Dalam era digital saat ini, banyak bisnis yang beralih ke teknologi cloud computing untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya operasional perusahaan mereka. Salah satu teknologi yang semakin populer adalah cloud accounting.
Penggunaan teknologi ini memungkinkan Anda untuk mengolah berbagai laporan akuntansi dengan cepat dan tepat. Selain itu, karena sudah berbasis cloud keamanan pun dapat lebih terjamin.
Dalam artikel ini, RedERP akan membahas tentang apa itu cloud accounting, keuntungan penggunaan, serta rekomendasi beberapa software terbaik yang dapat dipilih oleh perusahaan.
Apa Itu Cloud Accounting
Cloud accounting adalah sistem pengelolaan akuntansi yang menggunakan perangkat lunak akuntansi yang di hosting di server jarak jauh.
Dengan menggunakan sistem ini, Anda dapat menyimpan dan mengakses sistem akuntansi, laporan, dan dokumen keuangan dari komputer perusahaan dan di mana pun selama memiliki koneksi internet.
Sistem ini juga memungkinkan akses multi-pengguna dan penyimpanan server online atau jarak jauh yang aman.
Dengan sistem berbasis cloud Anda mempunyai sentralisasi dalam pengelolaan data, di mana Anda dapat mengirim, menyimpan, dan memperbarui data di satu tempat dengan aman.
Penggunaannya dapat merampingkan proses bisnis dan menyesuaikan dengan pertumbuhan perusahaan.
Apakah Cloud Accounting Software Aman?
Lalu apakah data keuangan yang disimpan di sistem akuntansi cloud aman?
Data yang tersimpan sangat aman, namun penyedia akuntansi cloud menggunakan teknologi enkripsi yang memproses informasi perusahaan menjadi kode yang aman dan tidak dapat dipecahkan.
Sistem cloud menggunakan jenis keamanan yang sama dengan yang digunakan dalam perbankan online dan pengelolaan data keuangan lainnya.
Solusi akuntansi cloud yang ditawarkan oleh penyedia cloud menyediakan berbagai langkah keamanan, termasuk lokasi penyimpanan yang aman, staf keamanan, dan lain sebagainya.
Tak hanya itu, aplikasi ini umumnya juga menyiapkan langkah keamanan lainnya, seperti software keamanan digital, beberapa jaringan terpisah, beberapa metode autentikasi pengguna, dan layanan dukungan pelanggan yang responsif.
Apa Perbedaan Cloud Accounting dengan Software Akuntansi?
Sebelum mengenal cloud accounting, kita terlebih dulu sudah mengenal software akuntansi, lantas apa perbedaannya?
Perbedaan antara cloud accounting dan software akuntansi tradisional adalah pada penyimpanannya.
Di mana pada sistem cloud accounting, penyimpanannya menggunakan komputasi awan yang memungkinkan Anda dapat mengakses file dimana saja selama tersambung dengan internet.
Sementara pada software akuntansi biasa umumnya penyimpanan menggunakan server yang dimiliki oleh perusahaan.
Selain perbedaan pada sistem penyimpanan, yang membedakan dari cloud accounting dan software akuntansi lainnya adalah akses.
Pada sistem cloud, Anda bisa melakukan kolaborasi dalam pengelolaan akuntansi di perusahaan.
Keuntungan Menggunakan Cloud Accounting Software
Menggunakan cloud accounting software memiliki banyak keuntungan bagi bisnis, di antaranya adalah:
1. Akses Data Keuangan Kapan Saja dari Mana Saja
Program software berbasis cloud memungkinkan Anda untuk mengakses data keuangan kapan saja dan di mana saja tanpa harus mengunduh atau memperbarui perangkat lunak terlebih dulu.
Bahkan, Anda juga dapat mengakses data keuangan menggunakan smartphone. Karena saat ini sudah banyak vendor aplikasi yang menyediakan aplikasi yang bisa digunakan dalam format mobile.
2. Mendapatkan Informasi Terkini Mengenai Keuangan Bisnis
Dengan menyimpan data Anda di cloud, Anda dapat memperoleh ikhtisar yang akurat dan terkini tentang status keuangan bisnis Anda.
Ini Data yang terbaru ini akan membantu Anda dalam proses pengambilan keputusan yang tepat mengenai prospek keuangan bisnis Anda.
3. Efisiensi Waktu dengan Otomatisasi
Penggunaan sistem cloud accounting dapat menghemat waktu Anda karena sistem ini mampu mengotomatiskan alur kerja.
Contohnya, Anda bisa memasukkan data vendor dan mengatur alur kerja, sistem akan membayar vendor secara otomatis pada tanggal jatuh tempo setiap bulan.
Anda juga dapat mengotomatiskan pengiriman faktur ke pelanggan reguler Anda.
4. Mendukung Kolaborasi
Menggunakan program akuntansi berbasis cloud dapat memfasilitasi Anda untuk berkolaborasi dengan mudah.
Dengan sistem ini, pembuatan laporan keuangan bisa dilakukan lebih mudah. Para tim yang terlibat pun dapat dengan mudah mengakses data keuangan yang mereka butuhkan.
Sistem cloud juga memudahkan Anda dalam mengontrol akses informasi yang dapat diakses dan dikelola karyawan.
5. Akurasi Data Meningkat
Sistem akuntansi berbasis cloud dapat mengurangi risiko kesalahan karena seluruh informasi keuangan dimasukkan ke dalam satu tempat.
Dengan memasukkan transaksi keuangan secara teratur dan mengelompokkannya, Anda dapat dengan mudah mendapatkan laporan yang akurat kapan saja.
Menggunakan sistem akuntansi berbasis cloud juga menghilangkan kebutuhan untuk mengetahui praktik, rumus, dan shortcut akuntansi yang diperlukan seperti saat Anda menggunakan Excel.
Anda hanya perlu memastikan pengeluaran dan pendapatan dicatat secara teratur untuk mendapatkan laporan keuangan yang akurat.
6. Tidak Perlu Instalasi
Anda tidak perlu membeli program akuntansi dan menginstalnya secara individual di setiap komputer karena perangkat lunak akuntansi berbasis cloud di hosting secara online.
Sebagai gantinya, Anda dapat mengakses program ini melalui web browser atau aplikasi seluler dengan masuk ke akun Anda.
Selain itu, Anda akan menghemat biaya untuk tim TI internal yang biasanya bertanggung jawab untuk memutakhirkan perangkat lunak atau menangani masalah teknis lainnya.
7. Akses ke Dukungan Teknis
Anda bisa mendapatkan dukungan teknis dari vendor penyedia cloud accounting.
Anda cukup menghubungi mereka melalui telepon atau pesan dan Anda pun akan mendapatkan akses cepat ke teknisi profesional yang tersedia untuk memecahkan masalah Anda.
Hal ini tentunya akan menghemat waktu dan uang perusahaan karena tidak lagi perlu mempekerjakan staf IT.
Bukan hanya mengatasi masalah, segala pembaruan perangkat pun bisa Anda serahkan kepada vendor.
8. Mengurangi Kertas
Cloud accounting memungkinkan Anda untuk mengelola segala proses akuntansi melalui sistem online. Sehingga Anda tidak lagi membutuhkan banyak kertas dan dokumen fisik.
Karena penggunaan kertas bisa berkurang, maka Anda bisa mengalihkan biaya inventaris alat kantor ke hal lainnya.
Baca Juga: Pengertian dan Keuntungan Menggunakan Aplikasi Akuntansi
Pertimbangan Sebelum Memilih Cloud Accounting Software
Sebelum Anda mempertimbangkan untuk menggunakan cloud accounting software, ada baiknya mempertimbangkan beberapa hal.
Hal ini penting agar Anda mendapatkan sistem yang terbaik dan sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
Berikut ini hal-hal yang perlu Anda pertimbangkan:
1. Fitur
Meskipun semua aplikasi akuntansi memiliki fitur yang mirip, Anda tetap perlu menyesuaikan dengan kebutuhan perusahaan seperti kemudahan akses data, jumlah pengakses, report dan analitik, serta aspek lainnya.
Maka dari itu, sebelum Anda menggunakan sistem ini, cobalah untuk membuat daftar apa saja fitur yang Anda perlukan serta tanyakan fitur tersebut kepada vendor.
Tanyakan juga apakah aplikasi tersebut bisa dikustomisasi sesuai kebutuhan perusahaan.
2. Biaya
Biaya menjadi pertimbangan penting dalam memilih software yang akan digunakan. Saat ini, sudah banyak penyedia jasa cloud accounting yang menawarkan harga terjangkau.
Namun, Anda jangan langsung tergoda, pastikan perangkat lunak tersebut memang sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan perusahaan.
3. Keamanan Data
Keamanan data dalam sebuah software menjadi hal yang sangat penting saat ini. Oleh karena itu, pastikan software yang Anda pilih aman.
Pastikan aplikasinya mampu mengenkripsi seluruh data, anti-malware, firewall, dan metode pemantauan ketat untuk mencegah kejahatan dunia maya.
4. Kemampuan
Hal yang penting lainnya yang perlu jadi pertimbangan Anda adalah seperti apa kemampuan dari cloud accounting.
Baik itu kemampuan dalam memproses data, menghasilkan laporan sampai dengan kemampuan untuk melakukan backup data. Sistem yang baik bisa melakukannya dengan cepat, tepat, dan mudah.
5. Kemudahan
Cloud accounting yang akan digunakan haruslah dapat mudah diakses dan digunakan. Baik itu kemudahan dalam entri data, mengunduh laporan, dan proses akuntansi lainnya.
Selain itu, tampilan software pun harus rapi dengan navigasi yang baik sehingga mudah digunakan.
Baca Juga: Cara Kerja Sistem Cloud ERP yang Penuh Manfaat bagi Bisnis
5 Rekomendasi Software Akuntansi Cloud
Berikut lima rekomendasi software akuntansi berbasis cloud yang bisa dipilih oleh perusahaan:
1. RedERP
RedERP adalah software akuntansi yang sudah berbasis cloud yang mendukung bisnis dalam pengelolaan akuntansi dan pencatatan keuangan.
Dengan software ini, Anda dapat melakukan pembukuan bisnis dengan lebih mudah karena didukung fitur-fitur andal.
Di dalam Software Akuntansi RedERP Anda akan menemukan fitur Automatisasi Jurnal dan Buku Besar, fitur ini mendukung dalam membuat jurnal dan buku besar secara otomatis dari transaksi yang terjadi dalam bisnis.
Lalu, software ini juga memudahkan Anda dalam pengelolaan anggaran untuk membantu Anda menghindari fraud. Ada juga fitur yang membantu pengelolaan arus kas, sampai dengan fitur report dan analisis.
Bersama Software Akuntansi RedERP, Anda dapat mencapai efektivitas dalam tugas akuntansi harian. Untuk mengetahui Software Akuntansi ini lebih lanjut, Anda pun bisa mengajukan demo gratisnya.
Implementasi cloud accounting dapat memberikan banyak keuntungan bagi bisnis.
Dengan memanfaatkan teknologi cloud, bisnis dapat menghemat waktu dan biaya dalam pengelolaan keuangan, meningkatkan efisiensi dan produktivitas, serta meningkatkan keamanan dan aksesibilitas data keuangan.
Selain itu, dengan berbagai pilihan software cloud accounting yang tersedia, bisnis dapat memilih solusi yang paling sesuai dengan kebutuhan mereka.
Jangan lupa untuk mempertimbangkan fitur-fitur seperti pembaruan otomatis, pembuatan laporan keuangan secara real-time, dan integrasi dengan aplikasi bisnis lainnya.
2. NetSuite ERP
NetSuite ERP menawarkan fitur lengkap untuk mengelola berbagai keperluan akuntansi bisnis Anda.
Bahkan ada juga penawaran bundle dengan software Oracle yang menjadikan software ini memiliki dukungan penuh dalam pengelolaan bisnis Anda.
3. QuickBooks Online
Perangkat akuntansi satu ini cocok sekali untuk bisnis kecil dan menengah. Dengan QuickBooks Online, Anda bisa menerima pembayaran, melakukan penggajian, serta mengelola berbagai keperluan akuntansi secara online.
4. Zoho Books
Zoho Books adalah solusi software akuntansi yang lengkap dan memungkinkan bisnis untuk melacak pengeluaran, membuat perkiraan, dan mengeluarkan faktur.
5. Bonsai
Bonsai adalah software manajemen keuangan dan akuntansi yang menyediakan berbagai dukungan seperti pembuatan faktur, manajemen klien dan proyek, dan beragam template.
Aplikasi ini khususnya melayani bisnis kecil seperti pekerja lepas dan pelatih gaya hidup.
Demikian rekomendasi cloud accounting yang bisa Anda pertimabangkan untuk diterapkan pada perusahaan Anda. Semoga bermanfaat dan request demo sekarang ya!
