Kehadiran gantt chart merupakan tools penting untuk menjaga alur timeline proyek perusahaan tetap berjalan sesuai target waktu yang telah ditentukan.
Melalui pemanfaatan tools ini, divisi terkait yakni project manager serta stakeholder lainnya dapat memantau perkembangan progress suatu proyek perusahaan yang tengah berjalan.
Bagan gantt chart sendiri memiliki sejumlah versi, mulai dari tipe sederhana (kertas grafik) hingga tampilan yang lebih kompleks (microsoft project atau excel).
Supaya dapat lebih memahami mengenai definisi hingga komponen dari tools gantt chart, RedERP telah merangkum penjelasannya pada artikel di bawah ini! Simak dan pahami, ya!
Apa Itu Gantt Chart?
Gantt Chart adalah sebuah tools yang dirancang untuk membantu penggunanya dalam melakukan kegiatan manajemen proyek. Istilah satu ini juga akrab disebut Milestones Chart dan Project Bar Chart.
Adapun data yang tercantum pada tools ini divisualisasikan ke dalam bentuk tabel serta diagram batang.
Tabel yang tersedia berfungsi untuk menginput data mengenai nama kegiatan beserta deadline tampilan proyek tersebut. Sedangkan diagram batang merepresentasikan progress terkini atas proyek terkait yang tengah berjalan.
Tools gantt chart sendiri sudah dikembangkan sejak tahun 1910 silam, oleh seorang insinyur sekaligus konsultan manajemen kelahiran Amerika Serikat bernama Henry Laurence Gantt.
Pengembangan yang ia lakukan tersebut berdasarkan ide dasar seorang insinyur asal Polandia bernama Karol Adamiecki, yang lebih dulu menciptakan gantt chart versi sederhana.
Seiring berjalannya waktu, penemuan tools sejuta umat ini secara bertahap terus mengalami perkembangan.
Mulai dari berupa rangkaian data proyek yang ditulis tangan atau melalui mesin tik, hingga beralih menjadi bentuk digital dengan tampilan tabel dan grafik batang bersifat user friendly serta dapat di-monitoring secara live.
Kegunaan Gantt Chart
Berikut 7 kegunaan atau peranan dari tools project bar chart yang diuraikan dalam poin-poin singkat di bawah ini.
- Meningkatkan produktivitas dan komunikasi tim
- Memudahkan perencanaan sumber daya perusahaan
- Penyampaian informasi tentang proyek kompleks
- Pemerataan pembagian tugas tim
- Meningkatkan efisiensi manajemen waktu
- Akuntabilitas dan transparansi proyek terjaga
- Koordinasi tugas antar divisi lebih mudah melalui monitoring secara real time
Baca Juga: Flowchart Adalah Bagan Alur, Ketahui Kegunaan hingga Fungsinya
Komponen Gantt Chart
Dalam penggunaannya, tools project bar chart ini memiliki sejumlah komponen di dalamnya. Setiap komponen memiliki fungsi dan tugas masing-masing, sesuai kebutuhan para penggunanya.
Adapun 11 komponen tersebut di antaranya:
1. Task
Task menjadi komponen utama dalam project bar chart. Komponen ini berada di sisi paling kiri tabel agar mudah diamati, diatur, dan dikerjakan oleh para penggunanya.
Dalam hal ini, pengguna yang dimaksud ialah divisi project manager serta stakeholder terkait lainnya.
2. Timeline
Timeline adalah komponen kedua yang menyatakan runtutan waktu pengerjaan suatu proyek. Sistem penulisan komponen ini dimulai dari kiri hingga ke kanan.
Sisi paling kiri menunjukkan waktu dimulainya suatu proyek. Sedangkan sisi kanan sebagai visualisasi waktu berakhirnya pengerjaan proyek dalam periode tertentu.
Apabila proyek yang dikerjakan tergolong berjangka pendek, maka satuan waktu yang digunakan biasanya berupa hari dan tanggal.
Kemudian, apabila suatu proyek dilaksanakan berjangka panjang maka bisa menggunakan satuan minggu, bulan, ataupun tahun sesuai periode tertentu yang telah ditetapkan sebelumnya.
Baca Juga: 7 Cara Membuat Timeline Project Lengkap dengan Contohnya
3. Deadline
Komponen ketiga yang terdapat pada project bar chart adalah deadline. Deadline berfungsi untuk menyatakan batas waktu pengerjaan suatu proyek pada periode tertentu.
Hal ini dapat membantu mencegah terjadinya penumpukan pengerjaan proyek.
Komponen deadline sendiri berada di tengah timeline sebagai garis penunjuk waktu terkini.
4. Coordinator
Supaya pembagian tugas dalam suatu proyek dapat dilakukan dengan baik dan terukur.
Maka project bar chart menyediakan komponen coordinator, untuk memudahkan penggunanya dalam membagikan tugas secara merata kepada anggota yang terlibat dalam proyek.
Pembagian tugas yang jelas akan menumbuhkan rasa tanggung jawab kepada setiap anggota atau divisi yang bertugas.
Alhasil, proyek yang dijalankan dapat dirampungkan tepat waktu.
5. Progress Bar
Setiap kemajuan dari suatu proyek yang tengah berjalan, akan divisualisasikan dalam bentuk progress bar pada project bar chart.
Komponen ini akan memudahkan penggunanya dalam memantau perkembangan, sekaligus menganalisis tingkat keberhasilan proyek untuk dapat rampung sesuai timeline yang ada.
Hasil analisis tersebut dapat menjadi bahan evaluasi bagi setiap divisi yang terlibat, untuk menjalankan proyek selanjutnya di kemudian hari.
6. Progress Percentage
Project bar chart juga menyediakan komponen progress percentage yang memiliki fungsi lebih rinci, yakni menunjukkan persentase perkembangan setiap tugas yang dikelola divisi terkait dalam suatu proyek.
Alhasil, pengguna bisa lebih memahami tingkatan perkembangan proyek yang dijalankan. Komponen progress percentage juga dapat menjadi bahan evaluasi, bagi setiap pihak yang terlibat dalam pengerjaan proyek tertentu.
Baca Juga: Apa Itu Poke Yoke dan Kegunaanya?
7. Priority
Komponen ketujuh yakni priority berfungsi memudahkan pengguna dalam menentukan setiap kegiatan dalam proyek, yang harus diselesaikan lebih dahulu.
Bisa dibilang, penerapan skala prioritas berlaku dalam praktik penggunaan komponen ini. Maka dari itu, project leader dan koordinator harus mampu mengetahui tingkat urgensi suatu kegiatan dalam proyek yang perlu dikerjakan terlebih dahulu.
8. Milestones
Dalam pengerjaan proyek, pasti terdapat tanggal-tanggal penting tertentu misalnya agenda rapat dan lainnya.
Atas hal tersebut, project bar chart menyediakan komponen milestones sebagai penanda suatu agenda yang tergolong penting.
9. Dependencies
Pada dasarnya, setiap kegiatan yang dilakukan memiliki keterkaitan satu sama lain. Komponen dependencies dalam project bar chart akan membantu pengguna dalam menghubungkan kegiatan-kegiatan tersebut.
Misalnya, sebelum tahapan pengembangan interface aplikasi dilaksanakan, tahapan riset harus dilakukan terlebih dahulu hingga selesai. Setelahnya, proses pengembangan interface baru dapat berjalan.
Melalui penggunaan komponen dependencies, kedua tugas tersebut dapat dihubungkan dalam tampilan visual garis. Komponen ini juga bisa memudahkan proses evaluasi proyek tertentu.
Hal ini karena visual garis yang tertera dapat memberikan gambaran umum, mengenai sebab akibat suatu kegiatan dalam proyek berjalan kurang maksimal atau bahkan tidak sesuai target.
10. Resource assigned
Sederhananya, resource assigned merupakan komponen dalam project bar chart. Dimana komponen ini berfungsi untuk menampilkan setiap anggota atau divisi yang bertanggung jawab, atas pelaksanaan suatu tugas atau kegiatan dalam proyek.
11. Progress Checking
Komponen ini berfungsi untuk melakukan pengecekan terhadap setiap kegiatan yang telah disepakati untuk setiap divisi dalam suatu proyek.
Dengan ini, divisi yang bertanggung jawab yaitu project leader dan koordinator terkait dapat memantau perkembangan setiap pekerjaan anggota mereka.
Dalam praktiknya, komponen ini disisipkan pada bagian timeline dalam project bar chart agar setiap anggota dapat mengetahuinya.
Baca Juga: Apa Itu Project Charter dan Bagaimana Membuatnya?
Langkah-Langkah Membuat Gantt Chart
1. Penentuan Tujuan Proyek
Langkah pertama dalam membuat gantt chart adalah menentukan tujuan proyek secara jelas. Anda perlu memiliki pemahaman yang baik tentang apa yang ingin dicapai dengan proyek ini. Tujuan yang jelas akan membantu Anda dalam mengidentifikasi aktivitas yang diperlukan.
2. Identifikasi Aktivitas Proyek
Setelah tujuan proyek ditentukan, langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi aktivitas-aktivitas yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut. Pisahkan proyek menjadi tugas-tugas yang lebih kecil agar lebih mudah dikelola.
3. Penentuan Durasi Aktivitas
Setelah aktivitas-aktivitas proyek diidentifikasi, langkah berikutnya adalah menentukan durasi yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap aktivitas. Perhatikan juga urutan ketergantungan antar aktivitas.
4. Menentukan Ketergantungan Antar Aktivitas
Setiap aktivitas dalam proyek bisa memiliki ketergantungan dengan aktivitas lain. Identifikasi hubungan antar aktivitas dan tentukan apakah ada aktivitas yang harus diselesaikan sebelum aktivitas lainnya dapat dimulai.
5. Penjadwalan Aktivitas
Dalam langkah ini, Anda akan menentukan waktu mulai dan selesai untuk setiap aktivitas berdasarkan durasi yang telah ditentukan. Atur urutan aktivitas secara logis dan pertimbangkan ketergantungan antar aktivitas.
6. Penyusunan Gantt Chart
Setelah semua langkah di atas diselesaikan, Anda dapat memulai menyusun gantt chart. Gunakan software atau aplikasi yang tersedia untuk membuat gantt chart dengan mudah. Tampilkan aktivitas-aktivitas proyek dalam bentuk bar horizontal dengan waktu yang sesuai.
Contoh Gantt Chart
Berikut ini merupakan contoh gantt chart digunakan untuk menggambarkan jadwal proyek yang terdiri dari beberapa kegiatan. Setiap kegiatan memiliki kolom yang menunjukkan waktu mulai, waktu selesai, dan durasi kegiatan tersebut.
1. Contoh Gantt Chart Sederhana
Gantt chart memberikan gambaran visual tentang bagaimana kegiatan-kegiatan tersebut saling terkait dan berdampak pada waktu penyelesaian proyek secara keseluruhan.
2. Contoh Gant Chart Bulanan
Banyak Cara bisa dilakukan untuk membuat gantt chart antara lain menggunakan Excel, Powerpoint, Google Document, Google Spreadsheet, dan lain-lain.
Namun Anda tidak perlu khawatir, kami menawarkan kemudahan untuk manajemen proyek anda termasuk didalamnya penggunaan gant chart melalui layanan kami.
Permudah Kegiatan Manajemen Proyek dengan Software RedERP
Manajemen proyek yang baik dapat memberikan banyak manfaat bagi sebuah perusahaan, seperti pemaksimalan potensi tim, peningkatan kualitas pengelolaan anggaran, meminimalisir terjadinya risiko dan masih banyak lagi.
Ketika perusahaan dapat melakukan manajemen proyek dengan baik, maka akan berpengaruh kepada produk yang dihasilkan dan keuntungan yang bisa didapatkan.
Dalam mencapai sejumlah hal di atas, perlu dilakukan upaya upgrading pada sistem manajemen proyek dalam tubuh perusahaan itu sendiri.
Salah satu langkah yang bisa dilakukan perusahaan adalah dengan memanfaatkan teknologi software ERP yang memiliki modul Project Management seperti RedERP.
Software Project Management dari RedERP memiliki sejumlah fitur yang mampu meningkatkan performa manajemen proyek suatu perusahaan. Alhasil, seluruh proyek penting yang sedang dijalankan perusahaan dapat Anda kendalikan secara praktis, efisien, dan tepat.
Selain praktis, pengelolaan serta monitoring proyek-proyek penting perusahaan juga dapat Anda pahami dengan mudah.
Hal ini karena, fitur Project Operations pada Software Project Management RedERP memiliki tampilan yang user friendly, sehingga pengoperasiannya mudah dimengerti oleh para pengguna.
Tidak hanya itu, Anda juga dapat mengelola perkiraan biaya proyek secara komprehensif dengan tingkat akurasi yang tinggi menggunakan fitur Project Cost And Revenue.
Bahkan, Anda bisa mengevaluasi segala permasalahan yang terjadi saat proyek perusahaan tengah berjalan. Alhasil, Anda bersama tim mampu menangani permasalahan yang ada dengan lebih maksimal.
Tertarik untuk mulai mencoba software project management dari RedERP? Anda dapat mengajukan demo gratisnya sekarang!
