Mengukur seberapa efektif pengadaan yang dilakukan dalam bisnis adalah hal yang penting. Maka dari itu procurement KPI menjadi bagian penting yang perlu disusun oleh seluruh pelaku bisnis.
KPI ini akan membantu Anda dalam melihat dan mengukur sudah sebaik apakah proses pengadaan yang berlangsung dalam bisnis Anda. Selain itu, Anda juga dapat melihat area mana saja yang perlu dilakukan perbaikan dan mana area yang perlu dipertahankan.
Berikut ini penjelasan dari RedERP mengenai KPI dalam procurement, mari simak!
Apa Itu Procurement KPI?
Procurement KPI adalah nilai-nilai yang mengukur kinerja procurement management suatu organisasi berdasarkan tujuan dan target bisnis yang spesifik.
Metrik-metrik procurement memantau operasional sehari-hari untuk membantu organisasi mengidentifikasi area perbaikan, daya saing di pasar, di mana mereka dapat menghemat pengeluaran, dan apakah mereka sedang mengalami pertumbuhan atau penurunan sebagai bisnis.
Dengan memilih KPI yang tepat dan dengan bantuan metrik yang dapat dikelola dan dapat diambil tindakan, Anda dapat secara signifikan meningkatkan pengambilan keputusan dan memiliki gambaran yang jelas tentang tingkat kinerja saat ini.
Kenapa Procurement KPI Penting?
Berikut adalah beberapa alasan lain mengapa Anda memerlukan procurement KPI:
- Mengurangi risiko pasokan dan mencegah pengeluaran yang tidak terkontrol.
- Memungkinkan manajer pengadaan untuk meningkatkan proses berbasis data.
- Mengoptimalkan pengeluaran, waktu, dan pencarian barang atau jasa dalam organisasi.
- Menyelaraskan alur kerja pengadaan dengan tujuan, target, dan strategi bisnis.
Procurement KPI ini tidak hanya meningkatkan efisiensi proses, tetapi juga membantu mengarahkan fokus procurement menuju pencapaian strategis perusahaan.
Dengan pemahaman yang baik tentang kinerja melalui KPI, perusahaan dapat mengambil langkah-langkah konkret untuk mengelola risiko, meningkatkan kualitas pengeluaran, dan mencapai keunggulan kompetitif yang lebih baik di pasar.
Baca Juga: Mengapa Evaluasi Vendor Penting Dilakukan?
Kategori dalam Procurement KPI yang Perlu Diukur
Key performance indicator dalam pengadaan sangat penting untuk memastikan efisiensi, efektivitas, dan transparansi dalam proses pengadaan.
Melalui pengukuran ini, organisasi dapat memantau pencapaian tujuan strategis, mengidentifikasi area perbaikan, serta memastikan bahwa operasi pengadaan berjalan dengan lancar.
Berikut adalah beberapa kategori utama dalam KPI pengadaan yang perlu diukur:
1. Tingkat Kepatuhan (Compliance Rate)
Tingkat kepatuhan adalah indikator sejauh mana procurement process mengikuti pedoman, peraturan, serta kebijakan yang telah ditetapkan.
Ini meliputi kepatuhan terhadap aturan internal perusahaan, peraturan pemerintah terkait pengadaan, serta persyaratan kontrak dengan vendor.
Pengukuran ini memberikan gambaran apakah pengadaan dilakukan dengan benar dan legal.
2. Tingkat Cacat Pemasok (Supplier Defect Rate)
KPI ini mengukur seberapa sering barang atau layanan yang diterima dari pemasok mengalami cacat atau tidak sesuai dengan standar kualitas yang diharapkan.
Ini membantu untuk mengevaluasi performa pemasok dalam hal kualitas produk mereka dan apakah mereka memenuhi standar yang telah ditetapkan.
3. Akurasi PO dan Faktur (PO and Invoice Accuracy)
Pengukuran ini mengevaluasi sejauh mana pesanan pembelian (PO) dan faktur yang diterbitkan mencerminkan transaksi yang sebenarnya terjadi.
Akurasi ini penting untuk menghindari kesalahan pembayaran, kelebihan pembelian, atau kekurangan stok.
4. Tingkat Pembelian Darurat (Rate of Emergency Purchases)
KPI ini mencerminkan seberapa sering pembelian darurat diperlukan. Jika angka ini tinggi, bisa jadi ada kekurangan perencanaan dalam pengadaan yang dapat mempengaruhi efisiensi operasional dan biaya.
5. Waktu Pemasok (Supplier Lead Time)
Ini mengukur waktu yang diperlukan oleh vendor untuk mengirimkan barang atau layanan setelah pesanan pembelian ditempatkan. Waktu yang lama dapat memperlambat supply chain dan memengaruhi produksi atau layanan.
6. Waktu Siklus PO (PO Cycle Time)
Procurement KPI ini mengukur waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan seluruh siklus pembelian, mulai dari permintaan hingga penerimaan barang atau layanan.
Pengukuran ini membantu mengidentifikasi area yang membutuhkan perbaikan dalam proses pengadaan.
7. Ketersediaan Pemasok (Vendor Availability)
Tingkat ketersediaan pemasok mengukur seberapa mudah untuk menemukan pemasok yang dapat memenuhi kebutuhan pengadaan. Pemasok yang konsisten dan dapat diandalkan sangat penting dalam menjaga kelancaran operasi.
8. Biaya per Faktur dan PO (Cost per Invoice and PO)
Pengukuran ini mencakup biaya yang dikeluarkan untuk memproses satu faktur atau pesanan pembelian. Mengurangi biaya ini dapat meningkatkan efisiensi operasional dan menghindari pemborosan.
9. Pengeluaran di Bawah Pengelolaan (Spend under Management – SUM)
KPI ini mengukur persentase total pengeluaran organisasi yang dikelola melalui proses pengadaan yang terstruktur. Semakin tinggi persentasenya, semakin baik kontrol pengeluaran yang dimiliki oleh tim pengadaan.
10. Pengembalian Investasi dan Manfaat Pengadaan (Procurement ROI and Benefits)
Pengukuran ini mengevaluasi nilai pengembalian investasi dari aktivitas pengadaan. Hal ini dapat melibatkan analisis efisiensi biaya, peningkatan kualitas, serta kontribusi terhadap tujuan strategis perusahaan.
11. Kompetitivitas Harga (Price Competitiveness)
KPI ini mengukur seberapa baik harga yang ditawarkan oleh pemasok dalam kaitannya dengan kompetitor dan harga pasar. Memastikan kompetitivitas harga membantu menghindari pemborosan dan menjaga keuntungan yang kompetitif.
Dengan mengukur KPI dalam berbagai kategori ini, organisasi dapat memantau kinerja pengadaan, mengidentifikasi peluang perbaikan, dan menjaga transparansi serta efisiensi dalam seluruh proses pengadaan.
Pastikan Procurement KPI dengan Bantuan Software Procurement RedERP
KPI dalam procurement akan sangat membantu Anda dalam mengetahui seberapa efektifkah proses dan sistem pengadaan yang Anda miliki.
Sehingga, Anda bisa mengambil langkah strategis untuk mengatasi berbagai hambatan yang ada dalam proses pengadaan.
Pengukuran KPI ini akan semakin mudah dilakukan ketika Anda sudah menerapkan proses procurement berbasis teknologi dengan memanfaatkan fitur-fitur yang ada dalam Software Procurement RedERP.
Software Procurement RedERP adalah perangkat yang akan mendukung pengadaan Anda lebih sederhana serta terkelola dengan baik. Memanfaatkan sistem yang otomatis, segala proses pengadaan tidak perlu lagi dilakukan secara manual dan memakan waktu.
Melalui integrasi data yang mulus, RedERP dapat menghasilkan laporan yang komprehensif dan visualisasi data yang membantu dalam analisis kinerja pengadaan.
Dengan demikian, perusahaan dapat mengidentifikasi peluang perbaikan, mengoptimalkan operasi pengadaan, serta menjaga transparansi dan keefektifan dalam setiap tahap proses pengadaan.
