Memenuhi janji kepada pelanggan adalah dasar dari kesuksesan bisnis apa pun. Dalam era di mana kemudahan berbelanja online semakin mendominasi, proses pemenuhan pesanan atau fulfillment menjadi faktor krusial dalam menjaga kepuasan pelanggan.
Mengatur langkah-langkah dari momen pesanan diterima hingga produk tiba di tangan konsumen bukan hanya sekedar aktivitas operasional, tetapi juga merupakan seni dalam menjaga ritme bisnis yang efisien dan memberikan pengalaman berbelanja yang tak terlupakan.
Untuk membantu Anda mengetahui secara lebih lengkap, mari simak artikel RedERP berikut ini!
Apa Itu Fulfillment?
Fulfillment artinya proses penyimpanan barang atau produk sementara yang akan dikelola oleh pihak gudang. Istilah ini termasuk baru dalam sektor B2B dan B2C.
Penggunaan fulfillment sendiri umum dilakukan saat perusahaan kewalahan dalam memenuhi permintaan yang berlebihan. Untuk mengatasi hal ini, maka digunakanlah jasa fulfillment untuk menghemat biaya gudang serta gaji karyawan.
Selain itu, fulfillment juga berkaitan dengan proses pengelolaan pesanan mulai dari pemesanan oleh pelanggan hingga pengiriman produk atau layanan yang dipesan ke tangan customer.
Ini melibatkan berbagai langkah dan kegiatan operasional untuk memastikan bahwa pesanan diproses dengan efisien, akurat, dan tepat waktu.
Proses Fulfillment
Secara umum, alur pemenuhan pesanan terdiri dari penerimaan barang dari source hingga refund atau pengembalian dari pelanggan (jika diperlukan). Berikut penjelasan lengkapnya:
1. Menerima Barang
Barang-barang datang dari berbagai tempat, bisa dari pihak ketiga, departemen dalam perusahaan, atau dari gudang perusahaan itu sendiri. Barang ini bisa berbentuk benda fisik, cairan seperti minyak, atau bahkan data digital dari komputer.
Saat barang masuk, kita perlu menghitung, memeriksa, dan mencatatnya agar jumlah dan kualitasnya sesuai yang diharapkan. Di sini Anda bisa menggunakan SKU atau barcode untuk memudahkan proses penerimaan dan penyimpanan, serta mengambil barang dari penyimpanan internal.
2. Menyimpan Barang
Setelah diterima di pusat penyimpanan, barang diinventarisasi dan dan segera disalurkan atau dikirim ke penyimpanan jangka pendek atau jangka panjang.
Tujuannya adalah menyimpan barang cukup waktu agar bisa diatur distribusinya, tanpa harus menyimpannya terlalu lama untuk dijual di masa depan.
3. Memproses Pesanan
Sistem manajemen pemrosesan pesanan menentukan aktivitas pengambilan dan pengemasan produk untuk setiap pesanan pelanggan yang baru diterima. Di toko online, program khusus ini bisa terhubung dengan keranjang belanja di situs web untuk memulai proses pemrosesan pesanan secara otomatis.
4. Memilih Barang
Tim staff gudang akan memilih barang sesuai instruksi slip pengemasan. Slip ini berisi detail seperti kode produk, warna, ukuran, jumlah, dan lokasi di gudang.
5. Mengemas Barang
Selanjutnya, bagian pengemasan produk akan memilih bahan pengemas untuk menciptakan paket yang sesuai ukuran dan berat. Hal ini penting untuk menghemat ruang di truk pengiriman dan mengurangi biaya pengiriman.
Selain itu, tim pengemasan sering kali menyertakan bahan dan label pengiriman kembali jika pelanggan ingin menukar atau mengembalikan barang untuk mendapatkan pengembalian dana di kemudian hari.
6. Mengirim Barang
Pesanan dikirim melalui perusahaan ekspedisi. Biaya pengiriman dihitung berdasarkan berat aktual atau berat dimensi, tergantung mana yang lebih besar. Pengemasan yang efisien membantu mengurangi biaya dan mempercepat pengiriman.
7. Tiba di Pelanggan
Pesanan akan dikirim ke pelanggan melalui berbagai jalur pengiriman. Beberapa pesanan bisa diambil oleh satu perusahaan pengiriman dan diantar oleh perusahaan pengiriman lain. Ini bisa karena alasan praktis, misalnya layanan Pos Indonesia yang mencakup daerah terpencil.
8. Proses Pengembalian
Jika pelanggan ingin mengembalikan barang, bahan pengiriman kembali dan label pengembalian disertakan. Proses refund melibatkan pemeriksaan kualitas dan pengurutan barang.
Barang yang layak akan disimpan kembali, dikembalikan kepada produsen, atau didaur ulang sesuai kebutuhan.
Baca Juga: Bagaimana Cara Melakukan Inventory Optimization
Manfaat Fulfillment bagi Bisnis
Salah satu tantangan utama dalam bisnis online adalah para pemilik harus mengalokasikan waktu dan ruang yang cukup besar. Ini berkaitan dengan mengurus berbagai tahap mulai dari menerima pesanan, menyimpan barang, hingga melakukan pengiriman kepada pelanggan.
Di situlah manfaat dari jasa fulfillment Indonesia menjadi sangat berarti, membawa keuntungan-keuntungan sebagai berikut:
1. Penghematan Biaya
Dalam skala bisnis yang lebih besar, setiap tahap dari mulai pemesanan hingga pengiriman kepada konsumen membutuhkan sumber daya yang signifikan. Semakin banyak sumber daya yang digunakan, tentu semakin besar biaya yang dikeluarkan.
Menggunakan layanan fulfillment memungkinkan penghematan biaya yang substansial. Dalam hal ini, perusahaan hanya perlu membayar layanan untuk mengatasi permasalahan seperti penyimpanan barang dan proses bisnis lainnya.
2. Kendali Lebih Baik terhadap Back Office
Ketika jumlah pesanan meningkat, bisa jadi kesulitan untuk memproses semua pesanan tersebut jika semua proses dilakukan sendiri. Tetapi dengan menggunakan jasa fulfillment, masalah ini bisa dihindari.
Pemilik bisnis bisa fokus pada mencari pelanggan dan mengelola stok yang dibutuhkan. Urusan proses bisnis dan operasi back office lainnya bisa diambil alih oleh pihak lain. Hal ini akan memastikan bahwa semua proses berjalan teratur dan terkendali.
3. Meningkatkan Efektivitas Pengembangan Bisnis
Keuntungan lain dari menggunakan layanan fulfillment adalah pemilik bisnis bisa lebih fokus pada pengembangan usaha, menarik lebih banyak pelanggan, dan mencari pemasok yang lebih baik.
Pemilik bisnis tidak perlu lagi khawatir tentang kondisi barang yang disimpan, kelancaran proses pengiriman, atau kegiatan di area gudang. Semua aspek tersebut sudah dikelola oleh para profesional berpengalaman dalam bidangnya.
Model Fulfillment yang Bisa Diterapkan
Ada empat jenis model pemenuhan pesanan yang dapat dipilih, in-house, outsourcing, dropshipping, dan hybrid. Setiap model memenuhi kebutuhan bisnis tertentu. Berikut penjelasannya:
1. In-house
Model dalam perusahaan atau in-house berarti semua langkah dalam pemenuhan pesanan dilakukan oleh tim internal.
2. Pihak Ketiga
Model ini melibatkan outsourcing semua aktivitas pemenuhan pesanan kepada pihak ketiga atau penyedia layanan pemenuhan pesanan.
3. Drop Shipping
Pesanan diproduksi dan dikirim oleh produsen. Keuntungan dari segi ini adalah mengurangi hambatan masuk dan biaya overhead, yang sangat penting untuk startup dan perusahaan e-commerce. Ini juga menghilangkan perantara, yang berpotensi menghemat uang bagi pembeli.
Di sisi negatifnya, ini juga dapat mengurangi kendali dari para pedagang, terutama dalam hal pengelolaan persediaan dan pemenuhan pesanan. Ini juga bisa sangat memperlambat pengiriman kepada pelanggan, karena banyak produsen berada di negara lain, jauh dari basis pelanggan pedagang.
Dalam kasus tersebut, pengiriman bisa memakan lebih banyak waktu dan biaya lebih mahal, kecuali jika ada pusat distribusi yang didirikan dan barang dikirim dari sana.
4. Hybrid
Ini adalah model yang mengombinasikan dua atau lebih dari tiga model. Misalnya, sebuah perusahaan mungkin memilih untuk menangani fulfillment untuk semua atau hanya produk-produk populer secara internal.
Namun juga memilih untuk menggunakan pihak ketiga untuk pemenuhan pesanan selama periode sibuk, seperti liburan, dan melakukan dropshipping untuk barang-barang besar langsung dari produsen.
Beda Fulfillment dengan Warehouse
Fulfillment dan warehouse adalah dua konsep yang berhubungan dalam bisnis, tetapi memiliki perbedaan penting dalam fungsinya.
Fulfillment fokus pada keseluruhan proses memproses pesanan, dari awal hingga akhir, termasuk pengambilan, pengemasan, dan pengiriman. Gudang fokus pada penyimpanan dan manajemen persediaan barang sebelum dan setelah proses fulfillment.
Selain itu, pemenuhan pesanan mencakup semua langkah dalam pemenuhan pesanan, sedangkan gudang hanya berkaitan dengan penyimpanan barang.
Perbedaan lainnya adalah fulfillment melibatkan pemrosesan pesanan, pengambilan barang dari gudang, pengemasan, dan pengiriman. Gudang melibatkan penyimpanan, pengorganisasian, dan pengawasan persediaan barang.
Dalam banyak kasus, perusahaan dapat menggabungkan kedua konsep ini dengan mengintegrasikan operasi gudang dan fulfillment untuk meningkatkan efisiensi dan memastikan ketersediaan barang yang tepat saat diperlukan dalam proses pemenuhan pesanan.
Warehouse System RedERP Bantu Proses Fulfillment
Fulfillment adalah proses penting di dalam pemenuhan kebutuhan pesanan perusahaan. Maka dari itu, memastikan prosesnya berjalan lancar sangat penting sehingga pemenuhan pesanan bisa berjalan dengan baik.
Di sini, kehadiran warehouse system akan sangat membantu, dengan bantuan teknologi ini Anda dapat mengatur barang yang keluar masuk, serta mengatur posisi penyimpanan barang dalam gudang, sampai dengan distribusi.
Software Inventory RedERP adalah salah satu warehouse system yang bisa Anda manfaatkan untuk mengelola segala aktivitas fulfillment bisnis Anda.
Di dalam Software Inventory RedERP, terdapat banyak fitur yang memungkinkan Anda untuk mengelola barang masuk dan keluar. Lalu, Anda juga bisa memberikan SKU kepada setiap barang sehingga memudahkan Anda melakukan pendataan serta pengambilan barang.
Selain itu, software ini juga memungkinkan Anda untuk dapat mengontrol dan mengawasi pergerakan barang secara real-time.
Secara keseluruhan, Software Inventory RedERP merupakan alat yang kuat dalam mendukung proses fulfillment dalam bisnis. Dengan mengotomatisasi sebagian besar langkah-langkah dalam rantai pasokan, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi, mengurangi kesalahan, dan memberikan pengalaman pelanggan yang lebih baik.
Ajukan demo gratisnya sekarang, dapatkan kesempatan untuk mengenali fitur dan manfaatnya lebih jauh!
