Pernahkah Anda mendengar istilah sistem pembelian? Sistem pembelian merupakan salah satu aspek kunci dalam menjalankan bisnis. Pasalnya, proses dari sistem pembelian barang dagangan yang efisien dan efektif dapat berkontribusi pada pertumbuhan perusahaan
Sehingga hal ini akan meningkatkan produktivitas, dan mengurangi biaya operasional. Lantas, apa itu sebenarnya sistem pembelian? Dalam artikel RedERP ini akan dibahas mengenai pengertian, fungsi, manfaat, dan teknologi dalam sistem pembelian. Mari simak lebih lanjut!
Pengertian Sistem Pembelian
Sistem pembelian adalah proses dan struktur yang terorganisir untuk membeli barang atau jasa dari pemasok eksternal guna memenuhi kebutuhan perusahaan atau organisasi.
Sistem pembelian barang dagangan ini memainkan peran penting dalam manajemen rantai pasokan (supply chain management) karena melibatkan pembelian, pengadaan, dan pengiriman dari pemasok kepada konsumen akhir.
Fungsi Sistem Pembelian
Sistem pembelian dalam bisnis memiliki beberapa fungsi penting yang berperan dalam mengelola pengadaan barang dan jasa dari pemasok.
Berikut adalah beberapa fungsi utama dari sistem pembelian:
1. Mengamankan Persediaan Barang dan Jasa: Fungsi utama sistem pembelian adalah untuk memastikan persediaan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan tersedia dengan tepat waktu dan dalam jumlah yang sesuai dengan permintaan.
2. Pengendalian Biaya: Sistem pembelian membantu perusahaan dalam memonitor dan mengendalikan biaya pembelian.
Dengan membandingkan harga dari berbagai pemasok, melakukan negosiasi harga yang kompetitif, dan mengelola pengeluaran secara efisien, perusahaan dapat mengurangi biaya dan meningkatkan profitabilitas.
3. Pengelolaan Kualitas Produk dan Jasa: Sistem pembelian memungkinkan perusahaan untuk mengevaluasi dan memilih pemasok yang dapat menyediakan produk atau jasa dengan kualitas yang baik.
Evaluasi kualitas ini membantu memastikan bahwa perusahaan mendapatkan barang dan jasa yang sesuai dengan standar yang diinginkan.
4. Penilaian dan Pemilihan Pemasok: Sistem pembelian juga dapat membantu dalam penilaian dan pemilihan pemasok yang paling cocok untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.
Evaluasi pemasok meliputi aspek seperti kualitas, harga, ketepatan waktu pengiriman, kapasitas produksi, dan stabilitas finansial.
5. Pengelolaan Risiko: Melalui sistem pembelian yang efisien, perusahaan dapat mengelola risiko yang terkait dengan pemasok, seperti keterlambatan pengiriman, masalah kualitas, atau perubahan harga bahan baku.
Penanganan risiko yang baik membantu mengurangi potensi gangguan dalam rantai pasokan.
6. Pengelolaan Kontrak dan Persyaratan Pembelian: Sistem pembelian membantu dalam menyusun kontrak dengan pemasok yang berisi persyaratan pembelian yang jelas dan terukur.
Kontrak ini mencakup aspek harga, kualitas, kuantitas, tenggat waktu pengiriman, dan kondisi lain yang relevan.
7. Pembuatan Catatan dan Pelacakan Transaksi: Sistem pembelian mencatat semua transaksi pembelian yang terjadi dalam perusahaan. Hal ini memudahkan pelacakan dan audit terhadap pembelian yang telah dilakukan.
8. Membangun Hubungan dengan Pemasok: Melalui sistem pembelian yang baik, perusahaan dapat membangun hubungan yang saling menguntungkan dengan pemasok.
Hubungan yang baik dengan pemasok dapat membuka kesempatan untuk mendapatkan harga yang lebih baik, prioritas dalam pengiriman, dan dukungan lainnya.
9. Pengelolaan Permintaan dan Ketersediaan: Sistem pembelian membantu perusahaan dalam mengelola permintaan pelanggan dan memastikan ketersediaan barang atau jasa yang sesuai untuk memenuhi permintaan tersebut.
10. Integrasi dengan Rantai Pasokan: Sistem pembelian berperan penting dalam integrasi dengan proses rantai pasokan secara keseluruhan.
Pengelolaan pembelian yang terintegrasi membantu memastikan aliran barang dan jasa yang efisien serta koordinasi yang baik antara pemasok, produsen, distributor, dan pelanggan.
Keseluruhan, sistem pembelian ini berfungsi sebagai tulang punggung manajemen rantai pasokan dan membantu perusahaan mencapai keunggulan kompetitif dalam operasionalnya.
Baca Juga: Tugas Staff Purchasing dan Skill yang Wajib Dimiliki
Manfaat Sistem Pembelian
Adapun manfaat yang akan didapatkan apabila mengoptimalkan sistem pembelian sebagai berikut:
1. Mengurangi Biaya
Meningkatkan efisiensi sistem pembelian dapat mengurangi beban biaya perusahaan, termasuk dalam hal harga produk, biaya pengiriman, biaya produksi dan biaya administrasi.
Perusahaan dapat menghemat biaya secara signifikan dengan melakukan negosiasi harga yang efektif dan memilih pemasok yang tepat.
2. Peningkatan Kualitas Produk
Dengan memberikan perhatian lebih pada kualitas barang atau jasa yang dibeli, perusahaan dapat meningkatkan kualitas produk atau layanan yang disediakan kepada pelanggan.
Dampaknya akan berujung pada peningkatan reputasi perusahaan dan kepuasan pelanggan yang lebih baik.
3. Operasional yang Lebih Efisien
Dengan meningkatkan efisiensi sistem pembelian, perusahaan dapat mengurangi waktu dalam proses pembelian dan pengelolaan persediaan. Sehingga akan meningkatkan efisiensi operasional perusahaan dan memungkinkan fokus pada aspek bisnis yang lebih strategis.
Prosedur Sistem Pembelian
Prosedur sistem pembelian adalah serangkaian langkah atau tahapan yang harus diikuti oleh perusahaan dalam melaksanakan proses pembelian barang atau jasa dari pemasok eksternal.
Setiap perusahaan mungkin memiliki prosedur atau SOP Perusahaan yang sedikit berbeda tergantung pada ukuran dan jenis bisnisnya, namun secara umum, prosedur sistem pembelian mencakup langkah-langkah berikut:
1. Identifikasi Kebutuhan: Tahap awal adalah mengidentifikasi kebutuhan barang atau jasa yang diperlukan oleh departemen atau bagian tertentu dalam perusahaan.
2. Pengajuan Permintaan Pembelian: Departemen yang membutuhkan barang atau jasa harus mengajukan permintaan pembelian kepada bagian yang bertanggung jawab atas pengadaan.
Permintaan ini harus berisi informasi detail tentang barang atau jasa yang dibutuhkan, kuantitas, spesifikasi, dan tenggat waktu pengiriman.
3. Evaluasi Pemasok: Bagian pembelian akan mengevaluasi pemasok yang potensial untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.
Evaluasi meliputi penilaian harga, kualitas produk atau jasa, kapabilitas pemasok, reputasi, dan kepatuhan terhadap standar etika.
4. Permintaan Penawaran: Bagian pembelian akan mengirimkan permintaan penawaran kepada pemasok yang telah dipilih.
Permintaan penawaran berisi rincian tentang barang atau jasa yang dibutuhkan dan pemasok diminta untuk mengajukan penawaran harga dan syarat-syarat lainnya.
5. Pemilihan Pemasok: Setelah menerima penawaran dari pemasok, bagian pembelian akan membandingkan dan mengevaluasi penawaran tersebut untuk memilih pemasok yang paling cocok dengan kebutuhan perusahaan.
6. Negosiasi Kontrak: Setelah pemasok dipilih, bagian pembelian akan melakukan negosiasi kontrak dengan pemasok.
Kontrak ini akan mencakup semua persyaratan pembelian, seperti harga, kuantitas, kualitas, tenggat waktu pengiriman, dan ketentuan lainnya.
7. Pengiriman dan Penerimaan Barang: Setelah kontrak ditandatangani, pemasok akan mengirimkan barang atau jasa sesuai dengan persyaratan dalam kontrak.
Bagian penerimaan akan memastikan bahwa barang yang diterima sesuai dengan pesanan dan dalam kondisi yang baik.
8. Pembayaran: Setelah penerimaan barang atau jasa, bagian keuangan akan melakukan pembayaran kepada pemasok sesuai dengan persyaratan dalam kontrak atau kesepakatan pembelian.
9. Pengelolaan dan Evaluasi Pemasok: Bagian pembelian akan terus memantau kinerja pemasok untuk memastikan bahwa mereka tetap memenuhi standar kualitas dan layanan yang diharapkan.
10. Pengarsipan Dokumen: Semua dokumen terkait proses pembelian, termasuk permintaan pembelian, penawaran, kontrak, dan penerimaan barang, harus diarsipkan dengan baik untuk referensi dan keperluan audit.
Prosedur sistem pembelian yang baik membantu perusahaan dalam mengelola sistem pengadaan barang dan jasa dengan efisien dan memastikan bahwa perusahaan mendapatkan barang dan jasa dengan harga dan kualitas yang optimal.
Baca Juga: 4 Prosedur Pengambilan Barang di Gudang yang Efektif
Faktor Penting Sistem Pembelian
Dalam sistem pembelian, terdapat beberapa faktor penting yang harus diperhatikan untuk menjalankan proses pengadaan barang dan jasa secara efisien dan efektif. Beberapa faktor penting dalam sistem pembelian antara lain:
1. Kualitas Produk atau Jasa: Kualitas barang atau jasa yang dibeli sangat penting untuk memastikan kepuasan pelanggan dan reputasi perusahaan.
Pemilihan pemasok yang dapat menyediakan produk atau jasa dengan kualitas yang baik menjadi faktor kunci dalam sistem pembelian.
2. Harga yang Kompetitif: Membandingkan dan mendapatkan harga yang kompetitif dari pemasok berbeda membantu perusahaan mengoptimalkan biaya pembelian dan meningkatkan profitabilitas.
3. Ketersediaan dan Tepat Waktu: Memastikan ketersediaan barang atau jasa yang diperlukan sesuai dengan waktu yang tepat merupakan faktor penting untuk menjaga kelancaran operasional perusahaan.
4. Kepatuhan terhadap Regulasi: Sistem pembelian harus memastikan bahwa semua proses dilakukan sesuai dengan peraturan dan regulasi yang berlaku, termasuk undang-undang tentang pembelian, standar keselamatan, dan peraturan lingkungan.
5. Pemilihan Pemasok yang Tepat: Menilai dan memilih pemasok yang tepat berdasarkan kriteria seperti kapabilitas, stabilitas finansial, dan reputasi membantu perusahaan dalam mendapatkan pemasok yang dapat dipercaya dan bekerja sama dengan baik.
Cara Mengoptimalkan Sistem Pembelian dalam Bisnis
Mengoptimalkan sistem pembelian dalam bisnis adalah kunci untuk meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, dan meningkatkan produktivitas.
Berikut adalah beberapa cara yang dapat dilakukan untuk mengoptimalkan sistem pembelian dalam bisnis:
1. Evaluasi Kebutuhan dan Proses Pembelian: Langkah pertama adalah melakukan evaluasi menyeluruh terhadap kebutuhan bisnis dan proses pembelian yang sudah ada.
Identifikasi area yang membutuhkan perbaikan dan optimasi.
2. Tentukan Kebijakan dan Prosedur Pembelian: Tetapkan kebijakan dan prosedur pembelian yang jelas dan terstruktur. Pastikan semua departemen dan anggota tim memahami dan mengikuti prosedur ini dengan konsisten.
3. Pemilihan Pemasok yang Tepat: Lakukan evaluasi dan penilaian pemasok yang potensial secara menyeluruh. Pertimbangkan kualitas produk atau jasa, harga, reputasi, dan kemampuan untuk memenuhi kebutuhan bisnis.
4. Negosiasi Kontrak yang Efektif: Lakukan negosiasi yang cerdas dan efektif dengan pemasok untuk mendapatkan harga dan kondisi pembelian yang menguntungkan bagi perusahaan.
Pastikan kontrak mencakup semua persyaratan yang relevan.
5. Penggunaan Sistem Otomatisasi: Manfaatkan perangkat lunak atau sistem otomatisasi yang khusus untuk pembelian.
Sistem ini membantu mengoptimalkan manajemen persediaan, memproses pesanan secara otomatis, dan memantau kinerja pemasok.
6. Integrasi dengan Sistem Keuangan dan Gudang: Pastikan sistem pembelian terintegrasi dengan sistem keuangan dan gudang. Integrasi ini membantu memudahkan pelacakan biaya dan persediaan, serta meminimalkan kesalahan.
7. Pemantauan dan Evaluasi Terus-Menerus: Lakukan pemantauan dan evaluasi rutin terhadap kinerja sistem pembelian. Identifikasi area yang memerlukan perbaikan dan lakukan tindakan korektif yang diperlukan.
8. Pelatihan dan Pengembangan Karyawan: Pastikan karyawan yang terlibat dalam proses pembelian mendapatkan pelatihan yang memadai.
Karyawan yang terampil dan terlatih akan mampu mengelola pembelian dengan lebih baik.
9. Kolaborasi dengan Pemasok: Bangun hubungan yang kuat dengan pemasok. Kolaborasi yang baik dapat membuka peluang untuk mendapatkan kondisi pembelian yang lebih menguntungkan dan peningkatan kualitas produk atau jasa.
Dengan mengoptimalkan sistem pembelian dalam bisnis, perusahaan dapat mencapai pengelolaan yang lebih efisien, mengurangi biaya, meningkatkan kualitas produk, dan menciptakan keunggulan kompetitif di pasar.
Baca Juga: Cara Membuat Procurement Strategy yang Efektif
Teknologi dalam Sistem Pembelian
Penerapan teknologi juga penting, untuk membuat sistem pembelian yang efektif, berikut ini beberapa teknologi yang dapat membantu sistem pembelian.
1. E-Procurement
E-procurement singkatan dari Electronic Procurement adalah suatu sistem atau proses pengadaan barang dan jasa yang menggunakan teknologi informasi dan platform elektronik.
Dalam e-procurement, proses pembelian dan pengadaan dilakukan secara digital melalui internet atau perangkat lunak khusus yang terhubung dengan sistem elektronik.
E-procurement dapat berupa aplikasi perangkat lunak yang diinstal di server perusahaan atau layanan cloud yang dapat diakses melalui internet. Dengan adopsi teknologi e-procurement yang tepat, perusahaan dapat mengoptimalkan proses pembelian dan meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan rantai pasokan.
2. Manajemen Inventory Automation
Manajemen Inventory Automation, atau otomatisasi manajemen persediaan adalah penggunaan teknologi dan perangkat lunak otomatisasi untuk mengelola dan mengawasi persediaan barang atau produk dalam suatu perusahaan.
Manajemen Inventory Automation membantu perusahaan menghindari masalah yang terkait dengan persediaan yang kurang tepat, seperti persediaan berlebihan yang menyebabkan biaya penyimpanan yang tinggi, atau persediaan yang kurang yang dapat menyebabkan kekurangan barang dan hilangnya pelanggan.
3. Analisis Data
Analisis data adalah proses pengumpulan, penelitian, dan interpretasi data yang terkait dengan proses pembelian dan pengadaan barang atau jasa dalam suatu perusahaan.
Tujuan dari analisis data dalam sistem pembelian adalah untuk mendapatkan wawasan dan informasi yang berharga untuk membantu dalam pengambilan keputusan strategis terkait pembelian.
Pilihan Sistem Pembelian Terbaik Ada di E-Procurement RedERP
Untuk itu, jika Anda ingin meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya dalam bisnis Anda, mulailah dengan mengoptimalkan sistem pembelian barang dagangan.
Evaluasi proses pembelian yang ada, pilih teknologi yang sesuai seperti e-procurement dan otomatisasi manajemen persediaan, serta berinvestasi dalam analisis data untuk pengambilan keputusan yang lebih cerdas.
Pastikan tim Anda terlatih dengan baik dalam mengelola sistem pembelian dan berkolaborasi dengan pemasok secara efektif. Dengan mengoptimalkan sistem pembelian, Anda dapat mencapai keunggulan kompetitif dan meningkatkan kinerja operasional bisnis Anda secara keseluruhan.
Salah satu teknologi e-procurement terbaik yang ada di Indonesia dari RedERP pilihan yang paling direkomendasikan untuk Anda terapkan pada bisnis.
Dengan menggunakan sistem digital dan otomatis yang ditawarkan oleh e-procurement, perusahaan dapat melakukan proses pengadaan barang dengan lebih efektif dan efisien.
Penerapan teknologi ini juga akan mengurangi biaya jangka panjang dan memungkinkan perusahaan untuk mengalokasikan sumber daya dengan lebih produktif.
Selain itu, kehadiran sistem procurement elektronik juga mempermudah pengelolaan pengadaan karena adanya integrasi dan pusat kontrol dalam sistem tersebut. RedERP menawarkan software e-procurement yang dilengkapi dengan berbagai fitur canggih untuk mendukung pengadaan di perusahaan.
Dalam software ini, terdapat fitur Purchase Order yang memungkinkan pengiriman penawaran kepada pemasok. Selain itu, pengguna dapat mengajukan quotation kepada vendor dengan menggunakan fitur Request for Quotation.
Jika Anda ingin melakukan request pembelian secara otomatis kepada vendor, Anda dapat menggunakan fitur Automatic Procurement.
Tidak hanya itu, dengan manajemen procurement RedERP, Anda dapat membuat laporan dan menganalisis proses pengadaan yang telah berlangsung.
Hal ini akan meningkatkan produktivitas dalam pengadaan barang dan jasa. Yang paling penting, e-procurement dari RedERP sudah berbasis cloud, sehingga tidak memerlukan ruang server yang besar saat digunakan.
Dengan demikian, Anda dapat menghemat lebih banyak sumber daya dan waktu.
Tunggu apalagi? Yuk, gunakan software ini sekarang juga dengan ajukan demo pada website kami untuk ketahui lebih lanjut dan dapatkan promo menarik lainnya, ya!
