Dalam era modern ini, perkembangan teknologi telah membawa dampak yang signifikan pada berbagai sektor industri, termasuk di dalamnya adalah manajemen perawatan (maintenance) peralatan dan fasilitas.
Konsep tradisional dalam pengelolaan maintenance mulai beralih menuju solusi yang lebih canggih dan efisien berkat hadirnya maintenance management software.
Maintenance management software merupakan sebuah solusi teknologi yang memberdayakan perusahaan atau organisasi dalam mengelola dan merencanakan kegiatan maintenance dengan lebih sistematis dan terorganisir.
Dalam artikel ini, kita akan berkenalan lebih dalam tentang maintenance management software, mulai dari manfaat yang ditawarkannya, fungsionalitas utama yang dimiliki, hingga dampak positifnya terhadap kinerja keseluruhan suatu perusahaan.
Apa Itu Maintenance Management Software?
Perangkat lunak manajemen maintenance, atau yang sering disebut sebagai software manajemen perawatan adalah sistem yang digunakan untuk mengatur kegiatan perawatan dengan lebih teratur.
Dengan menggunakan software ini, Anda bisa merencanakan, melacak, dan menganalisis semua pekerjaan maintenance yang dilakukan oleh tim Anda secara lebih efisien.
Perangkat lunak ini membuat proses maintenance menjadi lebih terkoneksi. Artinya, semua informasi terkait perawatan dapat diakses dengan mudah oleh seluruh tim atau bagian dalam organisasi Anda.
Jadi, tidak ada lagi pekerjaan perawatan yang terlupakan atau tidak terkoordinasi dengan baik.
Fungsi Maintenance Management Software
Penggunaan perangkat lunak manajemen maintenance memiliki banyak manfaat bagi perusahaan dalam menjaga keandalan dan efisiensi operasional.
Berikut adalah beberapa manfaat utama dari perangkat lunak manajemen maintenance:
1. Mengurangi Waktu Henti Peralatan
Dalam hal ini, fungsi software manajemen maintenance di antaranya:
a. Memastikan ketersediaan peralatan
b. Meningkatkan produksi
c. Mengurangi limbah dan pekerjaan ulang
d. Memperpanjang umur aset
2. Menjaga Tempat Kerja Aman dan Sesuai Standar
Fungsi yang satu ini meliputi:
a. Menetapkan SOP untuk kesehatan dan keselamatan
b. Mengelola dan melacak insiden
c. Merekam dan memverifikasi kepatuhan
d. Mengelola izin dan dokumen audit
3. Mengendalikan Biaya
Software manajemen maintenance juga dapat mengendalikan biaya dengan tepat, seperti:
a. Mengurangi biaya tenaga kerja
b. Membeli lebih sedikit suku cadang
c. Melacak dan mengelola biaya garansi
4. Mengelola Karyawan dan Proses
Dalam fungsinya mengelola karyawan serta proses, berikut rinciannya.
a. Mengatur aset, dokumen, dan perintah kerja
b. Menjadwalkan maintenance dan tenaga kerja
c. Mengurangi waktu yang terbuang pada tugas administratif
d. Mendapatkan wawasan lebih dalam hubungan dengan supplier
5. Mengorganisir Informasi
Maintenance management software juga berfungsi untuk mengorganisir informasi, seperti berikut.
a. Menyesuaikan dan mengotomatisasi pelaporan
b. Melacak KPI dan metrik maintenance
c. Membangun sejarah aset yang rinci
6. Mengkoordinasi Maintenance Preventif
Dalam fungsinya untuk mengkoordinasi maintenance preventif, software management maintenance berfungsi untuk:
a. Membuat pemicu untuk maintenance
b. Menggunakan sensor pemantauan kondisi
c. Standarisasi tugas-tugas preventif.
Tipe Maintenance Management Software
Manajemen pemeliharaan merupakan aspek penting dalam operasional perusahaan modern. Untuk mengoptimalkan efisiensi dan kinerja, banyak perusahaan menggunakan perangkat lunak manajemen pemeliharaan.
Terdapat beberapa tipe perangkat lunak yang berbeda yang dapat membantu perusahaan dalam merencanakan, melaksanakan, dan memantau aktivitas pemeliharaan mereka.
Berikut adalah penjelasan singkat tentang beberapa tipe perangkat lunak manajemen pemeliharaan:
1. Computerized Maintenance Management System – CMMS
CMMS adalah perangkat lunak yang dirancang khusus untuk membantu mengelola, mengawasi, dan melacak semua kegiatan pemeliharaan dan plant maintenance, mesin, dan fasilitas.
CMMS membantu meningkatkan efisiensi pemeliharaan dengan memungkinkan perencanaan jadwal pemeliharaan, pelacakan inventory suku cadang, dan pemantauan kinerja peralatan.
2. Enterprise Asset Management – EAM
EAM adalah tipe perangkat lunak yang lebih luas dan mencakup aspek manajemen aset perusahaan dari waktu penempatannya hingga akhir siklus hidupnya.
Selain pemeliharaan, EAM juga mencakup pengadaan, penyusutan, dan pemantauan kinerja aset. EAM membantu perusahaan untuk mengoptimalkan penggunaan aset, mengurangi biaya, dan memaksimalkan nilai dari aset mereka.
3. Enterprise Resource Planning – ERP
ERP adalah solusi perangkat lunak terintegrasi yang mencakup berbagai aspek manajemen operasional perusahaan.
Dalam konteks manajemen pemeliharaan, ERP dapat mencakup modul pemeliharaan yang membantu mengelola jadwal pemeliharaan, alokasi sumber daya, dan pelaporan kinerja.
4. Asset Performance Management – APM
APM adalah tipe perangkat lunak yang fokus pada pemantauan dan analisis kinerja aset.
APM memungkinkan perusahaan untuk mendapatkan wawasan mendalam tentang kesehatan dan kinerja aset mereka, sehingga mereka dapat mengidentifikasi masalah potensial, mengurangi downtime, dan meningkatkan efisiensi operasional.
5. Teknologi Baru dan Berkembang
Selain solusi konvensional yang telah disebutkan di atas, terdapat pula teknologi baru dan berkembang seperti Internet of Things (IoT), analitika prediktif, dan kecerdasan buatan (AI) yang semakin banyak digunakan dalam manajemen pemeliharaan.
IoT memungkinkan perangkat terhubung untuk mengirimkan data kinerja secara real–time, analitika prediktif dapat membantu meramalkan kegagalan peralatan, sementara AI membantu mengoptimalkan jadwal pemeliharaan dan meningkatkan pengambilan keputusan.
Demikianlah beberapa tipe perangkat lunak manajemen pemeliharaan yang dapat membantu perusahaan meningkatkan efisiensi, meminimalkan downtime, dan memaksimalkan nilai dari aset mereka.
Pemilihan tipe perangkat lunak yang tepat harus disesuaikan dengan kebutuhan dan skala operasional perusahaan masing-masing.
Baca Juga: Manajemen Persediaan: Pengertian, Jenis, Fungsi dan Tujuan
Siapa Saja yang Perlu Menggunakan Maintenance Management Software?
Penggunaan maintenance management software merupakan sebuah keharusan bagi berbagai pihak yang terlibat dalam proses pemeliharaan dan pengelolaan fasilitas atau peralatan di suatu perusahaan.
Perangkat lunak ini membantu meningkatkan efisiensi, memastikan ketersediaan peralatan, dan memaksimalkan produktivitas operasional.
Berikut ini adalah beberapa pihak yang perlu menggunakan perangkat lunak manajemen pemeliharaan:
1. Manajer Pemeliharaan
Manajer pemeliharaan adalah orang-orang yang bertanggung jawab atas perencanaan, pengawasan, dan pelaksanaan kegiatan pemeliharaan di perusahaan.
Dengan menggunakan perangkat lunak manajemen pemeliharaan, mereka dapat merencanakan jadwal pemeliharaan, melacak pekerjaan yang dilakukan, dan memantau kinerja tim teknisi.
2. Teknisi
Teknisi adalah pihak yang melakukan pemeliharaan dan perbaikan fisik pada peralatan atau fasilitas.
Dengan menggunakan perangkat lunak ini, mereka dapat menerima instruksi kerja, melaporkan tugas yang selesai, dan mengelola inventaris suku cadang yang dibutuhkan.
3. Operator
Operator bertanggung jawab atas pengoperasian peralatan dan fasilitas sehari-hari. Perangkat lunak manajemen pemeliharaan membantu operator dalam melaporkan masalah teknis, memahami jadwal pemeliharaan yang akan datang, dan mengoptimalkan penggunaan peralatan.
4. Manajer Inventaris
Manajer inventory bertugas mengelola dan memantau persediaan suku cadang dan peralatan yang diperlukan untuk pemeliharaan.
Dengan perangkat lunak ini, mereka dapat mengoptimalkan stok, melakukan pemesanan dengan tepat waktu, dan menghindari kekurangan suku cadang.
5. Manajer Pabrik
Manajer pabrik bertanggung jawab untuk memastikan peralatan berfungsi dengan baik dan efisien.
Dengan perangkat lunak manajemen pemeliharaan, mereka dapat menganalisis data keandalan, mengidentifikasi masalah, dan mengambil tindakan pencegahan yang tepat.
6. Eksekutif (CEO, CFO, dll.)
Para eksekutif bertanggung jawab atas pengambilan keputusan strategis perusahaan.
Perangkat lunak manajemen pemeliharaan memberikan informasi dan laporan yang relevan untuk membantu mereka memahami kinerja pemeliharaan, anggaran yang diperlukan, serta dampaknya terhadap produktivitas dan keuntungan.
Penggunaan perangkat lunak manajemen pemeliharaan sangat beragam, mencakup berbagai tingkatan dan peran di dalam perusahaan.
Dengan alat ini, semua pihak yang terlibat dapat berkolaborasi dengan lebih baik, mengoptimalkan pemeliharaan, dan meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan.
Keuntungan Menggunakan Maintenance Management Software
Maintenance management software adalah alat yang sangat berguna dalam mengelola dan mengawasi proses perawatan dan pemeliharaan peralatan dan aset dalam suatu organisasi atau perusahaan.
Dengan menggunakan software ini, perusahaan dapat mengoptimalkan efisiensi operasional, meningkatkan kinerja aset, dan mengurangi downtime yang tidak perlu.
Berikut adalah beberapa keuntungan penggunaan maintenance management software:
1. Manajemen Work Order
Software ini memungkinkan pengguna untuk dengan mudah membuat, mengelola, dan melacak work order.
Dalam sistem ini, pekerjaan perawatan atau pemeliharaan diberikan nomor urut dan dapat diprioritaskan sesuai dengan kepentingan dan tingkat urgensi.
2. Riwayat Aset Terperinci
Dengan menggunakan software ini, perusahaan dapat mencatat dan melacak riwayat pemeliharaan dan perbaikan aset secara rinci.
Informasi ini termasuk tanggal pemeliharaan, suku cadang yang digunakan, masalah yang terjadi, dan catatan-catatan lain yang relevan.
3. Manajemen Inventaris
Maintenance management software membantu dalam manajemen inventaris suku cadang dan bahan-bahan yang dibutuhkan untuk perawatan dan pemeliharaan.
Software ini dapat memberikan informasi real–time tentang persediaan, membantu dalam menghindari kekurangan atau kelebihan stok, dan memastikan ketersediaan suku cadang yang tepat saat dibutuhkan.
4. Pelaporan Pemeliharaan
Software ini memungkinkan pembuatan laporan pemeliharaan secara otomatis. Laporan ini dapat berisi rincian tentang pekerjaan yang dilakukan, waktu yang dihabiskan, biaya yang dikeluarkan, dan hasil pemeliharaan atau perbaikan.
Informasi ini penting untuk evaluasi kinerja, pemantauan anggaran, dan pelaporan kepada pihak terkait.
5. Pemeliharaan Preventif
Maintenance management software memungkinkan perusahaan untuk menjadwalkan pemeliharaan preventif dengan lebih efektif.
Perawatan preventif dilakukan secara terencana untuk mencegah terjadinya kerusakan yang lebih serius atau kegagalan aset.
6. Penjadwalan Pemeliharaan
Software ini membantu dalam penjadwalan pemeliharaan dengan lebih efisien. Penjadwalan ini mencakup waktu, sumber daya, dan tenaga kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan pemeliharaan atau perbaikan.
Dengan semua keuntungan tersebut, penggunaan maintenance management software menjadi suatu langkah penting untuk meningkatkan efisiensi, keandalan, dan kinerja aset dalam suatu perusahaan atau organisasi.
Baca Juga: Rekomendasi Aplikasi Manajemen Aset untuk Perusahaan
Pilihan Maintenance Management Software Terbaik Ada di RedERP
Perusahaan, apalagi yang memiliki banyak aset, memerlukan sebuah sistem untuk melakukan manajemen pemeliharaan secara efisien, mulai dari pemantauan secara real time hingga menjadwalkan pemeliharaan secara tepat waktu.
Namun, itu dapat berjalan baik bila Anda memilih sistem yang tepat dan akurat. Misalnya RedERP yang menyediakan software asset management untuk mengelola aset yang memerlukan maintenance.
Software Asset Management RedERP adalah salah satu pilihan terbaik dalam manajemen maintenance. Menyediakan fitur canggih yang memungkinkan pengguna untuk mengelola dan memantau aset yang memerlukan maintenance secara optimal.
Misalnya fitur Asset Maintenance yang dapat memastikan aset barang perusahaan berjumlah sama dengan yang ada di sistem penyimpanan sesuai nama pemegang, nilai, lokasi, dan dokumen kontrak aset.
Selain itu, pengguna dapat melihat apakah alat tersebut masih dapat digunakan atau perlu diganti dengan fitur depresiasi yang disediakan.
Dengan begitu, RedERP dapat membantu meningkatkan efisiensi dan keandalan operasional perusahaan dalam mengelola aset mereka secara efektif.
Selain itu, software RedERP ini juga memiliki kemampuan untuk mengoptimalkan jadwal maintenance agar tetap sesuai dengan kebutuhan dan mengurangi risiko downtime yang tidak diinginkan.
Pengguna dapat memantau kinerja aset secara real-time, sehingga memungkinkan perusahaan untuk mengambil tindakan proaktif dalam menangani masalah yang mungkin timbul.
RedERP juga menyediakan laporan analisis data yang komprehensif mengenai kinerja aset, biaya maintenance, dan efisiensi operasional.
Hal ini memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih baik dan strategi yang lebih tepat dalam manajemen aset perusahaan.
Selain fitur-fitur tersebut, RedERP menyajikan antarmuka yang user–friendly dan intuitif, sehingga memudahkan pengguna dalam mengoperasikan software ini tanpa perlu menghadapi hambatan teknis yang kompleks.
Bila Anda tertarik untuk mengetahui manfaat software RedERP lebih jauh, segera ajukan trialnya, gratis!
