Spend management atau dikenal dengan istilah manajemen pengeluaran, sebagai salah satu aspek penting dalam proses pengelolaan bisnis. Umumnya, manajemen pengeluaran ini akan sangat bermanfaat ketika diterapkan dalam proses pengadaan.
Dengan hal ini, perusahaan dalam melakukan pembelian dan pengadaan barang lebih efisien tanpa mengorbankan kebutuhan proses operasional.
Penerapannya pun akan sangat mendukung tujuan bisnis secara keseluruhan.
Untuk lebih mengerti dengan strategi pengadaan satu ini, mari simak artikel RedERP berikut ini!
Definisi Spend Management
Spend management adalah strategi dalam proses procurement yang dirancang untuk mengoptimalkan biaya dan mengurangi risiko vendor.
Proses ini melibatkan kegiatan analisis data transaksi pemasok dan kategori pembelajaran, memeriksa pemasok yang memenuhi syarat, meminta penawaran yang kompetitif, melakukan negosiasi, menetapkan batas pengeluaran, mengelola supply chain, dan menganalisis hasilnya.
Dengan menggunakan spend management, perusahaan dapat mencapai efisiensi dalam sumber daya dan pengadaan, mengatur pengeluaran, melakukan pembelian spontan dengan tepat waktu, serta mengurangi risiko kesalahan.
Manfaat Menerapkan Spend Management di Perusahaan
Terdapat banyak manfaat dengan menjalan strategi spend management yang efektif, seperti berikut:
1. Menghemat Uang dan Meningkatkan Arus Kas
Spend management yang baik dapat menghasilkan penghematan biaya, yang pada gilirannya meningkatkan profitabilitas dan cash flow perusahaan.
Dengan memiliki lebih banyak uang tunai yang tersedia melalui pengurangan pengeluaran, perusahaan dapat mengalokasikannya ke aktivitas yang lebih produktif seperti penelitian dan pengembangan, pemasaran, dan perekrutan.
2. Mengurangi Ketergantungan pada Pinjaman
Dengan meningkatkan efektivitas manajemen pengeluaran, perusahaan dapat menghasilkan lebih banyak uang tunai secara internal. Hal ini mengurangi kebutuhan untuk meminjam dari lembaga keuangan eksternal.
Mengurangi ketergantungan pada pinjaman menjadi penting terutama dalam menghadapi suku bunga yang tinggi, karena dapat mengurangi biaya bunga yang harus dibayarkan.
3. Mencegah Maverick Spending
Maverick spending adalah pengeluaran yang disebabkan oleh pembelian yang melanggar aturan yang ditetapkan oleh SOP perusahaan.
Namun, dengan adanya manajemen pengeluaran perusahaan memiliki kontrol atas permintaan persetujuan dari semua transaksi pembelian dan membangun pengawasan ekstra dan lebih baik.
4. Pengelolaan Data yang Lebih Baik
Dengan memiliki data pengeluaran yang terorganisir dengan baik, perusahaan dapat memperoleh wawasan yang penting.
Data tersebut dapat digunakan untuk mengidentifikasi tren pengeluaran, mengelola kendalan, dan membuat keputusan yang lebih cerdas.
Terutama bagi perusahaan yang ingin berkembang, menemukan dan mengurangi biaya bahkan dengan sedikit persentase dapat memiliki dampak besar dalam jangka panjang.
5. Menjaga Kepatuhan
Melacak dan mendokumentasikan pengeluaran secara teratur sangat penting untuk menjaga kepatuhan perusahaan.
Hal ini mencakup memastikan ketaatan terhadap peraturan perpajakan, mempersiapkan audit dengan baik, dan mengelola kontrak dengan vendor.
Dengan tetap terorganisir, perusahaan dapat menghindari penalti, memaksimalkan keringanan pajak yang tersedia, dan menjaga hubungan yang baik dengan pemasok.
Baca Juga: Cara Mengurangi Procurement Cost yang Efektif
Proses Spend Management
Proses dalam spend management dapat dilakukan dengan tahapan sederhana, seperti berikut ini:
1. Identifikasi Seluruh Saluran Pengeluaran, Langsung dan Tidak Langsung
Pertama, coba identifikasi semua saluran pengeluaran Anda, baik langsung maupun tidak langsung. Buatlah daftar lengkap semua kontrak vendor, dan semua pembelian yang telah dilakukan dalam kurun waktu terakhir.
2. Buat Sistem Manajemen
Setelah berhasil mengidentifikasi seluruh saluran pengeluaran, selanjutnya adalah membuat sistem untuk mengelolanya.
Hal ini dapat mencakup menerbitkan instrumen pembayaran dengan kontrol khusus untuk karyawan atau membuat workflow pembelian dengan sistem persetujuan terintegrasi.
Dengan cara ini, Anda akan terbantu melacak data meminimalkan risiko kebocoran.
3. Salurkan Data Pengeluaran dalam Satu Sumber
Masukkan semua data pengeluaran ke dalam satu tempat di mana Anda dapat memvisualisasikannya dengan jelas, memfilter kumpulandata, dan memahami semuanya.
4. Analisis Data Pengeluaran
Setelah mengumpulkannya secara terpusat, lakukan penyaringan, segmentasikan, dan analisis data tersebut untuk melihat kejanggalan, pola, atau tren yang dapat Anda kaitkan lagi dengan kinerja bisnis Anda.
Manajemen pengeluaran pada dasarnya adalah permainan data dan siap pun yang dapat memproses data paling banyak dan memahami data tersebut adalah yang akan unggul.
5. Jalankan Berdasarkan Insight
Dengan insight dari analisis data yang Anda dapatkan, cobalah lakukan perubahan dalam strategi procurement, mencari vendor baru, mendapatkan jenis produk baru, dan menemukan cara baru untuk membelanjakan anggara dengan lebih efektif dan efisien.
Tantangan dalam Spend Management
Terdapat beberapa tantangan dari spend management yang perlu Anda waspadai dan atasi, seperti:
1. Kurangnya Sentralisasi
Umumnya, tanggung jawab anggara dipegang oleh kepala departemen, sementara staf keuangan bertanggung jawab atas penganggaran dan keakuratannya.
Tanpa visibilitas pengeluaran dan data yang akurat, melacak pengeluaran secara real-time sulit dilakukan. Hal ini menyebabkan tersendatnya penganggaran pada akhir tahun.
2. Kebijakan Pembelian yang Tidak Jelas
Kebijakan pengadaan atau pembelian adalah dokumen yang menyatakan peran, tanggung jawab, dan batasan dalam menggunakan uang perusahaan.
Jika kebijakan pembelian tidak dikomunikasikan atau diterapkan dengan baik, tim mungkin tidak tahu apa yang diharapkan dari mereka.
Kesalahpahaman ini umum terjadi dan dapat menyebabkan ketidakpatuhan proses, tidak adanya persetujuan, dan pembelian yang tidak sesuai.
3. Proses yang Kompleks
Kebijakan yang tidak jelas akan menimbulkan proses yang kompleks. Proses seharusnya mudah diikuti dan intuitif, namun jika proses procurement lambat dan rumit, ini akan menjadi tantangan dalam menjalankan spend management.
4. Kesalahan Manusia
Proses dan penanganan manual dalam pengadaan sering kali menyebabkan kesalahan dan kekeliruan data. Hal ini juga bisa terjadi saat proses pengadaan terlalu rumit dan masih manual.
Oleh karena itu, menyederhanakan procurement menjadi jalan Anda meminimalisir kesalahan manusia. Selain itu, menggunakan sistem otomatisasi juga bisa menjadi jalan keluar dari tantangan ini.
Procurement Management RedERP, Bantu Pengadaan Perusahaan Lebih Terkontrol!
Spend management adalah salah satu strategi pengadaan yang mendukung perusahaan melakukan pembelian lebih efektif dan efisien. Dengan strategi ini, perusahaan memiliki kontrol yang lebih atas biaya yang akan digunakan untuk proses pengadaan.
Hasilnya, pengeluaran dapat lebih efisien namun tidak mengorbankan kebutuhan pengadaan yang diperlukan.
Namun, proses ini tidak bisa berjalan optimal bila Anda hanya mengandalkan cara-cara manual. Selain menyita waktu, cara manual sangat tinggi risiko kesalahan manusia.
Mengandalkan sistem procurement management berbasis digital dan otomatis akan sangat membantu. Untuk itu, Anda membutuhkan Procurement Management RedERP yang berbasis cloud dan sistem terintegrasi.
Procurement Management RedERP memiliki fitur yang lengkap yang mendukung Anda dalam mengoptimalkan proses pengadaan sehingga lebih efisien. Dengan software ini, Anda dapat mensentralisasi data pengadaan yang Anda lakukan.
Mulai dari data vendor, pembelian barang yang dilakukan, sampai dengan pembayarannya, semua akan tersimpan di dalam satu tempat.
Selain mendukung sentralisasi, Procurement Management RedERP juga mendukung proses otomatisasi pengadaan yang Anda perlukan sesuai dengan kebutuhan.
Procurement Management RedERP juga dilengkapi dengan Report & Analysis yang memungkinkan Anda untuk melakukan evaluasi dan audit dari kegiatan pengadaan yang telah dilakukan dalam kurun waktu terakhir.
Bersama Procurement Management RedERP, manajemen pengeluaran pengadaan dapat lebih terkontrol. Ayo ajukan demo gratisnya sekarang!
