Saat ini sistem ERP procurement banyak digunakan oleh beberapa perusahaan karena kemampuannya untuk memfasilitasi proses pengadaan. Seperti yang kita tahu, pengadaan merupakan salah satu kegiatan yang umum terjadi di suatu perusahaan.
Proses pengadaan yang terkoordinasi dengan baik dapat memberikan keuntungan yang signifikan bagi perusahaan.
Termasuk pengendalian dalam penghematan biaya, kepuasan pelanggan serta memberikan informasi mengenai status pesanan yang dibutuhkan konsumen dengan beberapa klik saja.
Itulah mengapa ERP procurement penting diimplementasikan oleh perusahaan.
Lebih lengkapnya, ketahui apa saja fitur ERP procurement dan apa saja keuntungannya dalam artikel RedERP berikut ini.
Apa Itu ERP Procurement
ERP procurement adalah serangkaian aplikasi yang dirancang untuk mengelola dan mengintegrasikan proses inti bisnis, khususnya dalam hal pengadaan.
Sistem pengadaan ERP merupakan solusi yang membantu perusahaan mengontrol biaya pengadaan barang secara efisien.
Sistem ini mengelola seluruh proses pengadaan, mulai dari permintaan inventaris hingga penerimaan barang dan faktur.
Tujuan dari sistem ini yaitu untuk meningkatkan pencatatan dan memperbaiki efisiensi dalam proses pengadaan. Dalam lingkup pengadaan, seringkali terdapat risiko kecurangan, yang dapat dihindari dengan menggunakan sistem ini.
Kenapa Bisnis Butuh ERP Procurement
Bisnis sangat membutuhkan ERP procurement untuk membantu meningkatkan efisiensi dan produktivitas karyawan, karena:
1. Mengizinkan Otomatisasi Proses Bisnis
Software ERP memungkinkan otomatisasi proses bisnis yang dapat menghemat waktu dan biaya.
Bisnis dapat mengotomatisasi aktivitas seperti manajemen proyek, manajemen persediaan, dan manajemen keuangan. Selain itu, penggunaan sistem ERP juga dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas karyawan.
2. Akses Data Menjadi Lebih Mudah
Dengan ERP procurement software, bisnis dapat mengakses data secara real-time dan lebih mudah. Ini memungkinkan manajemen untuk melihat informasi yang diperlukan dalam pengambilan keputusan.
Selain itu, software ini juga memfasilitasi integrasi data dari berbagai sumber, misalnya data dari cabang, vendor, atau pelanggan.
3. Dapat Disesuaikan dengan Kebutuhan Perusahaan
Sistem ERP pengadaan dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, seperti proses manajemen proyek yang berbeda-beda.
Fitur tambahan juga dapat ditambahkan sesuai dengan kebutuhan bisnis. Ini memungkinkan bisnis memiliki ERP procurement software yang sesuai dengan kebutuhan mereka.
4. Membantu Pengambilan Keputusan
ERP procurement software menyediakan data secara real-time, sehingga implementasinya dapat membantu bisnis dalam membuat keputusan yang lebih akurat.
Data yang disajikan dalam bentuk laporan dapat mempermudah analisis bisnis dan pengambilan keputusan yang lebih baik.
Keuntungan Sistem Pengadaan ERP
Penerapan sistem pengadaan ERP untuk aktivitas bisnis Anda akan memberikan berbagai keuntungan yang tidak dapat ditemukan pada sistem lainnya, seperti:
1. Kemampuan Penelusuran yang Akurat
Dengan pengadaan sistem ERP, Anda akan mendapatkan manfaat untuk melacak produk dengan mudah.
Notifikasi otomatis akan muncul ketika pesanan telah dikirim dan diterima, memastikan Anda memiliki visibilitas yang lengkap terhadap status pengiriman secara akurat.
2. Manajemen Backorder yang Mudah
Melacak pengiriman dan pembayaran barang dari vendor akan sejalan dengan jumlah barang yang telah Anda terima. Ini memudahkan Anda dalam mengelola pesanan yang tertunda atau backorder.
3. Biaya Pengadaan yang Terkendali
Aktivitas pengadaan menjadi lebih terkendali melalui manajemen penganggaran dan pusat biaya per departemen atau proyek.
Keuntungan ini membantu mencegah penyalahgunaan data dan memberikan perencanaan keuangan yang lebih baik.
4. Pembayaran On Time
Sistem ini menyediakan notifikasi otomatis untuk invoice dari vendor yang belum Anda bayar.
Notifikasi ini membantu meningkatkan efisiensi dalam pengadaan bisnis Anda, sehingga Anda dapat menghindari keterlambatan pembayaran dan menjaga hubungan yang baik dengan pemasok.
Fitur dalam ERP Procurement
Untuk mendukung efisiensi dalam kegiatan pengadaan bisnis Anda, di dalam ERP procurement module telah dilengkapi dengan berbagai fitur penting. Berikut fitur-fiturnya.
1. Manajemen PO, RFQ, dan PR
Fitur ini memudahkan Anda untuk mengubah permintaan pembelian menjadi pesanan pembelian secara instan. Anda dapat membuat dan mengirimkan permintaan pasokan kepada supplier yang berbeda secara bersamaan.
2. Manajemen Persetujuan Permintaan Pembelian
Fitur ini berkaitan dengan manajemen persetujuan permintaan pembelian. Dengan fitur ini, Anda dapat dengan mudah menyetujui permintaan pembelian dari berbagai lokasi bisnis hanya dengan sekali klik.
Selain itu, Anda dapat mengawasi aktivitas pengadaan di perusahaan Anda secara aman dan mencegah penyalahgunaan data.
3. Portal Online untuk Supplier
Sistem ini menyediakan fitur-fitur utama yang ditujukan untuk supplier yang bekerja sama dengan perusahaan Anda. Portal online ini memberikan portal unik bagi supplier untuk membagikan katalog produk mereka.
Anda juga dapat melakukan proses tender melalui portal ini untuk mendapatkan penawaran terbaik dengan mudah.
4. Penilaian Vendor
Fitur penting lainnya adalah penilaian vendor. Sistem pengadaan ERP menyediakan fitur untuk menilai kinerja vendor atau pemasok Anda.
Anda dapat menilai vendor berdasarkan layanan, kualitas produk, harga, waktu pengiriman, dan lainnya.
Fitur ini memudahkan Anda dalam menentukan vendor yang dapat dipilih untuk bekerja sama, sehingga proses pengadaan dapat berjalan dengan lancar.
5. Manajemen Blanket Order
Jika Anda mengalami kendala dalam pelaksanaan perencanaan pengadaan barang yang tidak sesuai dengan kenyataan di lapangan, fitur manajemen blanket order dapat menjadi solusi.
Fitur ini membantu Anda memesan barang sesuai dengan harga dan waktu yang telah disepakati dengan pemasok. Selain itu, Anda juga dapat mengirim pesanan berulang secara otomatis tanpa khawatir ada yang terlewat.
6. Perhitungan Biaya Lainnya
Fitur terakhir yang dapat Anda temukan adalah perhitungan biaya lainnya. Dengan menggunakan fitur ini, Anda dapat mengetahui total biaya pembelian produk, termasuk pajak, asuransi, dan konversi mata uang.
Fitur ini akan memudahkan Anda dalam menghitung dan mengelola biaya yang terkait dengan pengadaan.
Baca Juga: Enterprise Software: Pengertian, Jenis, dan Rekomendasinya
RedERP Pilihan ERP Procurement Terbaik
Penggunaan ERP procurement dirancang untuk mengelola dan mengintegrasikan proses pengadaan dalam suatu perusahaan yang sangat bermanfaat bagi keperluan bisnis.
Untuk itu sangat penting memilih ERP procurement software dengan tepat sebagai sistem pengadaan perusahaan.
Jika Anda ingin menjalankan kegiatan pengadaan secara efisien dan memenuhi kebutuhan bisnis perusahaan dengan lancar, pertimbangkan untuk menggunakan ERP procurement software seperti RedERP.
Software RedERP dirancang khusus untuk memenuhi kebutuhan perusahaan yang menawarkan berbagai modul menarik dengan fitur-fitur beragam dalam setiap modulnya.
Misal modul Procurement Management yang membuat aktivitas pengadaan barang lebih terkontrol dengan sistem procurement yang memadai.
Modul ini terdiri dari berbagai fitur yang terintegrasi satu sama lain, ada Purchase Order yang dapat melakukan proses pembelian secara otomatis setelah mengirim penawaran ke supplier.
Kemudian pengajuan quotation kepada vendor untuk keperluan produksi bisa dilakukan dengan mudah melalui fitur RFQ.
Selain itu, ada lagi modul Distribusi dan Persediaan untuk membantu menerapkan sistem otomatisasi persediaan di gudang perusahaan lebih efektif dan efisien.
Modul ini terdiri dari fitur Shipping and Receipt yang akan memantau pengiriman dan masuknya barang dengan baik, lalu Anda juga bisa memantau pemindahan barang secara real-time dengan fitur Inventory Movement.
Dengan berbagai modul yang tersedia dalam software RedERP, proses pengadaan untuk keperluan perusahaan akan terlaksana dengan cepat dan tepat.
Jadi, tunggu apalagi? Ayo ajukan trialnya dan rasakan manfaatnya untuk perkembangan bisnis Anda!
