SOP Perusahaan: Cara Membuat Beserta Contoh Formatnya!

SOP perusahaan adalah salah satu komponen pendukung untuk menjamin kelancaran proses aktivitas operasional suatu bisnis industri.

Hal ini karena SOP berfungsi untuk menjaga keselamatan karyawan yang terlibat dalam kegiatan bisnis dan memastikan ritme bisnis perusahaan bisa berjalan tanpa hambatan.

SOP perusahaan wajib untuk diterapkan oleh setiap sektor industri. Oleh sebab itu, Anda perlu memahami lebih jauh tentang SOP ini. 

Untuk dapat memahaminya, berikut RedERP telah merangkum wawasan lengkap mengenai definisi, jenis, hingga cara menyusun SOP perusahaan dengan tepat pada artikel di bawah ini.

Apa Itu SOP Perusahaan?

SOP merupakan kependekan dari Standar Operasional Prosedur. SOP perusahaan adalah sebuah dokumen berbentuk cetak maupun digital yang berisi instruksi dalam melakukan seluruh aktivitas operasional bisnis.

Dokumen SOP berlaku untuk setiap perangkat yang terlibat dalam operasional bisnis, mulai dari karyawan hingga para petinggi.

Dokumen ini bahkan tidak hanya mengatur hal-hal teknis terkait operasional. Di dalamnya juga tidak jarang turut mengatur prosedural saat terjadinya bencana baik yang diakibatkan oleh alam dan kesalahan internal atau eksternal perusahaan.

Pengertian SOP Menurut Para Ahli

Untuk lebih mendalami pemahaman Anda mengenai SOP perusahaan, berikut ini kami uraikan pengertian SOP menurut beberapa para ahli.

1. Tambunan (2013: 86)

Standar operasional prosedur (SOP) pada dasarnya adalah pedoman yang berisi prosedur operasi standar yang ada dalam organisasi yang digunakan untuk memastikan bahwa semua keputusan dan tindakan yang dilakukan oleh personel dalam organisasi dan penggunaan fasilitas proses yang efektif, efisien, konsisten, standar dan sistematis.

2. Hartatik (2014: 35)

Prosedur operasi standar adalah seperangkat instruksi tertulis untuk kegiatan sehari-hari atau kegiatan berulang dari suatu organisasi.

3. Tjipto Atmoko 

Standar operasional prosedur (SOP) adalah pedoman atau acuan pelaksanaan tugas kerja berdasarkan tata kerja, tata kerja, dan sistem kerja instansi pemerintah, berdasarkan indikator teknis, administratif, dan prosedural, serta berdasarkan penilaian fungsi dan kinerja instansi atau satuan kerja terkait.

4. Istyadi Insani (2010:1)

Operating Procedures (SOP) Sebagai pedoman pelaksanaan manajemen perkantoran untuk meningkatkan pelayanan dan kinerja organisasi pemerintah menyebutkan bahwa SOP adalah dokumen yang memuat rangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi perkantoran meliputi cara pelaksanaan pekerjaan, waktu pelaksanaan, lokasi pelaksanaan dan peserta yang berperan dalam kegiatan tersebut.

Baca Juga: Manajemen Operasional: Pengertian, Fungsi, dan Ruang Lingkupnya

Manfaat SOP Perusahaan 

Adapun manfaat yang dapat diperoleh perusahaan melalui penerapan dokumen SOP dalam menjalankan operasi bisnisnya adalah sebagai berikut:

1. Menjaga konsistensi dan kualitas hasil produksi hingga distribusi

2. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas alur operasional perusahaan

3. Menciptakan lingkungan kerja yang nyaman, aman, dan teratur

4. Meminimalisir terjadinya kesalahan dalam setiap aktivitas operasional perusahaan

5. Mempermudah proses peralihan pekerjaan antarkaryawan

6. Memungkinkan proses perbaikan setiap kegiatan operasional yang bermasalah menjadi lebih mudah dan cepat 

7. Membantu proses pengamatan dan evaluasi apabila terjadi suatu penyimpangan dalam proses kerja

Baca Juga: Contoh Laporan Kegiatan Usaha dan Langkah Membuatnya

Contoh SOP Perusahaan

Selanjutkan kita akan membahas beberapa contoh SOP perusahaan. Perlu diketahui bahwa dalam setiap perusahaan memiliki SOP yang berbeda bahkan meskipun dalam satu perusahaan, masing-masing divisi memiliki SOP yang berbeda. Semua tergantung kebijakan masing-masing berdasarkan pada keperluan dan kondisi perusahaan tersebut.

Berikut beberapa contoh SOP perusahaan yang bisa dijadikan sebagai referensi dalam membuat SOP Perusahaan:

1. SOP Penerimaan Barang

Tujuan:

Memastikan penerimaan barang yang tepat dan efisien dalam perusahaan.

Langkah-langkah:

1. Verifikasi pesanan:

• Tim penerimaan harus memeriksa pesanan dengan faktur atau daftar pesanan yang terkait.
• Periksa jumlah, jenis barang, dan spesifikasi lainnya dengan teliti.

2. Pemeriksaan fisik:

• Lakukan pemeriksaan fisik terhadap barang yang diterima untuk memastikan kesesuaian dengan pesanan.
• Periksa kondisi barang, keutuhan kemasan, dan kelengkapan aksesori atau dokumen pendukung.

3. Dokumentasi penerimaan:

• Buat catatan tentang penerimaan barang, termasuk tanggal penerimaan, jumlah yang diterima, dan nama penerima.
• Simpan dokumen penerimaan dengan rapi untuk referensi dan audit di masa depan.

4. Pemberitahuan kepada pihak terkait:

• Berikan pemberitahuan kepada departemen atau individu yang membutuhkan informasi tentang barang yang telah diterima.
• Pastikan informasi tentang barang yang diterima tersampaikan dengan tepat waktu dan kepada pihak yang berwenang.

2. SOP Pengelolaan Barang

Tujuan:

Menciptakan proses yang efisien dan teratur dalam pengelolaan barang di perusahaan.

Langkah-langkah:

1. Permintaan barang:

• Karyawan harus mengajukan permintaan barang tertentu melalui formulir yang disediakan.
• Permintaan harus mencakup informasi seperti nama barang, jumlah yang dibutuhkan, dan alasan permintaan.

2. Evaluasi permintaan

• Tim pengelola barang akan mengevaluasi permintaan dan memeriksa ketersediaan barang.
• Jika barang tidak tersedia, pihak terkait akan diberitahu tentang situasi tersebut.

3. Persetujuan dan pengadaan:

• Jika permintaan disetujui, tim pengelola barang akan mengambil tindakan untuk mengadaan barang sesuai dengan jumlah yang diminta.
• Proses pengadaan harus mengikuti kebijakan dan prosedur yang ditetapkan dalam hal pembelian atau pengadaan barang.

4. Penerimaan barang:

• Setelah barang tiba, tim pengelola barang akan memeriksa kondisi dan kualitas barang sesuai dengan spesifikasi yang diminta.
• Jika barang rusak atau tidak sesuai, proses pengembalian atau penggantian harus segera dilakukan.

3.  SOP Penyimpanan Barang

Tujuan:

Memastikan barang-barang tersimpan dengan baik dan terorganisir dalam perusahaan.

Langkah-langkah:

1. Identifikasi dan penandaan barang:

• Setiap barang yang masuk harus diberi label dengan informasi yang relevan, seperti nama barang, nomor seri, tanggal masuk, dan informasi penting lainnya.
• Barang-barang harus ditempatkan dalam wadah yang sesuai dan aman, seperti rak, kotak, atau lemari khusus.

2. Penempatan barang:

• Tempatkan barang-barang sesuai dengan sistem penomoran dan kategorisasi yang ditetapkan sebelumnya.
• Pastikan barang-barang rapat dan tidak mudah jatuh atau rusak.

3. Rekam inventaris

• Buat catatan yang akurat tentang setiap barang yang masuk atau keluar.
• Catat jumlah, deskripsi, nomor seri, dan kondisi barang dengan cermat.
• Perbarui inventaris secara teratur.

4. Pengawasan suhu dan kelembaban:

• Pastikan suhu dan kelembaban lingkungan penyimpanan sesuai untuk menjaga kualitas barang-barang yang sensitif terhadap kondisi lingkungan.
• Gunakan peralatan pengukur suhu dan kelembaban untuk memantau kondisi penyimpanan.

Anda bisa menggunakan software untuk mempermudah pengelolaan inventori dan stok barang dengan RedERP. Untuk informasi lebih lanjut bisa cek fitur lengkapnya disini!

Cara Membuat SOP Perusahaan yang Tepat

Dalam menyusun dokumen Standar Operasional Prosedur, perusahaan perlu melakukan sejumlah langkah secara sistematis dengan benar.

Hal itu dilakukan supaya output dokumen SOP perusahaan nantinya memiliki informasi prosedural yang jelas, baik dari segi teknis maupun materi. 

Adapun langkah-langkah penyusunan Standar Operasional Prosedur perusahaan yang tepat adalah sebagai berikut.

1. Menentukan Tujuan Pembuatan SOP

Tanpa adanya tujuan yang jelas, dokumen SOP perusahaan tidak akan menghasilkan informasi prosedural yang maksimal.

Bahkan, ketidakjelasan tujuan dapat menimbulkan ambiguitas di antara perangkat perusahaan karena tidak memiliki informasi prosedural dan tujuan yang jelas.

Oleh karena itu, perusahaan perlu merangkum tujuannya terlebih dahulu sebelum mulai menyusun dokumen SOP. Dengan ini, dokumen Standar Operasional Prosedur perusahaan akan lebih sistematis dan detail.

2. Memilih Format Dokumen SOP yang Tepat

Setelah menentukan tujuan, perusahaan sudah bisa mulai memilih format yang tepat sesuai kompleksitas operasi bisnis masing-masing.

Adapun format dokumen Standar Operasional Prosedur yang dapat dipilih, di antaranya adalah daftar langkah, daftar pemeriksaan, hierarki, dan diagram proses.

3. Berkolaborasi dengan Pemangku Kepentingan Terkait dalam Perusahaan

Dengan melakukan kolaborasi dengan setiap pemangku kepentingan terkait yang terlibat dalam aktivitas operasional, perusahaan dapat lebih mengetahui setiap hal yang perlu ditingkatkan agar goals utama penyusunan dokumen SOP bisa tercapai.

Perusahaan juga dapat menentukan setiap petinggi yang berkompeten dan layak untuk memegang tanggung jawab dalam penerapan Standar Operasional Prosedur pada setiap divisi operasional.

4. Identifikasi Audiens atau Karyawan yang Menjadi Target Pembuatan SOP

Semakin banyak informasi yang berhasil dihimpun dari para karyawan, maka materi prosedural yang tercantum pada dokumen SOP sebuah perusahaan dapat lebih padat, detail, sistematis, dan efektif. 

Hal ini karena perusahaan berhasil memahami sudut pandang atau kebutuhan para karyawannya.

Dengan ini, dokumen SOP perusahaan bisa tepat sasaran dan berpeluang tinggi untuk mampu meningkatkan performa seluruh karyawan dalam menjalankan setiap kegiatan operasional.

5. Memetakan Proses Operasional dengan Berbagai Elemen

Tidak semua kegiatan operasional bisa diuraikan dalam bentuk kata-kata. Terkadang, elemen lain seperti ilustrasi visual berupa gambar hingga bagan juga diperlukan.

Hal ini untuk memudahkan proses pemahaman perangkat perusahaan dalam memahami dokumen SOP yang telah ditentukan nantinya.

6. Menyusun Dokumen SOP

Pastikan langkah-langkah sebelumnya sudah dilakukan dengan maksimal dan tepat. Apabila sudah, perusahaan bisa mulai menyusun dokumen SOP sesuai rangkaian informasi yang sudah dihimpun sebelumnya.

Perusahaan juga perlu memperhatikan penyusunan dokumen SOP, mulai dari kelengkapan struktur hingga validitas informasi yang dicantumkan.

7. Pantau Kinerja SOP dan Evaluasi Setiap Permasalahan yang Timbul 

Saat dokumen Standar Operasional Prosedur sudah mulai diterapkan, bukan berarti proses yang harus dilakukan perusahaan telah selesai. Perusahaan masih perlu melakukan pemantauan terkait kinerja prosedur yang telah disusun.

Apakah mampu mendorong produktivitas? Apakah bisa meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasional? Kedua pertanyaan tersebut dapat menjadi dasar dalam proses monitoring kinerja SOP yang telah diimplementasikan.

Apabila terjadi permasalahan di tengah proses penerapannya, perusahaan dapat mengevaluasi dokumen prosedur terkait. Melalui cara ini, perusahaan bisa menjalankan tahapan revisi sehingga dokumen prosedur bisa lebih tepat sasaran.

Sekian pemaparan materi mengenai topik kali ini. Semoga dapat membantu proses pemahaman Anda terkait seluk-beluk SOP perusahaan secara menyeluruh.