Vendor management menjadi salah satu upaya yang bisa dilakukan oleh perusahaan untuk memastikan bahwa mereka memilih pemasok terbaik untuk memenuhi kebutuhan produksi.
Dengan melakukan manajemen vendor, perusahaan dapat membangun hubungan, memantau dan mengontrol vendor. Proses ini akan menjadi proses yang berkelanjutan sesuai dengan kebutuhan bisnis.
Mari kenali lebih jauh dalam artikel RedERP berikut ini!
Apa Itu Vendor Management?
Vendor management adalah cara organisasi mengatur dan mengelola pemasoknya.
Hal ini melibatkan memilih vendor, menegosiasikan kontrak, mengawasi biaya, mengurangi risiko, dan memastikan pelayanan yang baik.
Jadi, jika suatu perusahaan ingin membeli sesuatu dari pihak lain, mereka harus melakukan manajemen vendor untuk memilih pemasok yang baik, mengadakan perjanjian.
Ini juga termasuk dalam mengendalikan biaya, dan memastikan barang atau layanan yang diberikan sesuai dengan harapan.
Tujuan Implementasi Vendor Management
Implementasi dari manajemen vendor dapat membangun relasi yang harmonis dengan mitra kerja.
Hubungan yang saling menguntungkan dan berkelanjutan, sehingga kedua belah pihak dapat tumbuh dan meraih kesuksesan bersama.
Berikut adalah tujuannya secara lebih rinci:
- Meningkatkan nilai yang diperoleh dari vendor.
- Memastikan bahwa kinerja vendor dapat memenuhi harapan perusahaan, seperti pengiriman barang/jasa tepat waktu, sesuai jumlah, dan berkualitas sesuai permintaan perusahaan.
- Menjaga dan maintenance hubungan agar vendor dapat mendukung strategi dan kinerja perusahaan.
Mengapa Vendor Management Penting?
Vendor management penting dengan beberapa alasan. Pertama-tama, manajemen vendor memainkan peran kunci dalam memilih vendor yang tepat untuk kebutuhan bisnis tertentu.
Selain itu, perusahaan dapat menggunakan vendor management systems untuk mencapai tujuan bisnis, seperti memanfaatkan peluang penghematan biaya, serta mengambil langkah-langkah untuk mempercepat proses onboarding.
Vendor juga perlu dikelola dengan efektif untuk mengurangi risiko supply chain disruption dan memastikan barang dan jasa yang disediakan dikirim tepat waktu dan sesuai standar yang diharapkan.
Selain itu, proses vendor management systems yang efektif dapat membantu perusahaan membangun hubungan yang lebih kuat dengan vendor mereka yang pada gilirannya dapat membuka peluang untuk bernegosiasi mendapatkan tarif yang lebih baik.
Baca Juga: Tips Menerapkan Vendor Managed Inventory (VMI)
Proses Vendor Management
Proses vendor management adalah serangkaian langkah yang dilakukan untuk memilih, berinteraksi, dan mengelola vendor atau pemasok eksternal yang bekerja dengan sebuah perusahaan.
Tujuan utama dari vendor management adalah memastikan bahwa perusahaan dapat bekerja dengan vendor yang berkualitas, mengurangi risiko, dan mencapai kepuasan pelanggan.
Berikut adalah penjelasan komprehensif mengenai setiap langkahnya:
1. Memilih Vendor
Proses pertama adalah memilih vendor yang tepat untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.
Langkah ini melibatkan mengidentifikasi vendor potensial, menganalisis kemampuan dan kualitas mereka, serta membandingkan penawaran dan harga.
Evaluasi yang cermat harus dilakukan untuk memastikan bahwa vendor yang dipilih memiliki reputasi yang baik, dapat memenuhi standar kualitas, dan dapat bekerja sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
2. Negosiasi Kontrak
Setelah vendor dipilih, langkah selanjutnya adalah melakukan negosiasi kontrak.
Tujuan dari negosiasi ini adalah untuk mencapai kesepakatan yang menguntungkan baik bagi perusahaan maupun vendor.
Hal-hal yang dibahas dalam negosiasi kontrak meliputi harga, jangka waktu kontrak, jaminan kualitas, pengiriman, dan ketentuan lainnya yang berkaitan dengan kerja sama antara perusahaan dan vendor.
3. Onboarding Vendor
Setelah kontrak ditandatangani, langkah selanjutnya adalah melakukan onboarding atau penerimaan vendor.
Proses ini mencakup mengumpulkan informasi pemasok, seperti data perusahaan, informasi kontak, dan dokumen-dokumen penting lainnya.
Selain itu, proses onboarding juga melibatkan memastikan bahwa vendor memiliki pemahaman yang jelas tentang tugas dan tanggung jawab mereka, serta prosedur dan kebijakan yang berlaku di perusahaan.
4. Monitoring Kinerja Vendor
Setelah vendor bekerja sama dengan perusahaan, penting untuk terus memantau kinerjanya.
Langkah ini melibatkan pengukuran dan evaluasi rutin terhadap kinerja vendor, termasuk membandingkan hasil kerja dengan standar yang telah ditetapkan dalam kontrak.
Tujuan dari monitoring ini adalah untuk memastikan bahwa vendor memenuhi kualitas yang diharapkan, memenuhi tenggat waktu, dan memberikan layanan yang sesuai.
5. Memantau dan Mengelola Risiko
Dalam prosesnya, penting untuk mengidentifikasi dan mengelola risiko yang terkait dengan kerjasama dengan vendor.
Risiko dapat mencakup keterlambatan pengiriman, kurangnya kualitas, kegagalan pemenuhan kontrak, atau risiko keamanan data.
Proses pemantauan risiko melibatkan identifikasi risiko potensial, pengembangan strategi mitigasi risiko, dan pemantauan secara terus-menerus terhadap aktivitas vendor untuk mengurangi risiko yang mungkin timbul.
6. Pembayaran
Proses ini melibatkan pengelolaan dan pemrosesan pembayaran kepada vendor sesuai dengan ketentuan dalam kontrak.
Pembayaran biasanya dilakukan berdasarkan jangka waktu tertentu, seperti bulanan atau per proyek, dan dapat melibatkan pengecekan terhadap faktur dan persyaratan administrasi lainnya sebelum pembayaran dilakukan.
Manajemen vendor adalah proses yang berkelanjutan. Setelah langkah-langkah di atas dilakukan, siklus vendor management akan terus berlanjut dengan pemantauan kinerja vendor, evaluasi, serta perbaikan yang diperlukan.
Ini dilakukan untuk menjaga hubungan yang efektif dengan vendor dan memastikan pencapaian tujuan perusahaan.
Baca Juga: Rekomendasi Vendor Management System Terbaik
Manfaat Vendor Management
Vendor management membuat perusahaan mampu mengelola hubungan dan kinerja vendor. Berikut ini beberapa manfaat yang akan dirasakan perusahaan dengan penerapan manajemen vendor.
1. Memiliki Daftar Pemasok yang Luas
Dengan menerapkan vendor management dengan baik, perusahaan dapat memiliki daftar pemasok yang luas, sehingga dapat memilih pemasok yang tepat dan pada akhirnya mengurangi biaya.
Hal ini karena adanya banyak pilihan pemasok yang terdaftar dan terjaga dengan baik.
2. Meningkatkan Kekuatan Pembelian
Implementasi manajemen vendor membuat Anda memiliki data yang lengkap dan teratur mengenai pemasok, perusahaan dapat melakukan konsolidasi proses pembelian.
Dengan begini, perusahaan dapat meningkatkan daya beli dan menurunkan harga pembelian dengan melakukan pengadaan dalam jumlah besar dari pemasok yang telah dipilih.
3. Meningkatkan Kepatuhan
Dengan adanya pengelolaan yang baik terhadap pemasok, perusahaan dapat dengan mudah mengatur tingkat kepatuhan dari pemasok yang ada.
Komunikasi, dokumentasi, audit, dan proses due diligence dapat dilakukan dengan akurat karena data terkumpul dan teratur dengan baik.
4. Manajemen Performa yang Baik
Dengan mengintegrasikan performa keseluruhan pemasok barang/jasa perusahaan, perusahaan dapat dengan mudah melihat apa yang bekerja dengan baik dan apa yang tidak.
Keputusan yang tepat berdasarkan data yang tersedia akan menghasilkan performa yang baik bagi perusahaan.
5. Mengurangi Biaya
Vendor management tidak hanya berfokus pada mendapatkan harga terendah.
Namun, dengan meningkatkan transparansi terhadap pemasok dan menentukan nilai terbaik dari produk/jasa, perusahaan dapat mengidentifikasi biaya-biaya yang tidak terduga dan tidak terlihat secara kasat mata.
Dengan demikian, perusahaan dapat mengendalikannya dan melakukan penghematan.
Strategi Menerapkan Vendor Management
Strategi menerapkan vendor management melibatkan beberapa langkah penting. Berikut adalah penjelasan dari masing-masing langkah tersebut:
1. Transparansi Informasi
Menjamin bahwa informasi yang relevan dan penting terkait dengan vendor dan kerja sama mereka dengan perusahaan tersedia secara terbuka dan jelas.
Ini membantu dalam pemahaman yang lebih baik tentang kinerja vendor, kebijakan, dan praktek mereka.
2. Kolaborasi Vendor
Membangun hubungan yang kuat dengan vendor dan mengembangkan kerjasama yang saling menguntungkan.
Melibatkan vendor dalam proses pengambilan keputusan dan berbagi pengetahuan dan informasi dengan mereka untuk meningkatkan efisiensi dan kualitas kerja sama.
3. Membangun Kerjasama Jangka Panjang
Memilih vendor yang tidak hanya memenuhi kebutuhan saat ini, tetapi juga mampu beradaptasi dengan perubahan kebutuhan di masa depan.
Membangun hubungan yang berkelanjutan dengan vendor yang dapat tumbuh bersama perusahaan.
4. Segmentasi Vendor
Mengelompokkan vendor berdasarkan karakteristik, seperti jenis layanan yang mereka tawarkan, kualitas kinerja, atau jenis produk yang mereka pasok.
Hal ini membantu dalam mengelola vendor dengan lebih efisien dan memfokuskan upaya pada aspek yang paling penting.
5. Manajemen Risiko
Mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola risiko yang terkait dengan vendor dan kerjasama mereka.
Mengadopsi langkah-langkah pencegahan dan mitigasi risiko untuk memastikan kelangsungan operasional dan keberlanjutan hubungan dengan vendor.
Dengan menerapkan strategi ini, perusahaan dapat mengelola hubungan dengan vendor dengan lebih efektif, meningkatkan transparansi dan kerjasama, membangun kemitraan yang kuat, mengoptimalkan pengelolaan risiko, dan meningkatkan hasil kerja sama dengan vendor.
Lakukan Vendor Management Lebih Mudah Bersama Software Procurement RedERP
Vendor management memungkinkan perusahaan untuk menjaga hubungan jangka panjang dengan pemasok. Selain itu, penerapannya juga memungkinkan perusahaan memiliki vendor terbaik untuk bekerja sama.
Untuk dapat melakukannya dengan baik, mengandalkan cara manual tentu akan sangat melelahkan. Di sini Anda membutuhkan Software Procurement RedERP.
Software Procurement RedERP memiliki banyak fitur yang mendukung Anda dalam mengelola dan mengontrol proses pengadaan termasuk manajemen vendor.
Terdapat fitur Report and Analysis yang memudahkan proses analisis vendor untuk menentukan vendor mana yang menguntungkan dan dapat diandalkan. Fitur ini memberikan kemampuan untuk melihat data kinerja vendor secara mendalam.
Melalui analisis kinerja vendor, Anda dapat melihat berbagai metrik yang relevan, seperti waktu pengiriman, kualitas produk atau layanan yang disediakan, dan tingkat kepatuhan vendor terhadap kontrak yang telah disepakati.
Dengan informasi ini, Anda dapat membandingkan vendor-vendor yang berbeda dan membuat keputusan berdasarkan data yang objektif dan akurat.
Selain itu, fitur ini juga memungkinkan Anda untuk memantau dan melacak perubahan kinerja vendor dari waktu ke waktu, sehingga Anda dapat mengidentifikasi tren dan pola yang dapat membantu dalam pengambilan keputusan strategis terkait vendor.
Dengan menggunakan fitur report and analysis ini, proses vendor management menjadi lebih mudah dan efisien, serta membantu Anda mengoptimalkan hubungan dengan vendor yang paling menguntungkan dan dapat diandalkan.
Anda bisa rasakan manfaatnya sekarang dengan mendaftarkan demonya secara gratis!
