Dalam dunia bisnis, pengadaan atau purchasing adalah proses penting yang melibatkan pembelian barang atau jasa untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.
Departemen pengadaan bertanggung jawab menjalankan fungsi ini secara efektif dan efisien, dengan tujuan untuk mendapatkan barang dan jasa yang tepat, dalam jumlah dan waktu yang tepat, serta dengan harga yang kompetitif.
Artikel ini akan menjelaskan tugas utama, keterampilan yang diperlukan, dan alur kerja yang terlibat dalam fungsi purchasing.
Memahami aspek ini dapat membantu para profesional pengadaan dan mereka yang tertarik untuk memasuki bidang ini.
Pengertian Purchasing
Purchasing atau dikenal juga sebagai pembelian, adalah suatu kegiatan yang dilakukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan terhadap barang dan jasa dengan memperhatikan kualitas, kuantitas, harga, dan waktu pengiriman yang tepat.
Staff purchasing dianggap sebagai departemen dalam perusahaan yang bertanggung jawab untuk melakukan pembelian barang atau membayar jasa dari pihak ketiga, guna memenuhi kebutuhan operasional perusahaan.
Dalam setiap perusahaan, terdapat kebutuhan yang besar terhadap bahan baku dan barang lain yang berhubungan dengan operasional perusahaan. Sehingga perusahaan mengalokasikan sejumlah anggaran untuk kegiatan pembelian.
Purchasing memainkan peran penting dalam memastikan perusahaan memperoleh barang dan jasa yang diperlukan dengan kualitas terbaik, harga yang kompetitif, dan waktu pengiriman yang tepat, sehingga mendukung kelancaran operasional perusahaan.
Jenis Purchasing
Pada umumnya purchasing terdiri dari beberapa jenis, berikut penjelasannya.
1. Personal Purchasing
Personal purchasing mengacu pada pembelian yang dilakukan oleh individu untuk memenuhi kebutuhan pribadi atau keluarga mereka.
Misalnya membeli makanan, pakaian, peralatan rumah tangga, dan barang-barang konsumsi lainnya. Pembelian personal ini seringkali dilakukan dalam jumlah kecil dan terkait dengan preferensi serta kebutuhan individu.
2. Mercantile Purchasing
Mercantile purchasing berkaitan dengan pembelian yang dilakukan oleh pedagang atau peritel untuk tujuan bisnis mereka.
Jenis pembelian ini melibatkan perusahaan yang menjual barang atau jasa kepada pelanggan akhir.
Contohnya pembelian inventaris atau stok barang dagangan, bahan baku, peralatan kantor, hingga layanan profesional seperti pemasaran atau konsultasi.
3. Industrial Purchasing
Industrial purchasing terkait dengan pembelian yang dilakukan oleh perusahaan manufaktur atau industri untuk memenuhi kebutuhan produksi mereka.
Jenis pembelian ini mencakup pembelian mesin, peralatan produksi, bahan baku, suku cadang, dan layanan terkait.
Tujuannya adalah untuk mendukung proses produksi dan operasional perusahaan.
4. Institutionalized atau Government Purchasing
Jenis purchasing ini mencakup pembelian yang dilakukan oleh institusi publik, seperti pemerintah, pemerintah daerah, atau lembaga pemerintah lainnya.
Tujuan dari institutionalized atau government purchasing adalah memenuhi kebutuhan lembaga tersebut dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab mereka.
Pembelian ini dapat melibatkan barang dan jasa yang beragam, seperti peralatan kantor, kendaraan, konstruksi infrastruktur, atau layanan profesional.
Baca Juga: Purchasing System Bantu Kelola Aktivitas Purchasing Perusahaan
Tugas Purchasing
Seorang buyer dalam divisi purchasing memiliki tanggung jawab yang penting dalam proses pembelian barang/jasa perusahaan.
Adapun tugas staff purchasing di antaranya:
- Membuat daftar perencanaan barang/jasa yang akan dibeli.
- Membuat pengkategorian dalam pembelian.
- Melakukan analisis total cost of ownership.
- Membuat daftar supplier potensial.
- Meminta persetujuan pembelian kepada pihak terkait di dalam perusahaan.
- Berhubungan dengan supplier.
- Melakukan negosiasi pembelian.
- Membuat dan mengirimkan dokumen pemesanan.
- Melakukan quality control terhadap barang/jasa yang telah dibeli atau disewa.
- Membuat secara rinci dokumen pembelian.
- Berhubungan dengan tim logistik dan keuangan.
- Melakukan evaluasi kinerja barang/jasa yang telah dibeli atau disewa.
Tugas seorang purchasing setiap perusahaan mungkin tidak terbatas pada poin-poin di atas. Sebab, hal itu akan bergantung pada budaya kerja di perusahaan masing-masing.
Skill yang Harus Dimiliki Staff Purchasing
Sebagai seorang staff purchasing, ada beberapa skill yang penting untuk dimiliki. Berikut adalah beberapa di antaranya.
1. Kemampuan Komunikasi
Kemampuan untuk berkomunikasi dengan baik sangat penting dalam pekerjaan sebagai staff purchasing.
Staff purchasing harus dapat berkomunikasi dengan supplier, rekan kerja, dan departemen lain dalam perusahaan.
Kemampuan komunikasi yang baik sangat membantu dalam bernegosiasi, menjalin hubungan yang baik dengan pemasok, dan memahami kebutuhan serta persyaratan perusahaan.
2. Pengolahan Data
Staff purchasing harus memiliki kemampuan untuk mengolah data dengan baik. Mereka harus dapat menganalisis informasi tentang pemasok, harga, kualitas produk, dan persyaratan pembelian lainnya.
Kemampuan untuk mengumpulkan, mengorganisir, dan menginterpretasikan data akan membantu staff purchasing membuat keputusan pembelian yang tepat dan efisien.
3. Memahami Ms. Office
Penguasaan Microsoft Office, seperti Excel, Word, dan PowerPoint, sangat penting untuk staff purchasing.
Mereka akan menggunakan Excel untuk membuat dan mengelola daftar pembelian, melacak inventaris, dan menganalisis data.
Mereka juga akan menggunakan Word untuk menghasilkan laporan pembelian, dan PowerPoint untuk membuat presentasi tentang pembelian kepada pihak terkait.
4. Keterampilan Negosiasi
Bagian penting dari pekerjaan staff purchasing adalah melakukan negosiasi dengan pemasok untuk mendapatkan harga dan kondisi pembelian yang menguntungkan.
Keterampilan negosiasi yang baik sangat membantu dalam mencapai kesepakatan yang menguntungkan bagi perusahaan.
5. Orientasi pada Detail
Staff purchasing harus memiliki kemampuan untuk memperhatikan detail-detail kecil dalam dokumen kontrak, spesifikasi produk, dan proses pengadaan barang dan jasa lainnya.
Orientasi pada detail akan membantu staff purchasing menghindari kesalahan dan memastikan kepatuhan terhadap persyaratan yang telah ditetapkan.
Alur Kerja Purchasing
Dalam melakukan pembelian tentunya terdapat SOP tentang langkah-langkah yang harus dilakukan. Berikut tahapannya:
1. Purchase Requisition
Pada langkah ini, departemen atau unit yang membutuhkan barang atau jasa akan mengajukan purchase requisition kepada departemen pembelian.
Purchase requisition berisi detail tentang barang atau jasa yang dibutuhkan, jumlah, spesifikasi, dan alasan pembelian.
2. Purchase Order
Setelah menerima purchase requisition, departemen pembelian akan mengevaluasi permintaan dan melakukan negosiasi dengan pemasok.
Setelah semua persyaratan terpenuhi, departemen pembelian akan membuat purchase order. Ini berisi informasi tentang barang atau jasa yang akan dibeli, harga, jumlah, syarat pembayaran, dan tanggal pengiriman.
3. Good Receipt/ Service Receipt
Ketika barang tiba atau jasa telah diselesaikan, good receipt atau service receipt dilakukan. Keduanya merupakan langkah, di mana barang fisik diterima atau jasa dinilai.
Ini melibatkan pemeriksaan kualitas, jumlah, dan kesesuaian dengan spesifikasi yang dipesan. Jika semuanya sesuai, good receipt atau service receipt akan dicatat.
4. Invoicing atau A/P
Setelah good receipt atau service receipt tercatat, pemasok akan mengirimkan faktur ke departemen pembelian.
Departemen pembelian akan memeriksa faktur dengan purchase order dan good receipt atau service receipt yang terkait. Jika semua sesuai, faktur akan diakui dan diproses dalam account payable.
5. Payment
Setelah faktur dikonfirmasi, departemen keuangan akan melakukan pembayaran kepada pemasok sesuai dengan persyaratan yang disepakati, seperti jatuh tempo pembayaran.
Pembayaran dapat dilakukan melalui transfer bank, cek, atau metode pembayaran lainnya yang telah disepakati sebelumnya.
6. Retur
Dalam beberapa kasus, barang yang diterima mungkin tidak sesuai dengan spesifikasi yang dipesan atau mengalami kerusakan. Jika hal ini terjadi, pembeli dapat mengajukan retur barang kepada pemasok.
Retur ini harus melalui proses yang telah ditentukan untuk mengklaim kembali barang yang tidak memenuhi persyaratan.
Itulah alur kerja purchasing yang umum terjadi dalam sebuah organisasi. Namun, penting untuk dicatat bahwa setiap organisasi memiliki variasi dalam langkah-langkah ini sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan internal mereka.
Permudah Pengelolaan Purchasing dengan Software RedERP
Anda dapat mempermudah kerja departemen purchasing dengan menggunakan Software ERP RedERP. Software ini menyediakan modul-modul terbaik yang bisa Anda manfaatkan dalam proses purchasing di perusahaan.
Misal, Procurement Management RedERP yang terdiri dari berbagai fitur unggulan seperti Purchase Order yang dapat melakukan pembelian dengan mudah, setelah mengirimkan penawaran kepada pembeli. Kemudian fitur Automatic Procurement dapat melakukan request pembelian secara otomatis kepada vendor terkait, ketika stok barang sudah habis.
Terintegrasi dengan modul Inventory dan Distribusi yang bisa memantau dan mengelola masuknya barang ke area gudang perusahaan melalui fitur Shipping and Receipt.
Kemudian sistem penyimpanan stok barang dapat dimaksimalkan dengan fitur Physical Inventory Check.
Software ERP RedERP menjadi software manajemen sumber daya perusahaan yang dirancang khusus untuk membantu mengelola proses bisnis secara efisien, termasuk dalam hal pembelian.
Hal ini bisa menghindarkan Anda dari proses manual yang rentan terhadap kesalahan dan mempercepat proses pengajuan purchasing.
Untuk merasakan manfaat dari Software ERP RedERP, Anda bisa mengajukan trialnya sekarang juga!
