Project procurement management merupakan kunci untuk mengelola aspek pengadaan dengan baik. Mengapa demikian?
Sebab dalam setiap proyek, pengadaan produk atau jasa yang diperlukan memainkan peran penting dalam keberhasilan dan efisiensi.
Dalam artikel ini, RedERP akan membahas mengenai pengertian, keuntungan, siapa yang menggunakan metode ini, serta proses yang terlibat dalam project procurement management.
Apa Itu Project Procurement Management?
Project procurement management adalah pengembangan dan pemeliharaan hubungan dengan sumber daya eksternal yang diperlukan dalam rangka menyelesaikan suatu proyek.
Komunikasi antara manajer pengadaan proyek dengan para vendor menjadi kunci dalam memperoleh, menyewa, atau mengontrak produk dan layanan yang diperlukan guna mencapai tujuan proyek.
Umumnya, pemilihan vendor dilakukan setelah mereka mengajukan penawaran untuk menjalin kerjasama dengan bisnis yang membutuhkan produk atau layanan yang mereka tawarkan.
Manajer procurement proyek kemudian akan mengevaluasi penawaran dan kerjasama yang paling menguntungkan sesuai dengan tujuan mereka.
Negosiasi lebih lanjut mungkin dilakukan untuk memastikan setiap pihak mendapatkan keuntungan yang adil.
Keuntungan Menerapkan Project Procurement Management?
Dengan menerapkan project procurement management, baik dengan skala dan kompleksitas yang berbeda, tentu Anda dapat meningkatkan keberhasilan proyek.
Selain itu, berikut ini beberapa keuntungan yang bisa Anda rasakan, seperti dapat meningkatkan keberhasilan proyek melalui cara-cara berikut:
1. Mengidentifikasi Barang dan Jasa Penting
Manajemen pengadaan proyek membantu mengidentifikasi barang dan jasa yang penting untuk digunakan dalam menjamin keberhasilan penyelesaian proyek.
2. Mengisi Daftar Pesanan Pembelian dan Vendor
Melalui project procurement management, daftar pesanan pembelian dan daftar vendor yang sesuai dapat diisi dengan tepat, memastikan pengadaan yang tepat waktu dan efisien.
3. Menetapkan Kerangka Waktu dan Metodologi Pengiriman
Manajemen pengadaan proyek membantu dalam menguraikan kerangka waktu pengiriman dan metodologi yang harus diikuti, serta memberikan panduan yang jelas dan terstruktur.
4. Meninjau dan Memperoleh Barang dan Jasa dari Vendor
Proses procurement melibatkan peninjauan dan pengadaan barang dan jasa yang diperlukan dari vendor, dengan memastikan kesesuaian dengan persyaratan proyek.
5. Validasi Kontrak dan Persetujuan Pembayaran
Manajemen pengadaan proyek berperan dalam memvalidasi pencapaian kontrak dengan pemasok atau supplier dan menyetujui pembayaran atas barang atau jasa yang telah diterima.
6. Meninjau Kinerja Vendor
Project procurement management juga bermanfaat sebagai referensi untuk meninjau kinerja vendor terhadap persyaratan yang telah ditetapkan dalam kontrak.
7. Penyelesaian Masalah Kinerja Vendor
Jika terjadi masalah pada kinerja vendor, project procurement management membantu dalam mengidentifikasi dan menyelesaikannya secara efektif.
8. Memberi Informasi kepada Manajemen
Manajemen pengadaan proyek juga bermanfaat sebagai saluran komunikasi yang memberikan informasi tentang status proyek kepada manajemen atas.
Akibatnya, hal ini memungkinkan pemantauan proyek akan berjalan dengan baik dan tentunya lebih efisien.
Siapa yang Menggunakan Project Procurement Management?
Project procurement management adalah bagian yang penting sekali diterapkan di berbagai sektor industri.
Terutama untuk sektor industri yang proyek-proyeknya membutuhkan bahan baku daripihak eksternal.
Berikut ini beberapa industri yang umumnya menggunakan manajemen pengadaan proyek untuk mencapai tujuan proyek mereka antara lain, industri konstruksi, industri Rekayasa.ndustri Kesehatan
Di semua industri ini, project procurement management berperan penting dalam memastikan pengadaan yang efisien, mengelola risiko, dan memastikan keberlanjutan operasional proyek.
Proses Project Procurement Management
Terdapat empat proses utama yang terlibat dalam manajemen pengadaan produk:
1. Perencanaan Pengadaan
Proses perencanaan pengadaan melibatkan serangkaian langkah untuk menentukan sumber daya yang dibutuhkan oleh organisasi dalam menyelesaikan proyek dan mengestimasikan anggaran.
Beberapa aspek yang perlu Anda pertimbangkan dalam proses ini adalah:
- Bahan dan sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek
- Bahan dan sumber daya yang telah dimiliki dan perlu dipindahkan
- Persyaratan kontrak untuk pembelian luar
- Batas waktu pengiriman yang diinginkan
- Tonggak proyek utama dan tenggat waktu yang harus dipenuhi
- Persyaratan hukum yang berlaku
- Standar keselamatan industri untuk bahan dan sumber daya
Pada umumnya, manajer procurement menggunakan dokumen perencanaan tertulis yang merinci pertimbangan di atas dan informasi penting lainnya, seperti pengelolaan perubahan tanggal pengiriman atau persyaratan kontrak.
2. Melakukan Pengadaan
Setelah merencanakan pengadaan, manajer pengadaan proyek mengevaluasi penawaran dari vendor dan memilih mitra berdasarkan kebutuhan proyek.
Tahap procurement ini seringkali melibatkan negosiasi dengan vendor, dan setelah semua pihak mencapai kesepakatan, kontrak ditandatangani.
Manajer pengadaan proyek juga dapat melakukan pembayaran untuk produk dan layanan yang telah diperoleh.
3. Mengendalikan Pengadaan
Setelah kontrak aktif, pengendalian dan manajemen pengadaan menjadi penting dalam menjaga hubungan dengan vendor serta memastikan produk dan layanan berfungsi sebagaimana diharapkan selama proyek berlangsung.
Pengendalian pengadaan melibatkan langkah-langkah berikut:
- Melakukan evaluasi status internal secara berkala
- Meninjau perjanjian kontraktor
- Memantau kemajuan dan kinerja vendor
- Melakukan inspeksi dan audit
- Menilai pesanan kerja
- Memproses pembayaran tambahan yang diperlukan
4. Penyelesaian Pengadaan
Proses penyelesaian pengadaan melibatkan langkah-langkah untuk mengakhiri kemitraan atau kontrak.
Ini sering melibatkan peninjauan pekerjaan atau layanan yang telah diselesaikan, renegosiasi ketentuan kontrak asli jika ada perubahan, serta konfirmasi pembayaran yang telah dilakukan dan diterima.
Organisasi juga dapat mengajukan pelepasan tanggung jawab resmi setelah penyelesaian pengadaan.
Dokumen pelepasan ini menegaskan bahwa vendor telah memenuhi persyaratan kontrak asli dan tidak lagi bertanggung jawab atas keterlibatan tambahan dalam proyek tersebut.
Buat Proses Project Procurement Management Lebih Baik dengan Aplikasi Procurement RedERP
Project procurement management menjadi salah satu hal penting untuk memastikan bahwa bisnis Anda bekerja sama dengan vendor terbaik.
Sehingga Anda bisa mencapai keberhasilan dalam proyek yang dijalankan serta efisiensi dalam anggara.
Di dalam menjalankan project procurement, Anda membutuhkan satu aplikasi yang bisa membantu Anda menyederhanakan proses pengadaan serta kontrol. Aplikasi tersebut adalah Aplikasi Procurement RedERP.
Dengan menggunakan aplikasi ini, Anda dapat memperbaiki berbagai aspek dalam pengadaan proyek Anda.
Aplikasi Procurement RedERP didukung dengan berbagai fitur andal yang akan mendukung Anda menangani berbagai kebutuhan pengadaan.
Mulai dari membuat invoice digital, mengajukan quotation kepada vendor dengan fitur Request for Quotation.
Sampai, Anda juga bisa melakukan otomatisasi pengadaan dengan menggunakan fitur Automatic Procurement.
Selain itu, terdapat juga fitur Report dan Analysis yang bisa memberikan Anda evaluasi kerja sama dengan vendor.
Bersama Aplikasi Procurement RedERP, pengadaan perusahaan menjadi lebih tepat, cepat, dan terkontrol. Ayo ajukan demo gratisnya dan dapatkan penawaran spesial.
