Penting untuk suatu perusahaan mengetahui contoh surat bisnis. Surat bisnis adalah salah satu bentuk komunikasi resmi yang biasa digunakan oleh perusahaan.
Kini, seiring dengan perkembangan teknologi, surat bisnis dapat disampaikan melalui e-mail atau layanan pesan instan.
Surat bisnis sendiri memiliki banyak jenis dan format tergantung pada keperluan dan tujuannya.
Dalam artikel ini, RedERP akan menjelaskan secara detail apa itu surat bisnis dan beberapa contoh surat bisnis yang biasa digunakan oleh perusahaan. Simak penjelasan berikut!
- Apa Itu Surat Bisnis?
- Fungsi Surat Bisnis
- Jenis-jenis Surat Bisnis
- Struktur Surat Bisnis
- Cara Membuat Surat Bisnis
- Contoh Surat Bisnis
Apa Itu Surat Bisnis?
Surat bisnis adalah bentuk surat tertulis yang digunakan oleh individu atau institusi untuk berkomunikasi terkait urusan bisnis dengan pihak lain.
Surat tersebut dapat dikirim melalui berbagai media, seperti pos, faksimile, email, atau diserahkan secara langsung.
Hingga kini, mayoritas komunikasi dan interaksi bisnis internasional dilakukan melalui surat-menyurat, terutama melalui faksimile dan email.
Bahkan ketika pertemuan bisnis dilakukan secara langsung, keputusan bisnis biasanya masih diformulasikan melalui surat.
Beberapa contoh surat bisnis yang umum digunakan adalah surat perkenalan, surat penawaran, surat pesanan, surat balasan pesanan, surat konfirmasi pesanan dan surat pengiriman barang, serta surat tagihan.
Baca Juga: MoU Adalah: Pengertian, Struktur Pembuatan, hingga Contohnya
Fungsi Surat Bisnis
Adapun terdapat beberapa fungsi dari surat bisnis, antara lain:
1. Sebagai Bukti Tertulis yang Sah
Surat bisnis dapat berfungsi sebagai bukti tertulis yang sah dan otentik. Hal ini bisa membantu dalam menunjukkan kesepakatan yang telah terjadi dalam surat perjanjian bisnis, pembayaran, dan lain sebagainya.
2. Sebagai Sarana Meningkatkan Kerja Sama
Surat bisnis dapat memperkuat kerja sama dengan pihak lain. Hal ini dapat dilakukan dengan cara menjalin komunikasi yang baik melalui surat bisnis.
3. Sebagai Referensi
Surat bisnis yang terdokumentasi dan terarsip dengan baik bisa dijadikan sebagai referensi dalam merencanakan atau menindaklanjuti suatu kegiatan bisnis.
Surat bisnis tersebut bisa menjadi sumber data yang diperlukan dalam melakukan perencanaan, menentukan sikap, atau menindaklanjuti kegiatan atau keputusan tertentu.
Jenis-jenis Surat Bisnis
Berikut adalah jenis-jenis surat bisnis:
1. Surat Perjanjian/Faktur
Surat ini berisi kesepakatan antara penjual dan pembeli mengenai suatu transaksi bisnis. Faktur umumnya digunakan sebagai bukti transaksi.
2. Surat Permintaan atau Pemesanan
Jenis surat bisnis yang sering digunakan adalah surat permintaan atau pemesanan.
Surat ini tentang permintaan atau pemesanan barang atau jasa yang ditulis di atas kertas. Ini juga bisa dijadikan sebagai bukti pembelian atau reservasi.
3. Surat Permintaan Informasi Rutin
Surat ini berisi informasi rutin dari suatu perusahaan seperti produk baru atau katalog produk.
Fungsi dari surat permintaan informasi rutin adalah untuk memberikan citra baik perusahaan karena informasi disampaikan secara resmi.
4. Surat Pengaduan
Biasanya surat ini dikirim oleh pelanggan yang memiliki keluhan atas produk atau layanan yang tidak sesuai dengan ketentuan yang telah disepakati.
Pelanggan harus melampirkan bukti pendukung seperti foto, struk pembelian, atau dokumen lainnya.
5. Surat Undangan/Pesanan/Pemesanan
Isi dari surat ini adalah ajakan untuk mengikuti suatu kegiatan atau acara perusahaan. Surat undangan bisa berupa ajak untuk mengikuti rapat internal, konferensi, peluncuran produk, atau RUPS.
6. Surat Permintaan Kredit
Biasanya surat ini dikirim oleh lembaga keuangan kepada calon klien yang ingin mendapatkan bantuan kredit. Surat tersebut dilengkapi dengan formulir yang dapat diisi oleh calon klien.
Struktur Surat Bisnis
Lalu, apa saja yang harus dimasukkan ke dalam surat bisnis? Untuk memahami dengan lebih detail, RedERP akan menjelaskan poin-poin berikut:
1. Kop Surat
Kop surat merupakan bagian penting dalam surat bisnis yang tujuannya adalah untuk mengidentifikasi pengirim surat tersebut.
Bagian surat ini biasanya mencakup informasi seperti nama perusahaan, alamat email, logo bisnis, nomor kontak, nomor kantor pos, dan lain-lain.
2. Tanggal
Jangan lupa mencantumkan tanggal Anda menulis surat. Umumnya, tanggal ditempatkan di bawah judul, yaitu di sudut kanan atas surat.
3. Informasi Penerima
Penting untuk menyertakan informasi penerima dalam surat bisnis. Sebab jika tidak ada informasi sama sekali, otomatis surat tersebut tidak akan terkirim.
Lalu, informasi apa yang harus dimasukkan? Dalam pembuatan surat bisnis minimal harus ada nama penerima, jabatan, perusahaan atau firma, dan alamat perusahaan.
4. Salam
Salam pada dasarnya dapat digunakan sebagai pembuka surat. Anda dapat menggunakan sapaan formal seperti Dear Mr/Mrs. (nama penerima) atau gunakan sapaan lain.
5. Badan atau Isi Surat
Dalam penulisan surat bisnis, biasanya terdapat tiga bagian penting dalam sebuah paragraf, yaitu paragraf pembuka, isi, dan penutup.
Paragraf pembuka dapat dimulai dengan penjelasan mengapa Anda mengirimkan surat tersebut.
Kemudian, di bagian isi, jelaskan informasi pendukung, seperti tempat undangan, tanggal, waktu, dan lain-lain.
Terakhir, di paragraf terakhir yang merupakan paragraf penutup, Anda bisa memberikan kata-kata menunggu tanggapan penerima dan mengucapkan terima kasih.
6. Tanda tangan
Jangan lupa untuk mengikat surat bisnis menggunakan tanda tangan dengan jelas di bagian akhir. Jika Anda memerlukan catatan khusus, Anda dapat menambahkan postscript atau PS di bawahnya.
Baca Juga: Surat Niaga: Pengertian, Jenis, Cara Membuat dan Contohnya
Cara Membuat Surat Bisnis
Berikut cara yang harus diperhatikan saat membuat surat bisnis:
1. Menyesuaikan Surat dengan Tujuan
Pastikan surat bisnis yang Anda tulis jelas dan eksplisit sesuai dengan tujuan dan konteksnya.
Sebagai contoh, surat lamaran harus menyatakan dengan jelas alasan mengapa Anda ingin bekerja di suatu perusahaan.
Sementara itu, surat pemesanan harus memberikan detail penting tentang pesanan atau pembelian yang ingin Anda lakukan.
2. Memastikan Surat Dikirim Tepat Waktu
Surat bisnis harus dikirim tepat waktu. Pengiriman surat bisnis yang tepat waktu dapat menunjukkan kemampuan Anda dalam mengatur waktu dan menunjukkan bahwa Anda menghargai waktu penerima surat.
3. Mempertimbangkan Metode Pengiriman Surat
Hubungan Anda dengan penerima, jenis surat yang akan dikirimkan, dan tingkat kepentingan surat tersebut dapat mempengaruhi pilihan metode pengiriman.
Untuk surat-surat formal di lingkungan pemerintahan, Anda biasanya diwajibkan untuk mengirimkan surat dalam bentuk hard copy.
Namun untuk perusahaan swasta atau startup, surat yang dikirim dalam bentuk email umumnya diperbolehkan.
4. Memilih Tingkat Profesionalitas Surat
Sebagian besar surat bisnis yang Anda tulis harus ditulis secara profesional.
Tingkat profesionalitas tersebut ditentukan dari hubungan Anda dengan penerima surat, jenis surat, dan niat Anda.
5. Membuat Surat tanpa Bertele-tele
Surat bisnis yang singkat dan langsung ke intinya lebih mungkin dibaca secara lengkap.
Pastikan setiap paragraf relevan dan hanya sertakan informasi yang benar-benar dibutuhkan oleh pembaca.
Contoh Surat Bisnis
Berikut tujuh contoh surat bisnis yang biasa digunakan oleh perusahaan.
Contoh 1 Surat Perkenalan
Surat perkenalan memuat penjelasan tentang perusahaan secara singkat. Surat ini berisi bagaimana usaha didirikan, kegiatan usaha, bentuk layanan, dan perkembangan usaha dari waktu ke waktu.
SOKA PAY
TOKO LAPTOP DAN KOMPUTER
Jalan Sukamaju 10 No Telepon 0821008739447
08 Mei 2023
No. : 121/SS/III/2022
Lamp. : 1 (satu) lembar
Hal : Perkenalan Usaha
Kepada Yth.
Kepala Makaras
Jalan Rahman Hakim No 29
Depok Tengah
Salam Hormat,
Bersama surat ini, kami ingin memperkenalkan PT. SOKA PAY, sebuah perusahaan yang bergerak di bidang jasa service laptop dan komputer.
Kami menawarkan berbagai macam layanan berkualitas dan terpercaya yang dapat memenuhi kebutuhan Bapak/Ibu terkait peralatan laptop dan komputer.
Pihak berkomitmen untuk memberikan layanan yang terbaik bagi para pelanggan kami dan selalu berusaha meningkatkan kualitas layanan kami.
Kami sangat senang dapat memperkenalkan diri kepada Bapak/Ibu dan berharap dapat membantu Bapak/Ibu dalam memenuhi kebutuhan peralatan laptop dan komputer.
Jika Bapak/Ibu memerlukan layanan kami, jangan ragu untuk menghubungi kami di nomor telepon yang tertera di atas.
Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu dan kami berharap dapat bekerja sama dengan Bapak/Ibu di masa yang akan datang.
Hormat kami,
Dadang Sobali
Direktur
Contoh 2 Surat Penawaran
Dalam surat penawaran ini isinya mengenai keunggulan produk dan fasilitas yang akan diperoleh konsumen.
WARISAN ANALOG
Jl. Bumi Rinjani No 21, Bekasi 08152739263
Nomor : 03/SPB/PAR/2022
Lampiran : 2 (dua) lembar
Perihal : Penawaran Barang
05 Mei 2023
Kepada
Yth. Pimpinan perusahaan
PT SUMAYAH MEDIA
Jl Pinang Menier No 15, Jakarta
Dengan hormat,
Kami perusahaan bernama PT WARISAN ANALOG yang bergerak di bidang seni fotografi ingin menawarkan produk kami untuk perusahaan Saudara dengan harga yang lebih murah daripada perusahaan lainnya, dengan kualitas kamera yang masih antik dan bergaransi. Berikut produk alat fotografi yang kami tawarkan kepada Anda:
Merek dan warna : Olympus OMD-EM 10 Mark II Silver Kit Lens 14-42 mm – SILVER
Jenis barang : Kamera
Tahun pembuatan : 1936
Harga : Rp. 6.850.000,00
Pembayaran : Cash On Delivery
Kami berharap Saudara tertarik dengan produk yang kami jual, apalagi dengan penawaran terbaik yang kami tawarkan. Kami akan memberikan diskon 10% pada pembelian pertama Saudara jika Saudara memutuskan untuk membeli produk kami.
Informasi lebih lanjut dapat Saudara dapatkan dengan menghubungi kantor kami atau nomor telepon yang tertera di atas. Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
Tiara Salwa, S.Kom
Contoh 3 Surat Pesanan
Surat pesanan digunakan ketika ingin melakukan pembelian barang atau jasa kepada pihak lain.
Dalam surat ini, perlu dicantumkan mengenai jenis macam barang yang akan dipesan, kualitas dan kuantitas barang, harga barang, syarat penyerahan dan pembayaran, cara pembayaran dan pengiriman barang, serta potongan harga bila ada.
RAJAWALI MAESTRO
Jalan Ragunan No. 13, Pasar Minggu Telp. (022) 14567891
21 April 2023
Nomor : 31/BMM/VIII/2022
Hal : Pesanan Barang
Kepada Direktur
Romi Jaya
Jalan Otista No. 49
Depok
Dengan hormat,
Meninjau surat penawaran Bapak No. 111/GUT/VII/2022 yang disampaikan tanggal 30 Maret 2023 yang lalu. Dengan ini kami sampaikan bahwa kami tertarik dengan produk yang bapak produksi dan ditawarkan kepada kami.
Berikut beberapa barang yang akan kami pesan:
- 10 pcs seragam sekolah SD putih ukuran M katalog no. 05
- 5 dasi hitam katalog no. 07A
- 10 topi baret pramuka katalog no.3
- 3 kotak pensil 2B karakter katalog no.22
- 5 kotak pulpen Faber Castell katalog no. 20A
- 1 sepatu Vans old school nomor 37 katalog no. 23
Penyerahan barang kami tunggu paling lambat tanggal 15 Mei 2023 dan pembayaran akan kami lakukan setelah barang kami terima. Terima kasih atas perhatiannya.
Hormat kami,
Dhea Alvionita, S.Si.
Bag. Pembelian
Contoh 4 Surat Pengiriman Barang
Surat pengiriman barang dikeluarkan apabila perusahaan yang menyediakan jasa atau barang akan melakukan pengiriman barang dan pemenuhan pesanan kepada perusahaan yang memesan.
ROMI JAYA
Jl. Otista No. 49 Depok
10 Mei 2023
No. : 41/TPS/VI/2022
Hal : Pengiriman Barang
Kepada Yth,
Pimpinan PT. Rajawali Maestro
Jl. Ragunan No.13
Pasar Minggu
Dengan hormat,
Pesanan bapak melalui surat No.130/FJL/SK/VI/2022 berupa;
10 pcs seragam sekolah SD putih ukuran M katalog no. 05
- 5 dasi hitam katalog no. 07A
- 10 topi baret pramuka katalog no.3
- 3 kotak pensil 2B karakter katalog no.22
- 5 kotak pulpen Faber Castell katalog no. 20A
- 1 sepatu Vans old school nomor 37 katalog no. 23
Pesanan diatas telas kami kirim menggunakan jasa ekspedisi Cepat.Id dan diperkirakan tiba pada tanggal 14 Mei 2023. Barang-barang tersebut kami kemas dalam 2 kardus yang kuat.
Sesuai dengan kesepakatan yang telah dibuat, bapak diharapkan untuk melakukan pembayaran secara tunai pada saat barang-barang tiba di tempat Bapak.
Maka dengan ini kami lampirkan dokumen-dokumen yang perlu Bapak tanda tangani serta kami mempercayakan kepada saudari Adinda Tasya Mutiara untuk menerima transaksi tersebut.
Semoga kiriman kami, bapak terima dengan baik. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
Nabila Putri
Contoh 5 Surat Konfirmasi Pesanan
ROMI JAYA
Seragam Sekolah dan Alat Tulis
Jl. Otista No. 49, Depok, Phone. (0251) 86357445
07 Mei 2023
No. : 021/SKP/PT.MC/2022
Lampiran : 2 (dua) lembar
Hal : Konfirmasi Surat Pesanan No. 82/Order/XI/2022
PT Rajawali Maestro
Jl. Ragunan No. 14, Pasar Minggu
Jakarta
Dengan hormat,
Terima kasih atas pesanan Saudara pada tanggal 05 Mei 2023. Dengan surat ini, kami akan mengkonfirmasi beberapa produk yang dipesan Saudara:
- Seragam sekolah SD putih ukuran M 10 pcs @ Rp 70.000.00
- Dasi hitam 5 pcs @ Rp 10.000.00
- Topi baret pramuka 10 pcs @ Rp 8.000.000
- Kotak pensil 2B Faber Castell 3 pcs @ Rp 40.000.00
- Kotak pulpen Standard AE7 5 pcs @ Rp 25.000.00
- Sepatu Vans old school nomor 37 1 pcs @ Rp 150.000.00
TOTAL Rp 1.225.000,00
Terbilang : Satu juta dua ratus dua puluh lima ribu rupiah
Pembayaran : Cash on delivery
Penyerahan : Lasli gudang pembeli
Setelah Saudara menandatangani surat ini, tolong serahkan salinan aslinya kepada kami.
Hormat kami,
Nabila Putri
Direktur
Baca Juga: 3 Contoh Surat Pengadaan Barang dan Manfaatnya
Contoh 6 Surat Undangan Bisnis
Surat undangan berisi ajakan kepada pihak lain untuk menghadiri suatu acara resmi atau profesional. Surat ini bisa juga disampaikan dalam bentuk surel.
Subject: Scavo Technologies Corporate Dinner Invitation
Dear Diane,
It is with great pleasure that I extend an invitation to you for Scavo Technologies annual corporate dinner on behalf of Hodge & Mayer Law Firm.
The event will take place on Friday, 23rd May 2023 at 8.00 pm at Scavo Auditorium, New West Lane 10th.
This is an opportunity for us to celebrate our partnership and strengthen our professional relationships over a delicious dinner in a relaxed and welcoming setting.
We would be honored to have you join us for this special evening. Please kindly RSVP by 17th May 2023 to confirm your attendance and any dietary requirements or preferences you may have.
We appreciate your continued support and we look forward to welcoming you to the event.
Sincerely,
Lynette
Scavo Technologies
Contoh 7 Surat Penanganan Komplain
Berikut ini adalah contoh surat bisnis dalam bahasa Inggris tentang penanganan komplain dari konsumen.
Dear Kayla,
I am so sorry to hear that your experience with our company fell short of what you had hoped for.
We put the needs of our customers first, and I sincerely apologize if that wasn’t made clear to you.
While we’d love the chance to earn your trust again, we understand how frustrated you must be. Please accept my sincere apologies for any inconvenience we may have caused. We wish you all the best in the future.
If you have any further inquiries, worries, comments, or suggestions, or if we can be of help at any time in the future, kindly let us know.
Best regards,
Tom Carlos
Customer Service Director
Itulah beberapa informasi lengkap tentang surat bisnis dan tujuh contoh suratnya yang biasa dibuat oleh perusahaan. Semoga bermanfaat!
