Pada dunia bisnis yang terus berkembang, berbagai faktor dan risiko dapat mempengaruhi kelancaran operasional suatu perusahaan. Salah satu risiko yang perlu diperhatikan adalah risiko yang terkait dengan para pemasok atau supplier.
Dalam konteks ini, praktik pengelolaan risiko pemasok atau yang dikenal dengan supplier risk management menjadi hal yang semakin penting untuk dipahami dan diterapkan oleh perusahaan.
Manajemen risiko ini melibatkan serangkaian strategi dan tindakan yang bertujuan untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan mengurangi risiko yang mungkin timbul akibat ketergantungan perusahaan pada pemasok eksternal.
Dalam artikel RedERP ini, kita akan menjelaskan berbagai cara untuk mengatasi supplier risk management.
Apa Itu Supplier Risk Management?
Supplier risk management adalah proses mengidentifikasi, menilai, dan mitigasi terhadap potensi ancaman dan gangguan yang mungkin timbul dari pihak supplier Anda.
Di dalam praktiknya, nantinya akan dibuat suatu kebijakan yang menguraikan prinsip-prinsip, tujuan, dan prosedur untuk mengelola risiko pemasok secara efektif.
Kebijakan yang dirancang dengan baik dapat membantu mengurangi biaya, meningkatkan kualitas, meningkatkan ketahanan, dan melindungi reputasi perusahaan Anda.
Mengapa Supplier Risk Management Penting?
Supplier risk management memiliki peranan yang sangat penting dalam lingkup operasional bisnis.
Dalam ekosistem bisnis yang saling terkait dan dinamis, ketergantungan pada pemasok eksternal merupakan suatu hal yang tidak bisa dilepaskan.
Namun, dengan ketergantungan ini juga datang potensi risiko yang signifikan.
Supplier risk ini mulai dari, fluktuasi biaya bahan baku, perubahan regulasi, atau bahkan insiden reputasi pemasok dapat dengan cepat merusak operasional perusahaan dan mempengaruhi citra yang telah dibangun.
Melalui praktik supplier risk management yang baik, perusahaan dapat mengidentifikasi potensi risiko sejak dini, menilai dampaknya, dan mengambil langkah-langkah pencegahan yang tepat.
Dengan demikian, perusahaan tidak hanya dapat mengurangi kerugian finansial, tetapi juga memperkuat ketahanannya dalam menghadapi ketidakpastian pasar dan lingkungan bisnis yang berubah-ubah.
Baca Juga: Penerapan Supplier Relationship Management
Supplier Risk yang Umum Terjadi dan Berdampak pada Bisnis
Dalam beberapa tahun terakhir, bisnis telah menghadapi isu-isu global yang telah meningkatkan risiko pemasok di seluruh organisasi mereka.
Mulai dari COVID-19 hingga perang Ukraina, hal ini berdampak pada beberapa gangguan. Mulai dari supplier yang tidak dapat memenuhi kewajiban mereka hingga supply chain yang melemah menyebabkan masalah operasional.
Peristiwa-peristiwa ini tidak dapat diprediksi, tetapi Anda dapat mempelajari dari peristiwa-peristiwa yang dapat dikendalikan sebagian.
Bisnis yang tidak mampu menganalisis risiko dan menerapkan strategi mitigasi risiko pemasok dapat menghadapi:
- Gangguan dalam pasokan barang atau layanan penting
- Kinerja pemasok yang buruk
- Kegagalan keuangan pemasok kunci atau masalah arus kas
- Gangguan rantai pasokan
- Masalah kualitas
- Kenaikan biaya yang dapat dihindari pada bahan baku, layanan, dan biaya proyek
- Kontaminasi produk dan pencabutan
- Kegagalan teknologi kritis atau serangan siber
- Polusi lingkungan atau insiden keselamatan
- Pelanggaran hukum, kelalaian regulasi, atau penipuan pemasok
Itu adalah beberapa supplier risk yang paling umum dan mungkin ada risiko lain yang dapat terjadi dalam hubungan pemasok Anda.
Kemampuan untuk menganalisis hubungan-hubungan ini, mengidentifikasi masalah potensial, dan secara proaktif mengatasi risiko akan menjadi kunci untuk melindungi bisnis Anda dari gangguan apa pun.
Cara Membuat Peraturan Supplier Risk Management
Berikut ini adalah penjelasan tentang enam elemen kunci dalam pembuatan kebijakan pengelolaan risiko pemasok:
Lingkup dan Tujuan
Elemen pertama dari kebijakan pengelolaan supplier risk adalah mendefinisikan lingkup dan tujuannya.
Ini berarti menjelaskan pemasok-pemasok mana dan kategori risiko apa yang dicakup oleh kebijakan ini, serta apa manfaat dan hasil yang diharapkan dari penerapannya.
Lingkup dan tujuan harus sejalan dengan strategi bisnis keseluruhan, tujuan, dan nilai-nilai perusahaan, serta mencerminkan tingkat ketahanan dan toleransi risiko Anda.
Kebijakan ini juga harus menyatakan siapa yang bertanggung jawab untuk mengembangkan, menerapkan, memantau, dan meninjau kebijakan tersebut, serta seberapa sering kebijakan ini harus diperbarui.
Identifikasi dan Penilaian Risiko
Elemen kedua dari kebijakan pengelolaan risiko pemasok adalah membentuk metode yang sistematis dan konsisten untuk mengidentifikasi dan menilai risiko pemasok.
Ini melibatkan definisi kriteria dan sumber untuk mengumpulkan dan menganalisis informasi relevan tentang pemasok-pemasok Anda, seperti kinerja keuangan mereka, kapabilitas operasional, status kepatuhan, dampak lingkungan, tanggung jawab sosial, dan reputasi.
Anda juga harus mempertimbangkan potensi dampak faktor-faktor eksternal, seperti kondisi pasar, peristiwa geopolitik, bencana alam, dan serangan siber, terhadap pemasok-pemasok dan rantai pasok Anda.
Berdasarkan data tersebut, Anda harus memberi peringkat risiko dan prioritas untuk setiap pemasok dan kategori risiko, dan mendokumentasikan hasilnya dalam daftar risiko atau dashboard.
Mitigasi Risiko dan Kontingensi
Elemen ketiga dari kebijakan pengelolaan supplier risk adalah mengembangkan dan menerapkan langkah-langkah yang sesuai untuk mengurangi dan mengelola risiko yang telah diidentifikasi.
Ini dapat melibatkan negosiasi kontrak dan perjanjian tingkat layanan yang menentukan harapan, kewajiban, dan insentif bagi kedua belah pihak, serta sanksi dan solusi untuk pelanggaran atau pelanggaran.
Anda mungkin juga perlu mendiversifikasi basis pemasok Anda, membangun sumber pasokan alternatif, mengoptimalkan tingkat persediaan Anda, atau berinvestasi dalam teknologi dan infrastruktur untuk meningkatkan visibilitas dan fleksibilitas Anda.
Selain itu, Anda harus menyiapkan rencana kontingensi dan skenario untuk menghadapi gangguan atau krisis potensial, dan mengujinya secara teratur.
Pemantauan dan Pelaporan Risiko
Elemen keempat dari kebijakan pengelolaan risiko pemasok adalah memantau dan melaporkan kinerja dan status pemasok-pemasok Anda serta risiko yang mereka timbulkan.
Ini melibatkan menetapkan key performance indicator (KPI) dan key risk indicator (KRIs) yang mengukur dan melacak efektivitas tindakan mitigasi risiko dan pengelolaan Anda, serta perubahan dalam lingkungan risiko.
Anda juga harus menetapkan proses komunikasi dan eskalasi yang memastikan pelaporan tepat waktu dan akurat terhadap masalah, insiden, atau penyimpangan dari kebijakan, serta menetapkan peran dan tanggung jawab yang jelas untuk menyelesaikannya.
Selain itu, Anda harus melakukan audit dan tinjauan berkala terhadap pemasok-pemasok Anda dan kebijakan Anda untuk memverifikasi kepatuhan mereka dan mengidentifikasi celah atau peluang untuk perbaikan.
Budaya Risiko dan Kesadaran
Elemen kelima dari kebijakan pengelolaan risiko pemasok adalah memupuk budaya dan kesadaran tentang pengelolaan risiko pemasok di seluruh organisasi Anda.
Ini berarti melibatkan dan mendidik para pemangku kepentingan Anda, seperti manajemen senior, karyawan, pelanggan, dan pemasok, tentang pentingnya, manfaat, dan tantangan pengelolaan risiko pemasok, serta mengumpulkan umpan balik dan masukan dari mereka.
Anda juga harus mempromosikan pendekatan kolaboratif dan transparan terhadap pengelolaan risiko pemasok, dan mendorong praktik terbaik, inovasi, dan pembelajaran berkelanjutan.
Selain itu, Anda harus mengakui dan memberi penghargaan atas prestasi dan kontribusi tim dan pemasok Anda dalam mengelola risiko pemasok secara efektif.
Aturan Pemerintah dan Keselarasan Risiko
Elemen keenam dan terakhir dari kebijakan pengelolaan risiko pemasok adalah memastikan tata kelola dan keselarasannya dengan kebijakan, standar, dan regulasi lain yang relevan.
Ini berarti membangun struktur tata kelola dan kerangka kerja yang mendefinisikan peran, tanggung jawab, dan otoritas dari berbagai pihak yang terlibat dalam pengelolaan risiko pemasok, seperti dewan direksi, komite eksekutif, komite risiko, fungsi pengadaan, dan unit bisnis.
Struktur tata kelola juga harus memberikan pengawasan, panduan, dan dukungan untuk implementasi, evaluasi, dan perbaikan kebijakan.
Selain itu, kebijakan harus diselaraskan dan terintegrasi dengan kebijakan internal lainnya, seperti manajemen kualitas, kelanjutan bisnis, tanggung jawab sosial perusahaan, dan keamanan informasi, serta standar dan regulasi eksternal, seperti ISO 31000, ISO 28000, ISO 26000, dan GDPR.
Cara Mengatasi Supplier Risk Management
Berikut adalah beberapa langkah yang dapat diambil untuk mengatasi risiko pemasok dalam praktik pengelolaan risiko pemasok.
Dalam upaya meminimalkan dampak risiko yang mungkin timbul dari ketergantungan pada pemasok eksternal, perlu diterapkan pendekatan yang terstruktur dan proaktif:
1. Memiliki Pandangan Jelas tentang Pihak Ketiga dan Hubungan Mereka
Langkah pertama adalah memiliki pemahaman yang jelas tentang semua pihak ketiga yang terlibat dalam operasional perusahaan Anda, termasuk pemasok dan hubungan yang mereka miliki.
Ini termasuk pemasok utama dan pemasok lain yang mungkin memiliki dampak terhadap supply chain Anda.
Dengan memahami peta hubungan ini, Anda dapat mengidentifikasi potensi risiko yang lebih baik dan mengambil tindakan yang sesuai.
2. Menilai Pemasok Kunci Berdasarkan Tingkat Risiko
Pemasok tidak semuanya memiliki risiko yang sama. Anda perlu mengevaluasi dan mengkategorikan pemasok-pemasok Anda berdasarkan tingkat risiko yang mereka bawa.
Faktor-faktor seperti ketergantungan pada pemasok, kompleksitas produk atau layanan yang diberikan, lokasi geografis, dan stabilitas finansial harus dipertimbangkan.
Dengan pemahaman yang lebih baik tentang risiko yang berpotensi muncul dari setiap pemasok, Anda dapat mengarahkan sumber daya dan tindakan mitigasi dengan lebih efektif.
3. Mempersiapkan Pemasok Baru Secara Pra-kualifikasi
Sebelum mengintegrasikan pemasok baru ke dalam rantai pasok Anda, pastikan untuk melaksanakan proses pra-kualifikasi yang cermat.
Ini termasuk mengevaluasi kelayakan keuangan, kapabilitas operasional, dan ketaatan regulasi pemasok potensial.
Dengan langkah ini, Anda dapat mengidentifikasi risiko potensial sejak awal dan menghindari bekerja dengan pemasok yang dapat menyebabkan gangguan atau risiko yang tidak diinginkan.
3. Memberikan Perhatian Khusus pada Pemasok Tunggal
Pemasok tunggal, atau yang dikenal sebagai sole–source suppliers, dapat menjadi pemicu risiko yang lebih besar karena ketergantungan yang tinggi pada mereka.
Dalam hal ini, penting untuk memberikan perhatian khusus pada strategi mitigasi.
Ini mungkin melibatkan strategi diversifikasi pemasok atau kemitraan yang lebih erat dengan pemasok tunggal untuk meminimalkan potensi dampak bila terjadi gangguan.
4. Sentralisasi Semua Informasi dan Melakukan Pemantauan Pemasok
Agar efektif dalam mengatasi risiko pemasok, penting untuk memiliki sistem yang dapat mengumpulkan dan mengelola informasi pemasok secara terpusat.
Ini mencakup informasi tentang kinerja pemasok, kepatuhan, sejarah transaksi, dan segala sesuatu yang relevan dengan hubungan Anda dengan mereka.
Dengan melacak dan memantau secara teratur, Anda dapat merespons lebih cepat terhadap perubahan dalam kondisi pemasok dan mengurangi risiko potensial.
Dalam praktiknya, pengelolaan risiko pemasok melibatkan pendekatan yang komprehensif dan berkelanjutan.
Dengan mengimplementasikan langkah-langkah seperti yang dijelaskan di atas, perusahaan dapat meminimalkan dampak risiko pemasok dan memastikan kelancaran operasional dalam menghadapi perubahan dan ketidakpastian.
Cegah Supplier Risk dengan E-Procurement RedERP
Supplier memainkan peranan penting kegiatan produksi serta bisnis secara keseluruhan. Maka dari itu, penting sekali untuk memastikan kelancaran dalam pasokan.
Untuk mengatasi segala tantangan dalam pengadaan, memiliki data yang cukup tentang kegiatan pengadaan. Di sinilah penggunaan E-Procurement RedERP akan sangat membantu Anda.
E-Procurement RedERP akan membantu Anda mengatasi supplier risk sedini mungkin. Hal ini bisa terjadi karena dukungan data dan analitik yang diberikan secara komperhensif.
Dengan RedERP, Anda dapat memantau dan mengelola seluruh proses pengadaan secara terpadu, termasuk pemilihan, evaluasi, dan pemantauan kinerja pemasok.
Adopsi teknologi ini memungkinkan perusahaan dapat mengotomatisasi proses pengdaan, memudahkan pemantauan kualitas dan kepatuhan, serta mendapatkan wawasan yang lebih mendalam melalui laporan dan analisis data yang akurat.
Dengan demikian, RedERP tidak hanya membantu mencegah risiko pemasok, tetapi juga meningkatkan efisiensi dan ketahanan rantai pasok secara keseluruhan.
