Di dalam sebuah tim kerja, tentunya ada beberapa cara yang bisa dilakukan untuk mengefektifkan workflow. Salah satu caranya adalah dengan menggunakan procurement management.
Procurement management atau biasanya disebut dengan manajemen pengadaan adalah sebuah proses pengelolaan kegiatan pembelian barang dan jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Hal ini memungkinkan perusahaan untuk melakukan tindakan yang strategis dalam mendapatkan suatu barang atau jasa yang dibutuhkan.
Untuk itu, artikel dari RedERP ini akan menjelaskan pengertian, manfaat dan elemen dari procurement management. Simak ulasan tentang manajemen procurement berikut ini ya!
Apa Itu Procurement Management
Procurement management adalah sebuah kegiatan atau aktivitas yang dilakukan perusahaan dalam membeli barang atau jasa untuk kebutuhan perusahaan.
Pembelian barang atau jasa tersebut bisa berupa mesin produksi serta bahan bangunan peralatan usaha dan lain sebagainya yang bisa membantu perusahaan dalam menjalankan bisnisnya.
Tujuan utama dari manajemen procurement adalah untuk mendapatkan produk atau jasa yang diinginkan dengan harga yang murah dan kualitas terbaik.
Sehingga, perusahaan dapat meminimalisir biaya yang dikeluarkan untuk operasional dan memaksimalkan profitabilitasnya.
Baca Juga: Project Procurement Management: Pengertian, Keuntungan, Proses
Manfaat Procurement Management
Pada dasarnya, manajemen procurement dapat membantu perusahaan dalam mencapai tujuan bisnis dengan lebih efektif dan efisien.
Mulai dari mengoptimalkan penggunaan sumber daya, meningkatkan kualitas barang, mematuhi standar etika bisnis dan lain sebagainya.
Untuk itu, adapun manfaat dari procurement management adalah sebagai berikut:
Menekan Biaya Operasional
Procurement management perlu dibuat secara ringkas dan jelas. Dalam pembuatannya, dibutuhkan tim yang memiliki tugas untuk memastikan seluruh kebutuhan perusahaan bisa terpenuhi agar perusahaan bisa mendata barang mana yang sudah dibeli ataupun belum dibeli.
Namun, saat ini procurement management sudah menggunakan teknologi canggih yang mampu membuat sistem terpusat untuk proses manajemen pengadaan.
Sehingga, perusahaan tidak memerlukan tenaga kerja dan konsumsi rapat untuk menentukan pembelian barang atau jasa.
Transparansi
Dengan menggunakan procurement management, semua proses pengadaan barang akan direkap di dalam sebuah sistem. Dengan begitu, kegiatan pengadaan akan jauh lebih transparan.
Seluruh bagian dalam proses procurement dapat diakses dan diawasi sehingga meminimalisir kecurangan yang bisa saja terjadi.
Efisien dan Efektif
Dengan menggunakan procurement management, perusahaan akan dimudahkan dalam menyederhanakan seluruh proses penunjukkan sampai pengadaan. Sehingga, aktivitas operasional perusahaan akan berjalan lebih efisien dan efektif.
Meningkatkan Produktivitas
Dengan menggunakan procurement management, seluruh proses pengadaan barang dapat dilakukan dengan cepat, tepat, dan akurat.
Sehingga, tahapan pengadaan barang mulai dari perencanaan sampai pembayaran bisa dilakukan dengan mudah dan cepat untuk meningkatkan produktivitas perusahaan.
Elemen dalam Procurement Management
Adapun elemen yang dilalui dalam proses procurement management adalah sebagai berikut:
Perencanaan
Elemen yang pertama dalam procurement management adalah perencanaan. Perencanaan ini berarti adanya komunikasi antara anggota tim terkait status procurement barang atau jasa yang bisa dilakukan kapan saja.
Pemilihan Vendor
Elemen selanjutnya adalah pemilihanyang vendor dan supplier sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Dalam memilih sebuah vendor, perusahaan harus memperhatikan kualitas, keamanan, dan biaya yang harus dikeluarkan.
Sehingga, perusahaan bisa mendapatkan vendor yang tepat guna bagi kondisi dan kebutuhan perusahaan.
Negosiasi Kontrak
Elemen selanjutnya adalah pengiriman proposal bisnis kepada vendor untuk melakukan negosiasi kontrak. Proses negosiasi ini bisa memberikan wawasan dan pengetahuan kepada perusahaan bagaimana cara vendor menjalankan bisnisnya.
Informasi tersebut pun bisa membantu perusahaan dalam menentukan apakah vendor yang ada dapat diandalkan atau tidak.
Permintaan Pembelian
Setelah negosiasi kontrak, maka elemen selanjutnya adalah tim pengadaan mengirimkan permintaan pembelian untuk pemesanan barang maupun jasa yang akan perusahaan beli.
Dalam melakukan permintaan pembelian, tim pengadaan akan mengisi formulir permintaan dana untuk melakukan pembelian dari vendor.
Baca Juga: Mengenal E-Procurement dan Kelebihannya untuk Bisnis
Pengiriman Barang atau Jasa
Elemen selanjutnya adalah pengawasan terhadap pengiriman barang atau jasa dari vendor.
Perusahaan harus mengusahakan untuk tetap memastikan barang atau jasa yang sudah dibeli sebelumnya diterima dengan baik. Hal ini merupakan elemen yang penting dari proses procurement management.
Management Invoice
Elemen terakhir dari procurement management adalah dengan menyelesaikan proses transaksi. Perusahaan akan membayar vendor yang telah disepakati sebelumnya dan melakukan pengelolaan invoice. Hal ini berfungsi untuk mengetahui kecocokan pemesanan barang terhadap harga yang ditentukan.
Cara Meningkatkan Procurement Management
Setelah mengetahui elemen-elemennya, maka selanjutnya Anda perlu mengetahui cara meningkatkan procurement management di perusahaan, berikut di antaranya:
- Melakukan seleksi barang atau jasa yang akan dibeli perusahaan serta melakukan riset biaya yang perlu dikeluarkan perusahaan.
- Membuat data informasi mengenai calon vendor yang dapat dihubungi.
- Memastikan terdapat quality control sebelum pembelian barang atau jasa.
- Melakukan pencatatan perilaku vendor, seperti kualitas barang yang diterima, ketepatan waktu pengiriman, hingga kenaikan biaya. Hal ini bertujuan untuk menjaga efisiensi dan meningkatkan keuntungan perusahaan.
- Menggunakan software untuk mengintegrasikan seluruh proses pembelian barang ke procurement management.
Baca Juga: Cara Mengembangkan Procurement Strategy yang Efektif
Management Procurement Lebih Mudah dengan Bantuan RedERP
Procurement management merupakan bagian penting dalam kelancaran operasional bisnis. Tanpa pengelolaan procurement yang tepat, maka proses produksi perusahaan bisa terganggu dan berdampak pada kerugian perusahaan. Tentu saja tidak ada perusahaan menginginkan hal tersebut.
Kelancaran proses produksi perlu ditunjang dengan suatu sistem yang lebih efektif dan efisien. Tidak hanya mengandalkan cara yang manual saja, tetapi perusahaan juga perlu untuk melibatkan bantuan teknologi digital di dalamnya.
Maka dari itu, perusahaan perlu beralih menggunakan e-Procurement dari RedERP untuk membantu perusahaan dalam melakukan pengelolaan aktivitas operasional.
Perlu diketahui, RedERP merupakan software ERP Indonesia yang menawarkan sistem procurement dengan fitur-fitur yang mudah untuk digunakan.
Di dalam e-Procurement dari RedERP terdapat berbagai macam fitur, seperti:
- Otomatisasi tanda penerimaan barang atau jasa dari pihak vendor
- Pengajuan penawaran kepada vendor secara otomatis
- Penyimpanan faktur dan segala jenis transaksi untuk data akuntansi
- Penyusunan laporan yang mudah sehingga membantu perusahaan dalam analisis bisnis.
Dengan sistem e-Procurement dari RedERP, perusahaan bisa mengelola proses procurement menjadi lebih mudah dan praktis. Untuk itu, ayo gunakan software-nya sekarang juga!
