Timeline project adalah salah satu cara yang digunakan untuk memastikan seluruh proyek berjalan dengan tepat waktu sesuai dengan durasi dan anggaran yang telah ditetapkan.
Selain itu, penggunaan timeline dalam proyek juga membantu mengenali kendala dan memantau pencapaian dari proyek yang dijalankan.
Di lapangan, timeline ini juga berfungsi sebagai sarana komunikasi, manajemen beban kerja atau workload, serta untuk mengontrol kemajuan pekerjaan.
Untuk membantu Anda mengetahui lebih dalam mengenai hal ini, mari simak artikel RedERP di bawah ini!
Apa Itu Timeline Project?
Timeline project adalah suatu daftar rangkaian tugas atau aktivitas yang disusun berdasarkan urutan waktu dalam bentuk visual.
Dengan adanya timeline project ini, seorang manajer proyek dapat dengan mudah melihat dan memantau rencana proyek secara keseluruhan dari satu tempat, serta berkomunikasi dengan timnya mengenai segala hal terkait proyek tersebut.
Timeline project memberikan gambaran yang komprehensif mengenai seluruh proyek mulai dari awal hingga akhir. Seluruh anggota tim yang terlibat dalam proyek dapat melihat kapan tugas dimulai dan berakhir.
Selain itu, Anda juga dapat melihat apakah tugas-tugas tersebut saling bergantung satu sama lain atau tidak, sehingga Anda dapat lebih memahami pekerjaan Anda sendiri dan pekerjaan tim lainnya.
Bagi seorang manajer proyek, kemampuan dalam membuat timeline project sangatlah penting.
Selain membantu dalam memberikan instruksi kepada tim, timeline project juga dapat membantu dalam memprediksi dan bersiap menghadapi perubahan, hambatan, atau keterlambatan yang mungkin terjadi dalam proyek.
Baca Juga: Penggunaan Gantt Chart untuk Manajemen Proyek Lebih Efektif
Manfaat Menggunakan Timeline Project
Ketika memulai proyek baru, pembuatan timeline project adalah hal yang tidak boleh diabaikan. Ini menjadi elemen kunci yang mendukung keberhasilan proyek, karena menyediakan berbagai manfaat yang berharga.
Secara lebih rinci, kelebihan penggunaan timeline project adalah sebagai berikut:
1. Memberikan Keterangan Langkah demi Langkah dalam Proyek
Timeline project membantu tim untuk melihat secara jelas langkah-langkah yang perlu diambil dalam urutan tertentu. Hal ini sangat membantu, terutama dalam proyek-proyek yang kompleks dengan banyak tahapan.
2. Menyediakan Gambaran Besar Proyek
Adanya project timeline membantu dalam memvisualisasikan gambaran keseluruhan proyek, mulai dari awal hingga akhir. Dengan demikian, Anda tetap dapat melihat gambaran akhir proyek sambil bekerja pada langkah-langkah yang lebih detail.
3. Memastikan Keselarasan Tujuan Setiap Individu
Dokumen visual ini membantu seluruh tim untuk mengetahui tugas masing-masing dan bagaimana peran mereka berkontribusi dalam kesuksesan proyek. Hal ini penting untuk memastikan bahwa setiap orang memiliki tujuan yang sama.
4. Mengendalikan Kemajuan Proyek
Bagi seorang manajer proyek, timeline project membantu mereka dalam mengendalikan dan melacak kemajuan pekerjaan.
Jika ada kendala, manajer proyek dapat dengan mudah mengetahui di mana masalah terjadi dan kapan hal tersebut terjadi, sehingga memungkinkan pengelolaan kendala dengan lebih efektif.
5. Mencegah Hambatan yang Mungkin Muncul
Timeline project membantu manajer proyek dan tim untuk mengidentifikasi dan mencegah potensi hambatan yang mungkin terjadi.
Dengan adanya pemahaman yang jelas tentang tahapan dan jadwal proyek, langkah-langkah pencegahan dapat diambil dengan lebih baik.
6. Kemudahan dalam Melakukan Perubahan
Jika terjadi perubahan atau kendala yang mempengaruhi perencanaan yang sudah ada, timeline project mempermudah pengaturan perubahan tersebut.
Dengan memiliki pemetaan waktu yang terstruktur, perubahan dapat diimplementasikan dengan lebih mudah dan terencana.
Dengan demikian, penting untuk membuat project timeline yang jelas dan terorganisir agar dapat memanfaatkan kelebihan ini dalam menjalankan proyek dengan sukses.
Baca Juga: Kalender 2023 untuk Panduan Membuat Timeline Project
Cara Membuat Timeline Project
Setidaknya, terdapat tujuh langkah dalam cara membuat timeline project, berikut ini langkah-langkahnya.
1. Mulailah Dengan Membuat Kerangka Terlebih Dahulu
Sebelum memulai perencanaan teknis proyek, penting untuk memiliki gambaran umum terlebih dahulu. Apa tujuan utama proyek? Siapa yang terlibat dalam proyek ini? Dan apa peran mereka?
Informasi ini akan menjadi panduan dalam pembuatan jadwal manajemen proyek. Dengan memiliki panduan ini, proyek dapat berjalan dengan fokus.
Selain tujuan utama, Anda juga dapat membuat struktur pekerjaan (Work Breakdown Structure/WBS). Teknik ini memecah tujuan besar menjadi bagian-bagian yang lebih terperinci dan lebih mudah dipahami.
Sebagai contoh, jika Anda ingin membangun fitur baru dalam aplikasi, maka WBS dapat mencakup desain, pengembangan fitur, serta pengujian dan peluncurannya.
2. Detailkan Pekerjaan Teknis dari Wbs
Setelah memiliki WBS yang jelas, langkah berikutnya adalah mendetailkan setiap poin menjadi pekerjaan teknis. Pendekatan ini akan membuat jadwal manajemen proyek menjadi lebih terlihat.
Kembali ke contoh pembuatan fitur, setiap bagian dalam WBS dapat dibagi lebih lanjut.
3. Estimasikan Waktu untuk Setiap Pekerjaan
Berapa minggu yang dibutuhkan untuk melakukan riset pengguna? Berapa lama waktu yang diperlukan untuk perancangan? Kapan batas waktu revisi sebelum proses perancangan selesai?
Cobalah memperkirakan semua ini! Ingat, jadwal manajemen proyek dibuat agar proyek selesai tepat waktu. Oleh karena itu, rentang waktu untuk setiap pekerjaan harus jelas.
4. Tentukan Sumber Daya untuk Setiap Pekerjaan
Selain waktu, penting untuk mempertimbangkan ketersediaan sumber daya. Hal ini juga dapat memengaruhi penentuan waktu.
Apakah proyek ini berjalan bersama dengan proyek lainnya? Jika ya, sumber daya yang tersedia tentu terbatas. Hal ini dapat mempengaruhi penjadwalan.
Secara teoritis, semakin banyak sumber daya yang tersedia, pekerjaan dapat selesai lebih cepat. Namun, ini juga berlaku sebaliknya.
5. Perhatikan Ketergantungan Antar Pekerjaan
Sebelum fitur dibangun, desain harus diselesaikan terlebih dahulu. Ini disebut sebagai ketergantungan antar pekerjaan.
Anda tidak dapat menyelesaikan atau bahkan memulai pekerjaan B tanpa menyelesaikan pekerjaan A terlebih dahulu.
Dalam pembuatan jadwal manajemen proyek, penting untuk memperhatikan hal ini. Karena ini dapat mempengaruhi urutan pekerjaan.
Tugas yang harus diselesaikan terlebih dahulu akan terlihat dengan jelas. Sebaliknya, tugas yang ada di akhir dapat ditentukan dengan mudah.
6. Buatlah Timeline
Setelah memiliki daftar pekerjaan teknis, sumber daya dan waktu yang dibutuhkan juga sudah jelas, saatnya membuat jadwal manajemen proyek.
Anda dapat menuliskannya di kertas, papan tulis, atau menggunakan project management software.
Susunlah tugas-tugas, tenggat waktu, dan orang yang bertanggung jawab atas masing-masing tugas. Dengan demikian, jadwal proyek akan menjadi terstruktur dan teratur.
7. Pantau dan Beradaptasi
Terkadang harapan tidak selalu sesuai dengan kenyataan. Hal ini juga berlaku dalam pembuatan jadwal manajemen proyek.
Meskipun semuanya telah direncanakan dengan baik dan terstruktur, namun ada faktor eksternal yang dapat mengganggu rencana Anda.
Oleh karena itu, saat membuat rencana, hindarilah menetapkan tenggat waktu yang terlalu ketat. Hal ini dapat meningkatkan risiko keterlambatan proyek.
Selalu beri ruang untuk adaptasi dan perubahan. Dengan demikian, proyek dapat diselesaikan dengan baik meskipun terjadi perubahan atau kendala di sepanjang jalan.
Contoh Timeline Project
Setelah memahami langkah-langkah dalam pembuatan kerangka timeline project, selanjutnya penting untuk melihat contoh-contohnya.
Anda dapat melihat contoh timeline project untuk memahami tenggat waktu setiap proyek dan bagaimana keterkaitan antara satu proyek dengan proyek lainnya.
Berikut ini beberapa contoh:
1. Contoh Timeline Project Product Development
Dalam pengembangan produk baru, langkah-langkah persiapan harus dilakukan mulai dari riset pasar, perencanaan konsep produk, hingga penentuan fitur-fitur yang akan dihadirkan dalam produk tersebut.
Untuk memastikan semuanya terorganisir dengan baik, diperlukan timeline project.
Baca Juga: Barang Produksi: Pengertian, Ciri, dan Contohnya
2. Contoh Timeline Project Marketing
Salah satu contoh timeline project di bidang pemasaran adalah untuk melacak target pasar mulai dari riset hingga pembelian.
Dengan menggunakan timeline project, aktivitas pemasaran dapat direncanakan dengan baik, sehingga memudahkan dalam menentukan target pemasaran.
3. Contoh Timeline Project Web Design
Ketika ingin membuat sebuah website baru, tidak hanya cukup dengan proses pembuatan saja. Diperlukan riset untuk tata letak, penentuan konsep desain, hingga tahap eksekusi pembuatan.
Semua proses tersebut perlu direncanakan dengan timeline project agar dapat memenuhi tenggat waktu yang ditetapkan.
4. Contoh Timeline Project Event
Penyelenggaraan suatu acara membutuhkan persiapan yang matang. Baik acara tersebut bersifat formal maupun informal, penting untuk memiliki timeline project yang jelas agar acara dapat berjalan dengan baik.
Selain pemabahasan timeline project, agar lebih detail lagi perlu mempelajari juga teori Triple Constraint dalam project management.
Pastikan Timeline Project Berjalan Sesuai Rencana Bersama RedERP
Timeline project membantu Anda untuk memiliki kendali dan kontrol terhadap jalannya projek yang Anda susun dan kerjakan. Baik dari segi waktu pengerjaan serta anggarannya.
Untuk membantu Anda dapat dengan mudah memonitoring perjalanan project. Menggunakan software project management adalah jawaban yang tepat. Software ini membantu Anda untuk melakukan pelacakan dan monitoring perjalanan projek secara real-time.
Salah satu perangkat lunak yang bisa Anda percayakan adalah Software Project Management RedERP. Dalam rangka memastikan keberhasilan timeline project, Software Project Management RedERP dapat memberikan kontribusi signifikan melalui beberapa cara.
Pertama adalah dapat menyediakan perancangan yang terstruktur, kedua dapat memantau kemajuan project secara real-time, ketiga dapat mengelola sumber daya project, termasuk penugasan tim, alokasi anggaran, dan pengaturan prioritas, keempat dapat memfasilitasi untuk berkolaborasi dengan tim, dan terakhir dapat menyediakan laporan analisis yang mendalam tentang kinerja project.
Dengan menggunakan Software Management Project RedERP, Anda dapat meningkatkan kontrol dan visibilitas atas timeline project Anda. Ini membantu Anda menghindari keterlambatan, memaksimalkan efisiensi, dan mencapai tujuan proyek sesuai rencana.
