Piutang dagang adalah sebuah catatan penagihan istilah ini juga dikenal dengan sebutan account receivable. Transaksi satu ini sangat menentukan dalam kelancaran arus kas perusahaan.
Secara sederhana, nantinya perusahaan akan menagih kepada pihak yang telah menggunakan produk mereka namun belum melakukan pembayaran.
Berikut RedERP telah merangkum definisi hingga cara mengatasi setiap permasalahan, yang terjadi dalam proses transaksi piutang dagang pada artikel di bawah ini!
Apa Itu Piutang Dagang?
Piutang dagang adalah sekian jumlah uang atau tagihan yang belum dilunasi oleh klien bisnis suatu perusahaan. Accounts receivable muncul akibat belum diterimanya nominal uang yang sesuai dengan kesepakatan transaksi, atas penjualan produk atau layanan jasa perusahaan kepada pihak klien.
Piutang dagang juga dikenal sebagai tagihan piutang, piutang usaha, atau debitur perdagangan, yang tergolong dalam aset lancar milik sebuah perusahaan.
Accounts receivable umumnya memiliki jangka waktu tertentu, sehingga klien atau pengguna harus melunasi nominal uang yang tercantum pada faktur sebelum tenggat tempo pembayaran.
Adapun dokumen-dokumen pendukung proses piutang dagang antara lain bukti kas, memo kredit, bukti memorial, dan faktur penjualan.
Ciri-ciri Piutang Dagang
Accounts receivable memiliki sejumlah ciri yang dapat diidentifikasi sebagai berikut:
- Memiliki nilai ekonomis yang melekat baik bagi pembeli maupun penjual
- Mempunyai unsur kehati-hatian, karena uang tunai penjualan perusahaan kepada konsumen belum diterima
- Adanya tanggal jatuh tempo, atau tenggat pembayaran uang tunai pembelian yang dibebankan kepada pelanggan
- Memiliki nilai jatuh tempo, dimana jumlah uang tunai akan ditambah bunga apabila pelanggan tidak mampu melunasi piutang sesuai tenggat waktu yang tersedia.
- Menyimpan bunga sebagai kompensasi untuk konsumen, atas tenggat waktu yang diberikan untuk melunaskan kredit yang diajukan saat proses transaksi sebelumnya.
Beda Piutang Dagang dan Hutang Dagang
Perbedaan antara piutang dagang dengan utang dagang adalah berdasarkan status yang keduanya wakili.
Adapun piutang dagang dalam bisnis merepresentasikan aset lancar perusahaan, mengacu pada total harga jual produk atau layanan jasa yang belum dilunasi pelanggan saat aktivitas jual-beli sebelumnya.
Sedangkan hutang dagang adalah kewajiban yang harus dipenuhi oleh perusahaan. Saat mengajukan kredit dalam proses transaksi pembelian bahan baku atau barang, maupun peminjaman uang untuk modal bisnis.
Jenis-jenis Piutang
Secara umum, piutang terdiri atas 3 jenis yang memiliki proses dan tujuan berbeda. Berikut ini uraian 3 jenis piutang, yang umum diterapkan oleh mayoritas perusahaan saat ini.
Piutang Dagang
Jenis pertama adalah piutang dagang atau piutang usaha, yang merupakan tagihan perusahaan kepada pelanggan akhir atas terjadinya aktivitas penjualan barang dan jasa secara kredit.
Meskipun tidak dilakukan secara formal namun tagihan yang dibebankan kepada pelanggan akhir, tetap harus dibayar sesuai perjanjian dan kebijakan waktu hingga nominal uang tertentu.
Umumnya piutang usaha memiliki rentang waktu pembayaran yang cukup singkat yakni kurang dari satu tahun, atau sekitar 30-60 hari sejak proses transaksi jual-beli dilakukan.
Piutang Bukan Dagang
Piutang bukan dagang timbul akibat terjadinya aktivitas selain dari usaha pokok suatu perusahaan.
Adapun komponen piutang dagang ini terdapat dalam kontrak pembelian, klaim perusahaan angkutan, barang mengalami kehilangan atau kerusakan, klaim asuransi atas pertanggungjawaban suatu hal, klaim karyawan perusahaan, klaim pajak, piutang dividen, dan masih banyak lagi.
Piutang Wesel
Piutang wesel dilakukan oleh sebuah perusahaan kepada perusahaan lain atau pihak ketiga, melalui perjanjian tertulis menggunakan surat wesel atau promes. Jadi pihak ketiga berperan sebagai kreditur, sedangkan perusahaan peminjam merupakan debitur yang wajib melunasi hutangnya sesuai kesepakatan tertulis.
Dibandingkan promes, surat wesel lebih banyak digunakan oleh perusahaan yang ingin mengajukan pinjaman dana, kepada pihak ketiga baik lembaga keuangan maupun non keuangan.
Baca Juga: Seberapa Penting Tahap Siklus Akuntansi dalam Perusahaan?
Masalah yang Sering Muncul Pada Piutang Dagang
Saat proses penagihan dilakukan, perusahaan seringkali menghadapi berbagai masalah yang muncul akibat sejumlah faktor, mulai dari pihak debitur hingga kemampuan sistem kurang memadai.
Berikut ini 6 permasalahan yang kerap timbul saat proses piutang dagang berjalan.
Mengalami Kesulitan saat Menyusun Invoice dalam Jumlah Banyak
Semakin banyak faktur penjualan yang harus dibuat, maka proses penyusunannya akan semakin kompleks dan rumit. Kendala ini sangat sering dialami oleh perusahaan, dan cukup menyita waktu, pikiran, dan tenaga.
Ketidakmampuan Melacak Tagihan secara Menyeluruh
Pengelolaan accounts receivable secara manual menjadi penyebab timbulnya masalah dalam proses pelacakan tagihan.
Pengelolaan accounts receivable secara manual menyulitkan perusahaan dalam melacak tagihan yang sudah diterbitkan, maupun mengetahui faktur yang sudah dibayar dan belum oleh pihak debitur.
Kesulitan Menemukan Kurir yang Bisa Diandalkan
Situasi ini tergolong dalam permasalahan, yang terjadi di luar sistem pengelolaan piutang dagang perusahaan.
Sebagaimana diketahui setiap invoice yang sudah diterbitkan perusahaan, harus segera diserahkan kepada pihak debitur. Namun pada kenyataannya proses ini cukup sering mengalami kendala, sehingga menyebabkan penundaan pengiriman invoice kepada pihak debitur.
Akibat jasa kurir yang kurang profesional dalam menjalankan tugasnya. Apabila tidak dapat ditangani dengan baik, permasalahan ini berpotensi menimbulkan dampak merugikan bagi sebuah perusahaan.
Pihak Debitur Tidak Membayar Piutang Tepat Waktu
Permasalahan ini terbilang sangat umum dialami oleh setiap perusahaan, yang menawarkan piutang dagang kepada pihak debitur.
Mayoritas penyebab ketidaktepatan pelunasan piutang dagang oleh pihak debitur, umumnya diakibatkan oleh 2 faktor utama yaitu kelupaan dan ketidakmampuan dalam membayar nominal piutang tertentu sesuai ketetapan waktu yang ada.
Keamanan Data Tagihan Rendah
Data accounts receivable yang masih dikelola dalam bentuk cetak memerlukan biaya yang cukup mahal, untuk menjamin keamanannya secara mutlak.
Pengelolaan data accounts receivable dalam bentuk cetak juga berisiko tinggi, mengalami kehilangan maupun pencurian oleh pihak yang tidak memiliki otoritas.
Oleh karena itu perusahaan perlu melakukan transformasi teknologi dalam mengelola setiap accounts receivable, misalnya dengan menerapkan software termutakhir.
Hal ini karena, spesifikasi software dewasa ini mempunyai kemampuan dalam mencetak invoice secara digital. Selain itu juga mampu menjaga keamanan data accounts receivable secara keseluruhan, melalui sistem penyimpanan yang sudah berbasis cloud.
Proses Pengelolaan Tagihan yang Rumit
Accounts receivable terdiri atas sejumlah informasi di dalamnya. Dimana setiap informasi yang ada harus dikelola dengan penuh ketelitian, agar tidak terjadi kesalahan dalam meng-input data debitur dan sebagainya.
Kondisi inilah yang cukup merepotkan pihak perusahaan, apalagi jika jumlah accounts receivable setiap harinya terus bertambah.
Solusi Mengatasi Setiap Permasalahan Piutang Dagang Perusahaan
Mayoritas masalah yang tengah dihadapi pihak perusahaan dalam proses piutang dagang, berkaitan dengan kemampuan sistem operasi.
Di zaman modern saat ini, pengelolaan piutang dagang secara manual memang sudah tidak relevan lagi. Selain prosesnya yang kurang efektif dan efisien, hasil akhir dari pengelolaan piutang dagang secara manual juga tidak terjamin keakuratannya.
Oleh karena itu, perusahaan perlu memanfaatkan software ERP, guna mengatasi setiap permasalahan yang berkaitan dengan sistem operasi, dalam pengelolaan piutang dagang.
Penyedia layanan Software ERP terbaik di Indonesia RedERP, memiliki aplikasi akuntansi dan POS yang akan berguna dalam manajemen penjualan Anda.
Kedua aplikasi tersebut menyediakan berbagai modul suportif dan multifungsi untuk memudahkan setiap aktivitas akuntansi bisnis termasuk pengelolaan piutang dagang perusahaan.
Melalui penggunaan aplikasi akuntansi dan aplikasi POS dari RedERP, perusahaan dapat menyederhanakan sekaligus mengoptimalisasi seluruh proses pengelolaan piutang dagang. Mulai dari penyusunan invoice, pelacakan tagihan, pengamanan data tagihan, hingga pembuatan laporan keuangan.
Kemudian dari aspek permasalahan di luar sistem, perusahaan dapat melakukan negosiasi atas setiap masalah yang ada dengan pihak terkait.
Sebagai contoh, apabila perusahaan mengalami permasalahan dengan pihak debitur. Maka perusahaan perlu bernegosiasi dengan cermat, hingga timbul kesepakatan yang saling menguntungkan dan nyaman untuk kedua belah pihak.
