Procurement staff adalah salah satu pekerjaan yang memiliki peran penting dalam suatu perusahaan.
Procurement memegang peran krusial dalam rantai pasok perusahaan dan memerlukan staf yang memiliki kualitas serta kompetensi yang tinggi.
Dalam artikel ini, RedERP akan membahas mengenai tugas, tanggung jawab, dan skill dari seorang Procurement Staff.
Apa Itu Procurement Staff?
Secara umum, Procurement Staff adalah suatu hal yang merujuk pada karyawan perusahaan yang bertanggung jawab dalam pengadaan barang atau jasa.
Mereka terlibat dalam berbagai aktivitas, mulai dari memilih vendor hingga merencanakan pembelian jangka panjang yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Setiap perusahaan memiliki pandangan dan kebutuhan yang berbeda terhadap peran dan tanggung jawab Procurement Staff.
Ada beberapa perusahaan yang mengintegrasikan tanggung jawab pengadaan dengan peran Procurement Staff. Sementara yang lain memilih untuk memisahkannya.
Secara umum, Procurement Staff juga dikenal sebagai procurement officer.
Dalam konteks perusahaan, mereka bisa bekerja di berbagai departemen seperti Operation, Finance, atau bahkan memiliki departemen sendiri seperti Procurement atau Procurement & Purchasing.
Selain itu, dalam menjalankan tugas sehari-hari, Procurement Staff sering berinteraksi dan bekerja sama dengan tim dari departemen seperti Finance, Legal, Purchasing, dan Operation.
Baca Juga: Procurement Costs: Pengertian, Jenis, hingga Cara Menguranginya
Tugas dan Tanggung Jawab Procurement Staff
Berikut adalah beberapa tugas yang dilakukan oleh Procurement Staff.
1. Mengidentifikasi Kebutuhan Barang dan Jasa
Procurement Staff bertanggung jawab untuk mengenali kebutuhan perusahaan terkait barang dan jasa, terutama yang terkait dengan operasional.
Mereka akan memetakan vendor atau supplier yang sesuai dengan kebutuhan tersebut.
2. Komunikasi dengan Vendor dan Supplier
Procurement Staff akan menjalin komunikasi dengan berbagai vendor, baik yang baru maupun yang sudah ada.
Tujuannya adalah untuk menentukan vendor yang paling cocok dengan kebutuhan perusahaan dan menjalin hubungan bisnis jangka panjang yang baik.
3. Pengelolaan Data Pengadaan dan Pembelian
Semua informasi penting terkait pengadaan menjadi tanggung jawab Procurement Staff, termasuk data pembelian.
Hal itu penting untuk menjaga hubungan jangka panjang dengan vendor atau supplier, serta mengelola inventaris barang dan jasa yang telah dibeli.
4. Menyusun Strategi Pembelian Jangka Panjang
Procurement Staff berperan dalam menyusun strategi untuk memperoleh barang atau jasa yang dibutuhkan untuk operasional jangka panjang.
Mereka akan mencari cara yang efektif dan efisien dalam memenuhi kebutuhan tersebut.
5. Memastikan Kepatuhan terhadap Peraturan dan Hukum
Procurement Staff bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua proses pengadaan sesuai dengan ketentuan perusahaan dan peraturan hukum yang berlaku.
Mereka akan menindaklanjuti pelanggaran atau ketidaksesuaian dalam rangkaian proses pengadaan barang.
Adapun job description untuk Procurement Staff yang umumnya terdapat dalam portal pekerjaan antara lain:
- Memantau anggota tim dan tugas departemen pembelian.
- Merancang rencana pembelian dan mengembangkan strategi pembelian.
- Menyusun daftar persediaan, bahan, layanan, dan peralatan yang diperlukan.
- Menegakkan peraturan pengadaan di dalam perusahaan dan dari pihak eksternal.
- Melakukan perbandingan antara produk dan memilih yang lebih efisien serta harga yang lebih terjangkau.
- Meninjau pembelian dan menganalisis pola pembelian dan pengeluaran saat ini.
- Mengawasi inventaris dan mengelola tingkat stok saat melakukan pembelian.
- Mengatur dan menjaga informasi tentang pembelian serta harga dalam lembar kerja (spreadsheet).
- Memperbarui informasi vendor, lokasi, waktu pengiriman, dan detail produk.
- Melakukan evaluasi dan penelitian terhadap supplier potensial untuk bahan baku dan produk.
- Membuat daftar harga, laporan evaluasi biaya, dan materi penganggaran.
Baca Juga: Tugas dan Tanggung Jawab Account Officer
Skill yang Harus Procurement Staff Kuasai
Berikut skill yang dibutuhkan untuk menjadi Procurement Staff:
1. Kemampuan dalam Memperhatikan Detail
Untuk menjadi seorang Procurement Staff, penting memiliki perhatian yang tinggi terhadap detail.
Hal itu dikarenakan mereka bertanggung jawab dalam menentukan standar kualitas barang atau jasa yang akan dibeli, sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
2. Kemampuan Negosiasi
Salah satu tugas utama Procurement Staff adalah menjalin komunikasi dengan vendor.
Dalam konteks ini, kemampuan negosiasi sangat penting, baik dalam hal kualitas produk, harga, pengiriman, kontrak, dan lainnya.
3. Kemampuan berpikir analitis
Procurement Staff wajib memiliki kemampuan berpikir analitis untuk menentukan jenis barang, kualitas, dan harga yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Berbagai pertimbangan ini membutuhkan kemampuan berpikir analitis agar proses pengadaan dapat berjalan dengan efisien.
4. Kemampuan kepemimpinan
Dalam beberapa perusahaan, Procurement Staff mungkin akan memiliki tanggung jawab atas beberapa bawahan terkait pengadaan dan pembelian.
Oleh karena itu, keterampilan kepemimpinan sangat penting dalam situasi seperti ini.
5. Kemampuan adaptasi
Sebagai seorang Procurement Staff, kemampuan untuk beradaptasi dengan kondisi perusahaan dan perkembangan teknologi sangat diperlukan.
Terutama dengan kemajuan teknologi dalam industri dan manufaktur, termasuk dalam rantai pasokan dan pengadaan, adaptabilitas menjadi kunci keberhasilan.
Baca Juga: Procurement Process: Pengertian, Komponen, hingga Langkah Tepatnya
Bantu Kerja Procurement Staff dengan Aplikasi Procurement RedERP
Proses yang efisien dan terorganisir dalam pengadaan bisa membantu perusahaan mengelola pengeluaran, mengoptimalkan persediaan, dan meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan.
Untuk membantu Procurement Staff dalam menjalankan tugas mereka dengan lebih efektif, salah satu pilihannya yakni menggunakan Aplikasi Procurement RedERP.
Procurement Management RedERP adalah aplikasi khusus yang dirancang untuk memfasilitasi dan mempercepat proses pengadaan barang dan jasa.
Dengan menggunakan aplikasi ini, Procurement Staff bisa mendapatkan sejumlah manfaat yang signifikan dalam menjalankan tugas-tugas mereka sehari-hari.
Aplikasi Procurement RedERP memberikan solusi yang efektif untuk meningkatkan efisiensi kerja staff procurement dalam proses pengadaan barang dan jasa.
Dengan fitur-fitur yang terintegrasi, termasuk manajemen data supplier, pengelolaan persediaan, integrasi dengan keuangan perusahaan, pelaporan canggih, kolaborasi tim yang mudah, dan analisis data yang kuat.
Aplikasi ini bisa membantu staff procurement menghemat waktu, mengurangi risiko kesalahan, mempercepat proses, meningkatkan koordinasi tim, dan mengambil keputusan pengadaan yang lebih baik.
Ajukan trial, presentasi serta demonstrasi Procurement Management RedERP ini secara gratis. Request demonya sekarang juga!
