan adanya perbedaan jumlah barang.

Ternyata ditemukan jumlah hitungan fisik lebih rendah daripada data komputer, dan persentasenya melebihi BTK. Selisih tersebut jika dikonversikan ke dalam nominal sebesar Rp500.000. Toko AAA memiliki lima karyawan, yang berarti setiap karyawan harus membayar NBH, sebagai berikut:

Nota Barang Hilang = Selisih nominal : Jumlah pegawai

NBH = Rp500.000 : 5

NBH = Rp100.000

Maka dengan demikian, gaji setiap karyawan untuk bulan  Mei 2023 akan dipotong sebesar Rp100.000.

2. Sistem Utang 

Selain pemotongan gaji langsung, beberapa perusahaan memberlakukan NBH sebagai utang yang harus dibayar karyawan ke toko.

Kita lihat kembali contoh barang hilang senilai Rp500.000. Jika toko AAA menerapkan sistem utang untuk mengganti NBH, gaji karyawan bulan berjalan tidak akan dipotong.

Namun, NBH dicatat sebagai utang harus dibayar oleh karyawan di akhir masa kerja mereka. Akumulasi NBH dihitung berdasarkan masa kerja masing-masing karyawan, dan pembayarannya akan dipotong dari gaji terakhir mereka.

Misalnya, Nabila adalah seorang karyawan di toko AAA yang terletak di Bantul. Nabila mulai bekerja pada Januari 2022 dengan gaji bulanan sebesar UMK Bantul yaitu Rp2.153.970.

Seperti diketahui, pada Mei 2022, ada NBH sebesar Rp500.000 yang dibebankan kepada para karyawan. Alhasil, masing-masing karyawan memiliki tunggakan utang sebesar Rp100.000 kepada toko AAA.

Nabila bekerja di toko AAA hingga Februari 2023. Sayangnya, ada kejadian bulanan NBH melebihi BTK selama masa kerjanya, yang menyebabkan meningkatnya kewajiban untuk membayar NBH.

Maka, berikut rincian perhitungan NBH yang menjadi tanggung jawab Nabila dari Mei 2022 hingga Februari 2023:

Dari catatan NBH di atas, Nabila berutang pada toko AAA Rp700.000. Karenanya, saat menerima gaji terakhir, Nabila hanya akan menerima sebesar Rp1.453.970. Angka ini didapat dari mengurangkan akumulasi NBH selama masa kerja dari gaji Nabila sebesar Rp2.153.970.

Baca Juga: Cara Manajemen Pergudangan Perusahaan yang Maksimal

Cara Mengatasi Barang Hilang di Gudang

Kebijakan nota barang hilang mengalihkan beban tanggung jawab berdasarkan asumsi bahwa barang hilang selalu merupakan akibat dari kelalaian karyawan.

Namun, dampak dari kebijakan ini adalah karyawan dapat merasa dirugikan karena kehilangan barang tidak serta merta disebabkan oleh kelalaian mereka.

Berikut beberapa cara untuk mengatasi barang hilang di gudang:

1. Gunakan CCTV

Teknologi CCTV adalah salah satu alat pengawasan yang efektif untuk meningkatkan keamanan. 

Identifikasi lokasi yang kritikal di dalam gudang seperti pintu masuk dan keluar, koridor utama, dan area penyimpanan dokumen berharga. 

Pasang sistem CCTV di lokasi-lokasi tersebut guna memastikan keamanan dan pemantauan yang optimal.

2. Tugaskan Kepala Gudang

Anda juga dapat mempekerjakan kepala gudang untuk melakukan pengawasan serta melakukan inventory control.

Bukan hanya itu, kepala gudang juga akan membantu Anda dalam melakukan inspeksi barang, dan menyusun laporan mengenai jumlah stok yang ada.

3. Atur Tata Letak Gudang

Tata letak atau desain ruang gudang merupakan suatu strategi untuk mengorganisir penempatan barang menggunakan metode tertentu yang bertujuan untuk memperkuat efisiensi dan efektivitas kegiatan pergudangan.

Pengaturan tata letak gudang yang sesuai akan memiliki dampak signifikan terhadap keamanan persediaan.

Barang-barang dengan rotasi yang cepat ditempatkan di area yang mudah dijangkau, sementara barang-barang bernilai tinggi ditempatkan di lokasi khusus dengan tingkat keamanan dan akses yang terbatas.

4. Buat Kode pada Setiap Produk

Berikan identifikasi berupa kode pada setiap barang, terutama jika Anda memiliki inventaris yang beragam dalam hal warna, motif, atau model. 

Penggunaan kode tersebut akan mempermudah Anda dalam mengenali dan menyebutkan jenis barang secara lebih efisien dan cepat. Selain itu, penggunaan kode juga memudahkan Anda dalam mengelompokkan penempatan barang di dalam warehouse.

5. Menggunakan Software Inventory

Cara terakhir yang bisa Anda gunakan untuk mengatasi barang hilang adalah dengan memanfaatkan teknologi software inventory. Penggunaan perangkat  lunak ini membuat Anda bisa mengontrol segala perpindahan barang dan penjualan.

Baca Juga: Jenis Layanan Outsourcing Logistik

Cegah Barang Hilang dengan Software Inventory RedERP

Salah satu software inventory terbaik adalah Software Inventory RedERP yang sudah berbasis cloud. Di dalam software ini Anda juga bisa memanfaatkan berbagai fitur penting  yang membantu dalam pengelolaan dan memantau inventaris dan stok.

Untuk memantau pergerakan segala inventaris, Anda dalam memanfaatkan Inventory Movement, fitur ini akan memberikan informasi secara real-time terkait perpindahan dan pergerakan dari inventaris dan stok yang ada di gudang.

Software Inventory RedERP juga memudahkan Anda dalam melakukan stock opname secara otomatis. Sistem yang terintegrasi juga memudahkan Anda untuk mengintegrasikan sistem ini dengan aplikasi POS. Sehingga, seluruh data pengurangan stok karena penjualan akan otomatis tercatat.

Anda dapat mengajukan demo gratis untuk mengetahui secara lebih jauh mengenai Software Inventory RedERP.

Dengan memahami pengertian nota barang hilang dan sistem penggantian yang ada, perusahaan dapat mengelola persediaan dengan lebih baik. 

Untuk mengatasi masalah barang hilang di gudang, perusahaan dapat mengambil beberapa langkah seperti penggunaan CCTV, penugasan kepala gudang yang berkualitas, pengaturan tata letak yang efisien, penggunaan kode pada setiap produk, dan penggunaan perangkat lunak inventaris. 

Dengan mengadopsi langkah-langkah ini, perusahaan dapat mengurangi risiko kehilangan barang, meningkatkan efisiensi operasional gudang, dan mengelola persediaan dengan lebih baik.