Point of Sales: Pengertian, Manfaat, hingga Cara Kerjanya

Sistem point of sales (POS) telah menjadi elemen penting dalam dunia bisnis modern.

Dalam era digital ini, penggunaan teknologi POS semakin meluas, terutama di sektor ritel, restoran, dan berbagai industri lainnya.

Pada dasarnya, sistem ini digunakan untuk mengelola transaksi penjualan dan berbagai aktivitas terkait di suatu bisnis.

Hal ini mencakup proses pencatatan penjualan, pengelolaan stok barang, pengaturan inventaris, pelacakan data pelanggan, serta pemrosesan pembayaran. 

Dalam dunia yang semakin kompetitif ini, memiliki sistem POS yang efisien dan terintegrasi dapat memberikan keuntungan kompetitif bagi perusahaan.

Artikel RedERP ini akan membahas secara komprehensif mengenai pengertian, manfaat, jenis, dan cara kerja sistem point of sales.

Apa Itu Point Of Sales?

POS atau point of sales adalah sistem pemrosesan transaksi penjualan yang dilakukan oleh pelanggan.

Sistem ini sering kali merujuk pada perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan dalam rangka memudahkan proses transaksi pelanggan dan penjualan di tempat penjualan fisik, seperti toko ritel, restoran, dan lainnya.

POS sendiri merupakan salah satu bentuk implementasi dari sistem informasi akuntansi yang dipergunakan untuk mengelola stok dan inventaris di setiap toko, serta untuk mengumpulkan dan menganalisis data keuangan dari toko-toko tersebut.

Tidak hanya membantu dalam proses transaksi, POS juga membantu Anda dalam mengelola inventaris, melacak penjualan, menghasilkan laporan keuangan, mengelola pelanggan, dan memfasilitasi proses bisnis.

Selain itu, dengan teknologi yang semakin maju, Anda juga dapat mengintegrasikan sistem POS dengan pembayaran elektronik, seperti e-Wallet, QRIS, dan sistem pembayaran online lainnya.

Manfaat Point Of Sales

Point of sales (POS) memiliki manfaat yang beragam dalam pengelolaan bisnis. Berikut adalah beberapa manfaat POS:

1. Menyimpan Informasi Harga Produk

POS memungkinkan bisnis untuk menyimpan informasi harga produk secara terpusat.

Hal ini memudahkan pengelolaan harga, penyesuaian, dan pembaruan harga produk tanpa perlu melakukan perubahan manual di berbagai tempat.

2. Mencatat Pendapatan, Pengeluaran, dan Keuntungan Secara Otomatis

Dengan POS, bisnis dapat mencatat pendapatan, pengeluaran, dan keuntungan secara otomatis.

Hal ini memudahkan dalam pembuatan laporan keuangan dan analisis keuangan yang lebih akurat.

3. Mencatat Secara Otomatis Stok Barang Masuk dan Keluar

POS dapat mencatat secara otomatis stok barang yang masuk dan keluar dari toko.

Hal ini membantu dalam memantau persediaan barang dengan lebih efisien, menghindari kekurangan atau kelebihan stok, serta memudahkan proses pengadaan barang.

4. Membantu Menghemat Anggaran

Dengan adanya informasi yang akurat tentang stok barang dan data keuangan, bisnis dapat membuat keputusan procurement yang lebih tepat.

Hal ini membantu menghindari pembelian barang yang tidak perlu dan mengoptimalkan pengeluaran.

5. Memudahkan Proses Pemesanan

POS memudahkan proses pemesanan bagi pelanggan.

Dengan aplikasi POS yang terintegrasi, pelanggan dapat dengan mudah melihat ketersediaan produk, memesan barang, dan melakukan pembayaran dengan cepat dan efisien.

6. Fleksibel dalam Penggunaannya

Sistem ini dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis. Dapat digunakan dalam berbagai jenis bisnis seperti toko retail, restoran, kafe, atau bahkan bisnis online.

Fleksibilitas ini memungkinkan penggunaan POS yang optimal sesuai dengan karakteristik bisnis yang berbeda.

Point of sales memiliki manfaat signifikan dalam mengoptimalkan pengelolaan bisnis, meningkatkan efisiensi operasional, dan meningkatkan pengalaman pelanggan.

Mengapa Point Of Sales Penting untuk Bisnis?

Tanpa adanya sistem POS, bisnis akan menghadapi sejumlah kendala dan tantangan.

Mengelola transaksi secara manual akan memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan. 

Pengelolaan stok akan menjadi lebih sulit dan rentan terhadap kehilangan atau kelebihan persediaan.

Pemantauan dan pelaporan keuangan juga akan menjadi lebih rumit dan memakan waktu.

Dapat disimpulkan bahwa sistem POS memiliki peran yang sangat penting dalam operasional bisnis, terutama dalam mengelola transaksi penjualan, stok barang, dan laporan keuangan.

Mengadopsi sistem POS yang efektif dan terintegrasi dapat membantu bisnis untuk meningkatkan efisiensi, mengurangi kesalahan, dan membuat keputusan yang lebih baik untuk pertumbuhan dan kesuksesan jangka panjang.

Jenis Point Of Sales

Terdapat dua jenis point of sales (POS) yang umum digunakan, yaitu POS konvensional dan POS berbasis cloud. 

Dalam penjelasan berikut, RedERP akan membahas masing-masing jenis POS tersebut secara lebih rinci.

1. POS Konvensional

POS konvensional adalah sistem kasir yang berbasis perangkat keras dan terintegrasi dengan perangkat lunak kasir.

Biasanya, POS konvensional terdiri dari komputer kasir, printer struk, dan peralatan lain yang diperlukan.

Saat transaksi dilakukan, data penjualan diinput secara manual melalui keyboard atau scanner barcode. Informasi tersebut kemudian disimpan secara lokal di perangkat keras POS.

POS konvensional cenderung lebih mahal karena membutuhkan investasi awal dalam perangkat keras, serta pemeliharaan dan pembaruan perangkat lunak secara berkala.

2. POS Berbasis Cloud

POS berbasis cloud adalah sistem kasir yang menyimpan dan mengelola data penjualan di cloud atau server eksternal.

Dalam POS ini, semua data penjualan dan informasi transaksi disimpan secara online, sehingga dapat diakses dari mana saja melalui internet.

Pengguna POS cloud dapat menggunakan perangkat apa pun, seperti komputer, tablet, atau smartphone, untuk mengakses sistem dan melakukan transaksi.

Keuntungan utama dari POS berbasis cloud adalah fleksibilitas dan aksesibilitasnya yang tinggi. 

Selain itu, karena tidak ada kebutuhan untuk membeli perangkat keras khusus, POS cloud cenderung lebih terjangkau, terutama bagi bisnis kecil dan menengah.

Setiap jenis POS memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing, sehingga pemilihan bergantung pada kebutuhan dan karakteristik bisnis yang bersangkutan.

Baca Juga: Mengapa Perusahaan Perlu Menggunakan Aplikasi POS?

Cara Kerja Point Of Sales 

Cara kerja point of sales sangat berbeda tergantung pada jenis bisnisnya, baik itu toko fisik atau toko online. 

Berikut adalah gambaran singkat tentang cara kerja mesin POS modern di toko fisik:

1. Pelanggan Mengunjungi Kasir

Pelanggan membayar melalui kasir dengan menggunakan POS.

Nama produk atau layanan yang dipilih oleh pelanggan dimasukkan ke dalam mesin POS oleh staf, entah itu dengan cara manual atau memindai kode batang. 

Pada toko online, langkah ini terjadi ketika pelanggan menambahkan item ke keranjang digital dan melakukan pembayaran.

2. Mesin POS Menghitung Total Belanja

Mesin POS secara otomatis menghitung total belanjaan dan layanan, termasuk pajak.

Fitur ini memungkinkan kasir untuk menghindari kesalahan dalam perhitungan dan meminimalkan kesalahan dalam total pembayaran.

3. Perubahan Inventori

Persediaan produk secara otomatis berkurang ketika kasir memasukkan item belanjaan pelanggan ke dalam mesin POS. 

Fitur ini memudahkan pemilik bisnis untuk mengetahui produk yang jumlahnya sedikit sehingga dapat segera memesan lebih banyak ke supplier. 

Selain itu, fitur ini membantu dalam melacak aliran barang dan mengambil tindakan jika ada persediaan yang hilang.

4. Program Loyalitas

Dalam sistem POS, staf dapat memproses program loyalitas pelanggan, seperti poin.

Jika ada pengurangan belanja menggunakan poin, mesin POS akan mengurangi jumlahnya sebelum transaksi selesai.

5. Pembayaran oleh Pelanggan

Pelanggan dapat membayar menggunakan berbagai metode, seperti tunai, kartu debit, dompet digital, atau QR code. Transaksi kemudian akan diotorisasi oleh bank pelanggan.

6. Transaksi Berhasil

Setelah pembayaran berhasil, mesin POS akan mencetak struk belanjaan, yang akan diberikan oleh kasir kepada pelanggan sebagai bukti pembelian.

Mesin pencetak struk biasanya terhubung langsung ke internet, sehingga tidak memerlukan kabel.

Pilih Point of Sales Terbaik dari RedERP

Dengan menggunakan point of sales, proses pembayaran dan manajemen inventori dalam bisnis toko fisik menjadi lebih efisien dan terorganisir. 

Mesin POS modern menghitung total belanjaan secara otomatis, mengurangi kesalahan dalam perhitungan, dan memudahkan pemantauan stok produk.

Saat ini, memilih point of sales terbaik yang bisa selaras dengan proses operasional bisnis pun tidak sulit. Anda bisa memilih POS Software Indonesia dari RedERP.

Sebagai salah satu software point of sales, Aplikasi POS RedERP menyediakan berbagai fitur yang lengkap untuk menunjang kegiatan transaksi yang terjadi.

Mulai dari mendukung digital billy, sinkronisasi data dengan inventaris, sampai dengan menyediakan laporan lengkap mengenai catatan penjualan.

Semua tersedia dalam satu Aplikasi POS RedERP.

Ajukan demo gratis sekarang untuk tahu lebih jauh fitur dan fungsinya!