Perpetual inventory system merupakan hasil perkembangan teknologi operasional bisnis perusahaan pada aspek persediaan stok barang atau inventaris.
Melalui penerapan perpetual inventory system, aktivitas fisik pada aspek operasional ini akan berkurang. Meski begitu, validasi dan transparansi data terkait stok atau inventaris perusahaan tetap terjaga.
Untuk mengetahui lebih jauh terkait definisi, cara kerja, fungsi, hingga ciri-ciri dari perpetual inventory system. Simak penjelasan lengkapnya pada artikel RedERP berikut ini, ya!
Apa Itu Perpetual Inventory System?
Perpetual inventory system adalah sistem pencatatan serta pelacakan aktivitas seluruh stok barang atau inventaris secara real-time, berkala, dan akurat.
Sistem ini dirancang untuk memudahkan proses metode pencatatan serta pelacakan aktivitas berbagai inventaris perusahaan.
Aktivitas yang dimaksud ialah terkait transaksi penerimaan serta pengeluaran barang, dan pengembalian atas pembelian barang oleh perusahaan.
Melalui pengimplementasian sistem ini, perusahaan dapat mengetahui kondisi terkini stok barang atau inventaris di gudang hingga tren penjualan mereka.
Perpetual inventory system wajib diterapkan oleh setiap perusahaan yang memiliki volume penjualan dan pemesanan sangat tinggi seperti FMCG (Fast Moving Consumer Goods), manufaktur, retail, dan sejenisnya.
Perpetual inventory system terdiri dari sistem manajemen aset, Point of Sale (POS), pemindai kode batang atau RFID (Radio Frequency Identification), dan sebuah perangkat lunak khusus terkait.
Secara garis besar, alur kerja sistem ini dimulai saat terdapat aktivitas keluar-masuk stok barang atau inventaris di gudang perusahaan.
Sistem ini kemudian melakukan perhitungan otomatis terhadap stok barang atau inventaris di gudang secara menyeluruh demi menghasilkan catatan akuntansi akurat yang dibutuhkan perusahaan.
Perpetual inventory system juga mampu memastikan perusahaan memahami pendapatan dan nilai Cost of Goods Sold (COGS) yang sesuai.
Alhasil, perusahaan dapat mencegah terjadinya kerugian saat memproduksi barang atau layanan jasa mereka.
Baca Juga: Mengenal Cycle Counting dalam Pengelolaan Gudang
Perbedaan Perpetual Inventory System & Perpetual Periodic System
Selain sistem perpetual inventory, terdapat metode perpetual periodic system yang umumnya juga diterapkan dalam mencatat dan memantau stok barang atau inventaris perusahaan.
Adapun keduanya memiliki perbedaan yang bisa diidentifikasi dari level pengoperasian hingga aspek waktu.
Berikut ini poin-poin perbedaan antara perpetual inventory dan perpetual periodic system.
1. Skala Waktu Pembaruan Data
Metode perpetual inventory system selalu memperbaharui data inventaris dan stok barang perusahaan secara berkala karena sudah terotomatisasi dengan baik.
Berbeda dengan perpetual periodic system yang masih mengandalkan aktivitas fisik atau cara manual dalam pengoperasiannya.
Baca Juga: 10 Rekomendasi Aplikasi Stok Barang Terbaik
2. Fleksibilitas Perhitungan HPP
Perpetual inventory system mampu menghitung Harga Pokok Penjualan (HPP) kapan saja sesuai kebutuhan perusahaan.
Adapun perpetual periodic system hanya dapat melakukan perhitungan harga pokok penjualan pada akhir periode akuntansi dan memerlukan pengecekan persediaan barang secara fisik terlebih dahulu.
3. Media Pengoperasian
Sistem perpetual inventory memerlukan perangkat lunak dalam mengimplementasikan setiap programnya agar dapat memantau ribuan transaksi dan stok barang.
Sedangkan perpetual periodic system dapat diterapkan tanpa membutuhkan perangkat apapun karena bersifat manual.
4. Level Pengoperasian
Sistem perpetual inventory lebih instan digunakan karena sudah terkomputerisasi dan terotomatisasi dengan baik. Hal itu tidak seperti perpetual periodic system yang cenderung memakan banyak waktu karena masih dioperasikan secara manual.
Baca Juga: Inventory Berbasis Web, Apa Bedanya dengan Manual?
5. Kualitas Penyajian Data
Perpetual inventory system dapat menghasilkan data transaksi hingga aktivitas persediaan perusahaan terkini secara komprehensif dengan tingkat akurasi informasi yang tinggi.
Sementara itu, perpetual periodic system belum mampu menyajikan hasil data berakurasi tinggi dalam praktiknya.
6. Estimasi Waktu dan Biaya Pengoperasian
Sistem perpetual inventory mampu menjalankan tugasnya secara cepat dan tidak membutuhkan banyak biaya dalam pengoperasiannya. Sementara itu, penerapan perpetual periodic system masih terbilang kurang efisien.
7. Syarat Pengguna
Penerapan perpetual inventory system disarankan untuk usaha bisnis yang tergolong besar karena level pengoperasiannya tergolong sulit bagi usaha kecil.
Sebaliknya, perpetual periodic system sangat cocok bagi usaha bisnis kecil sebab mudah dijalankan.
8. Kemampuan dalam Menemukan Kesalahan
Sistem perpetual inventory bisa memudahkan perusahaan dalam memecahkan kesalahan operasional karena data yang disajikan komprehensif, terkini, dan akurat.
Berbeda dengan perpetual periodic system yang tidak mampu melakukan hal serupa, karena tingkat akurasi data tergolong rendah.
Fungsi Perpetual Inventory System
Sistem perpetual inventory mempunyai 11 fungsi yang mampu memudahkan aktivitas pencatatan dan pelacakan persediaan perusahaan.
Adapun kesebelas fungsi tersebut antara lain:
- Merekam data secara real time.
- Menyederhanakan prakiraan permintaan konsumen.
- Mengotomatisasikan manajemen persediaan perusahaan.
- Menghitung saldo persediaan akhir tahun.
- Meningkatkan akurasi peramalan permintaan.
- Mencatat informasi inventaris secara otomatis dan akurat.
- Memantau aktivitas inventaris atau stok barang di gudang dengan praktis.
- Monitoring tren penjualan perusahaan.
- Menggali preferensi pelanggan terhadap produk atau layanan jasa perusahaan.
- Mengelola beberapa lokasi gudang sekaligus dengan praktis.
- Meningkatkan efisiensi dan akurasi penyusunan laporan keuangan perusahaan.
Baca Juga: Bagaimana Aplikasi Gudang Bantu Maksimalkan Manajemen Inventory di Perusahaan?
Ciri-ciri Perpetual Inventory System
Perpetual inventory system memiliki 7 ciri-ciri yang dapat diketahui berdasarkan prinsip kerja hingga sistem yang digunakan dalam prosesnya.
Berikut uraian tentang ketujuh ciri-ciri perpetual inventory system:
- Proses monitoring dilakukan secara berkala dan otomatis.
- Menggunakan Warehouse Management System (WMS) untuk melacak pergerakan barang.
- Pembelian retur, potongan pembelian, dan diskon tidak dikreditkan pada rekening yang terpisah tapi ke pos inventarisasi.
- Biaya pengiriman barang dagang secara keseluruhan didebet pada pos persediaan.
- Pembelian bahan baku produksi dan produk dagang tidak didebet ke pos pembelian namun untuk pos persediaan.
- Seluruh harga pokok penjualan dicatat dengan mendebit beban pokok penjualan dan mengkredit persediaan.
- Dalam praktiknya menerapkan 3 metode sistem pencatatan yaitu perpetual FIFO (First In First Out), perpetual LIFO (Last In First Out), dan perpetual average.
Metode Sistem Persediaan Barang Secara Perpetual
Seperti yang telah disinggung di pembahasan sebelumnya, sistem pencatatan persediaan secara perpetual memiliki 3 metode. Yaitu FIFO, LIFO dan perpetual average. Berikut penjelasannya.
1. Metode FIFO
Sistem persediaan FIFO (First-In, First-Out) adalah metode pengelolaan stok barang di mana barang yang pertama masuk ke dalam persediaan juga yang pertama dikeluarkan untuk dijual atau digunakan.
Dalam sistem ini, barang-barang yang lebih dulu masuk akan dijual atau digunakan sebelum barang-barang yang lebih baru masuk.
Pendekatan ini mengikuti urutan kronologis dan mirip dengan prinsip antrian, di mana yang pertama datang adalah yang pertama dilayani.
FIFO umumnya digunakan untuk menghindari penumpukan barang lama dalam persediaan dan meminimalkan risiko kadaluwarsa atau penurunan nilai barang.
2. Metode LIFO
Metode persediaan LIFO (Last-In, First-Out) adalah metode pengelolaan stok barang di mana barang yang terakhir masuk ke dalam persediaan adalah yang pertama dikeluarkan untuk dijual atau digunakan.
Dalam sistem ini, barang-barang yang lebih baru masuk akan dijual atau digunakan sebelum barang-barang yang lebih lama masuk.
Pendekatan ini bisa mengakibatkan persediaan yang lebih lama tetap ada dalam sistem, yang dapat mempengaruhi nilai dan umur barang yang tersisa.
LIFO umumnya tidak digunakan sebanyak FIFO dalam praktek bisnis, terutama karena kompleksitas akuntansi dan dampak fiskal yang mungkin ditimbulkan.
3. Metode Perpetual Average
Sistem persediaan perpetual average adalah metode pengelolaan stok barang di mana nilai rata-rata dari seluruh pembelian barang dihitung secara terus-menerus.
Setiap kali ada pembelian baru, nilai rata-rata dihitung ulang berdasarkan total harga pembelian sebelumnya dan saat ini.
Ketika barang dijual atau digunakan, nilai rata-rata digunakan untuk menghitung biaya barang yang keluar.
Pendekatan ini memberikan pandangan yang lebih terperinci tentang nilai persediaan dan biaya barang yang keluar, serta meminimalkan fluktuasi drastis dalam biaya barang.
Baca Juga: Metode FIFO dan LIFO, Apa Bedanya?
Permudah Pengelolaan Stok Barang dengan Software Inventory
Persediaan barang adalah aspek terpenting bagi suatu bisnis perusahaan yang wajib selalu dijaga ketersediaannya.
Apabila perusahaan tidak mampu menjamin persediaan stok barang, maka dapat berdampak pada kualitas pelayanan di mata pelanggan.
Seiring berjalannya waktu, kondisi tersebut berpotensi tinggi menurunkan tingkat profitabilitas perusahaan di kemudian hari.
Beruntungnya, kini perusahaan dapat mencegah terjadinya kondisi merugikan tersebut melalui pengimplementasian software ERP (Enterprise Resource Planning).
Di Indonesia, penyedia layanan ERP RedERP memiliki software inventory unggulan yang mampu memenuhi kebutuhan aspek persediaan barang perusahaan Anda.
Selain sudah terintegrasi dengan baik, software inventory RedERP juga telah menerapkan otomatisasi serta real time monitoring pada sejumlah fiturnya.
Alhasil, Anda dapat mencatat serta melacak seluruh aktivitas persediaan barang secara praktis dengan hasil data yang akurat dan komprehensif.
Bahkan, Anda pun bisa memantau beberapa lokasi gudang sekaligus dengan menggunakan software inventory dari RedERP. Sehingga, Anda dapat memaksimalkan sistem penyimpanan stok barang maupun inventaris di setiap gudang perusahaan.
Seluruh aktivitas persediaan dan distribusi barang perusahaan kini lebih mudah dijalankan, lewat pengaplikasian software inventory termutakhir dari RedERP.
Ayo, segera bergabung dan pesatkan progres bisnis Anda bersama kami mulai hari ini!
